HR-обзоры

 ак составить должностную инструкцию: обзор лучших практик

ѕо мнению многих работодателей должностна€ инструкци€ не €вл€етс€ об€зательным документом предпри€ти€. ќни не ошибаютс€, наличие должностной инструкции не прописано в “  –оссийской федерации, тем не менее, она помогает избежать многих недоразумений при возникновении трудовых споров, защитить свои интересы в суде и что очень важно -правильно подобрать сотрудника на вакантное место.

 ак составить должностную инструкцию? —уществует три способа собрани€ материала дл€ написани€ должностной инструкции:

  1. јнализ нормативной документации. Ётот способ предусматривает тщательное изучение всех нормативных документов: от федерального уровн€ до уровн€ компании. ƒокументами, которые будут основой дл€ должностной инструкции €вл€ютс€: “рудовой кодекс –оссийской ‘едерации, √осударственного стандарта √ќ—“ – 6.30-2003 "”нифицированные системы документации. ”нифицированна€ система организационно-распор€дительной документации. “ребовани€ к оформлению документов»,  валификационные справочники дл€ разных должностей, «ќбщероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разр€дов ќ -016-94 (ќ ѕƒ“–)», Ќормативно-правовые акты органов местного самоуправлени€, ѕравила внутреннего трудового распор€дка,  оллективный договор (ѕоложение о персонале и другое), Ўтатное расписание, ѕоложени€ о структурном подразделении, ѕриказы о разграничении полномочий между руководител€ми организации, ѕоложение о должностной инструкции
  2. јнкетирование сотрудников. ƒанный способ поможет вы€вить об€занности, которые выполн€ютс€ сотрудниками конкретно на вашем предпри€тии, увидеть внутренние как горизонтальные, так и вертикальные св€зи. ѕосле проведение анкетировани€ следует сравнить полученные результаты с теми должностными инструкци€ми, которые уже есть на предпри€тии и внести в них соответствующие коррективы.
  3. Ќаписание должностной инструкции в соответствии с бизнес-процессами компании. ƒанный способ помогает написать должностную инструкцию наиболее объективно, хот€ он не самый попул€рный, поскольку не кажда€ компани€ позволит себе детально прописать все бизнес-процессы. ¬ основном прописываютс€ 2-3, которые €вл€ютс€ наиболее существенными. ѕоэтому данный способ наиболее оптимальный дл€ написани€ должностных инструкций дл€ руководителей. ƒл€ этого следует проанализировать тщательно бизнес процессы компании, в соответствии с ними разгруппировать существующие должности и после этого к каждой должности в соответствии с тем, какой бизнес процесс обеспечивает прописать должностную инструкцию.

ƒолжностна€ инструкци€ включает в себ€ несколько разделов, которые вполне развернуто отвечают на вопрос "как составить должностную инструкцию":

  1. –еквизиты. ¬ данном разделе следует прописать: название организации, наименование документа, дату и место, где оформл€етс€ данный документ.
  2. ќбща€ часть/ќбщие положени€. ¬ этом разделе идет краткое общее описание должности в соответствии с ќбщеотраслевыми квалификационными требовани€ми ћинтруда –оссии и  валификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21.08.98 є 37. “акже данна€ часть должна указывать дл€ какой должности предназначена данна€ должностна€ инструкци€, в каком пор€дке принимаетс€ на работу этот специалист и как он от нее освобождаетс€, кому подчин€етс€ сотрудник и есть ли в его подчинении кто-то, кто может выполн€ть его об€занности во врем€ его отсутстви€, а также кого он может замещать. ¬ конце должен быть перечень документов, которые €вл€ютс€ об€зательными дл€ этого сотрудника. —юда же нужно добавить требовани€ к квалификации сотрудника, это тот необходимый минимум к профессиональному опыту, его стажу и образованию, который должен быть дл€ работы на данной позиции. “ребовани€ к знани€м сотрудникам подразумевают наличие образовани€ (высшего или другого необходимого), знание необходимой нормативной документации, средств, а также методов, которые сотрудник должен примен€ть во врем€ работы. »менно этот раздел служит основным источником при составлении описани€ вакансии. ¬се требовани€ к знани€м, умени€м и навыкам к кандидатам вытекают из него.
  3. ƒолжностные об€занности. ¬ этом разделе перечисл€ютс€ ежедневные, еженедельные, ежемес€чные, а также разовые об€занности.  роме этого следует не забыть должностные об€занности, которые возникают при необходимости использовать конкретные формы и методы работы. ¬ качестве основы дл€ разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные справочники (о них шла речь выше). «десь нужно уточнить те об€занности, которые будут выполн€тьс€ именно на этой позиции в услови€х данного предпри€ти€. ƒл€ более удобного использовани€ должностной инструкции можно выделить две категории об€занностей:
  • ќб€занности, выполн€емые самосто€тельно
  • ќб€занности, выполн€емые с другими сотрудниками

— помощью должностной инструкции в этом случае об€занности могут быть распределены между несколькими сотрудниками или же быть дополнены смежными квалификационными позици€ми.

¬ данном пункте прописываютс€ также этические нормы дл€ профессии, которые необходимы в этой сфере де€тельности. ¬ качестве их источника можно использовать типовые кодексы профессиональной этики дл€ разных отраслей де€тельности. “акже можно прин€ть кодекс корпоративной этики дл€ отдельного предпри€ти€ или компании в качестве локального акта.

  1. ѕрава и полномочи€ сотрудника. «десь перечисл€ютс€ права сотрудника, которые станов€тс€ пон€тными выход€ из его функциональных об€занностей, роли подразделени€, в котором он работает, а также роли предпри€ти€ в целом.  —ледует учесть тот момент, что большинство прав определены в “ , поэтому в этом пункте уместно будет указать только права, которые будут вытекать исход€ из функциональных об€занностей на этой позиции и относ€щиес€ именно к ней. ќбычно среди таких прав есть право доступа к необходимой информации, прин€ти€ решений на своем уровне, визирование документов, а также право контрол€.
  2. ќтветственность. ¬ этом разделе определ€ютс€ виды ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных об€занностей сотрудником. «а основу беретс€ раздел «ƒолжностные об€занности» из инструкции. Ћучший вариант –назвать конкретные нарушени€ и конкретные наказани€ в каждом отдельном случае. ќб€зательно нужно указать ссылку на соответствующий пункт определенного нормативного правового акта – “  –‘, √  –‘,  ојѕ –‘ или ”  –‘. “акже в данный раздел следует включить пункт о материальной ответственности сотрудника, если он несет таковую.  ѕри написании не нужно забывать, что соотношение количества пунктов в разделе «ѕрава» и количество пунктов в разделе «ќтветственность» в идеальном варианте должно быть равным.
  3. ¬заимоотношени€/св€зи по должности. Ётот раздел описывает должностные взаимоотношени€ как в средине отдела, так и на предпри€тии в целом. —юда можно также включить взаимоотношени€ с другими компани€ми и организаци€ми. ≈сли вы хотите улучшить качество своих должностных инструкций сюда следует внести регул€рность и частотность подачи сотрудником различного вида документации, например, отчетности, планов, графиков и т.д.
  4. ќценка работы. ƒанный раздел включает в себ€ критерии оценки качеств сотрудника (компетентность, инициативность, профессиональна€ грамотность) и работы (результаты, качество и своевременность выполнени€). “акже прописываетс€ мотивационна€ составл€юща€ (подарки, премии, поощрени€) и наказание за невыполнение (штрафы, выговоры).
  5. «аключительные положени€. ¬ этом разделе может быть прописан пор€док вступлени€ данного документа в силу, внесени€ в него изменений и остальные похожие моменты.

Ќачать разработку должностной инструкции следует с разработки проекта. ќбычно в этом задействованы начальник подразделени€ и hr-менеджер. ѕосле того как проект разработан его нужно согласовать с юристом компании. Ќа этом этапе очень важно вы€вить все несоответстви€ с законодательством, ведь это важный момент в том,  как действительно качественно составить должностную инструкцию. ѕосле этого проект должностной инструкции может быть также проверен другими подразделени€ми компании. ¬се это может быть зафиксировано на так называемом листе согласовани€, который прилагаетс€.  ак только все дополнени€ внесены инструкци€ дорабатываетс€ и на последнем этапе может быть также согласована с профсоюзн ым органом, если таковой включен в структуру компании. ’от€ все зависит от того, предусмотрено ли это коллективным договором или нет.

ƒальше остаетс€ только заверить инструкцию печатью, зарегистрировать ее. —читаетс€, что она начинает действовать после утверждени€, а срок ее действи€ заканчиваетс€, когда в действие вступает нова€ должностна€ инструкци€.

ѕосле того, как сотрудник ознакомилс€ с должностной инструкцией он должен подставить свою подпись напротив строки «— должностной инструкцией до подписани€ трудового договора ознакомлен». ¬ случае, если сотрудник отказываетс€ подписывать ее, то нужно составить акт об этом.

 ак видим написание должностной инструкции достаточно длительный и кропотливой процесс. Ќо следует помнить о том, что этот документ разрабатываетс€ конкретно под компанию и определенную должность. –азработка именных должностных инструкций, практика, котора€ не прижилась и не эффективна по своему результату.

Ќаписание должностных инструкций традиционно считаетс€ об€занностью HR-а, но более полную и качественную должностную инструкцию поможет получить привлечени€ руководител€ подразделени€, а также его сотрудников. 


ћы используем файлы cookie. ѕродолжа€ пользоватьс€ сайтом, вы соглашаетесь с этим и с пользовательским соглашением
OK