Турбозапуск системы ключевых показателей эффективности: советы эксперта

В условиях постоянно меняющегося рынка и высокой конкуренции эффективность компании становится залогом её выживаемости и роста. Внедрение системы ключевых показателей эффективности (KPI) помогает организациям не только отслеживать свои достижения, но и выстраивать стратегические ориентиры. Однако запуск такой системы требует комплексного подхода и чёткого планирования. В данной статье мы обсудим ключевые советы, которые помогут вам максимизировать шансы на успех проекта.

1. Пригласите внешнего координатора проекта

Несмотря на то, что внутри компании можно найти талантливых сотрудников, привлечение внешнего координатора проекта может значительно ускорить процесс внедрения системы KPI. Профессионал с опытом внедрения KPI в других организациях может принести свежий взгляд и предложить лучшие практики. Внешний координатор не только обладает необходимыми знаниями, но и может выступить в роли медиатора при внутренних разногласиях, что часто бывает при внедрении новых систем.  

Более того, такая независимая фигура может помочь в соблюдении основ методологии, выступая экспертом перед заказчиками проекта, квалифицированно работать с возражениями и отвечать на каверзные вопросы. При этом глубокое погружение в тему позволит эксперту предложить гибкие подходы для того, чтобы учесть пожелания менеджмента, не допуская критичных искажений смыслов.   

2. Начните с обучения топ-менеджмента и заручитесь их поддержкой   

Топ-менеджеры играют ключевую роль в успешном запуске системы KPI. Они не только задают тон всей инициативе, но и служат примером для остальных сотрудников. Проведение обучающих семинаров для топ-менеджмента поможет не только объяснить, как работает система, но и углубить понимание её важности. Особое внимание уделите тем выгодам, которые сулит внедрение KPI, начиная от эффективного целеполагания и дополнительных рычагов управления коллективом до личных материальных выгод.  

Убедитесь, что руководство осознало ценность KPI и готово активно участвовать в этом процессе. Только тогда вы сможете более эффективно продвигать инициативу на всех уровнях компании.  

3. Создайте небольшую проектную группу   

Безусловно, такой важный и объемный проект не стоит поручать одному-двум сотрудникам наряду с основной работой. Это прямой путь к провалу. Формирование небольшой (3-5 человек) и высококвалифицированной группы, занятой на проекте не менее 50% рабочего времени, позволит проводить более структурированный и целенаправленный процесс разработки системы KPI. Важно выбирать людей, которые имеют разносторонние навыки и опыт, а также готовы работать в команде.  

Сам проект, состав группы, права и обязанности ее членов желательно утвердить приказом или иным распорядительным документом компании. Членам группы следует ясно обозначить роли и ответственности, что позволит избежать путаницы и повысить эффективность работы. Проектная мотивация членов команды приветствуется!  

4. Заранее договоритесь о регулярных контактах проектной группы с заказчиком проекта   

Связь с заказчиком проекта, будь то собственник бизнеса или генеральный директор, критически важна для успешного запуска. Регулярные встречи (раз в неделю на первых этапах, раз в 2-3 недели в последующем) помогут следить за прогрессом, обсуждать возникающие проблемы и получать обратную связь. Такой подход не только обеспечит прозрачность процесса, но и позволит вносить корректировки на ранних этапах.  

Кроме того, это усилит приверженность высшего руководства новой системе. Первое лицо компании, глубоко погруженное в проект, получает уверенность в «правильности» действий и результатов, будет воспринимать его как собственное детище, которое, как известно, роднее и ближе прочих. А топ-менеджеры, видя серьезность намерений заказчика, воспримут систему как новое правило игры, новый элемент корпоративной культуры, обязательный для всех.    

5. Сосредоточьтесь на ключевых факторах успеха   

Прежде чем углубиться в подробности, определите ключевые факторы, способствующие успеху вашей организации. Убедитесь, что выбранные вами KPI действительно отражают эти факторы, что позволит консолидировать ресурсы на действительно важном. Сформулируйте их так, чтобы они были понятны всем членам команды, а само измерение было максимально простым и доступным. 

Также всегда отслеживайте, чтобы разрабатываемая система соответствовала ключевым требованиям, обеспечивающим ее жизнеспособность и адаптивность (см. статью «Почему не работают ключевые показатели эффективности или 13 типичных ошибок новичка»). Устранить шероховатости можно чуть позже, в действующей системе, которую так или иначе предстоит корректировать по результатам эксплуатации.   

6. В течение первого года пользуйтесь имеющимися системами   

Не пытайтесь совместить проект разработки KPI с процессом их автоматизации, и, уж тем более, никогда не выбирайте программное обеспечение заранее. Для быстрого старта достаточно старого доброго Экселя, а также адаптации уже имеющихся инструментов и баз данных. Это существенно сэкономит время, сократит затраты, а также не позволит поставщикам программного обеспечения рассказать вам, какие KPI и в каком формате нужны вашей компании. Используйте существующие ресурсы как основу для дальнейших улучшений. 

А вот когда система устоялась, и в ней устранены детские болезни, смело приступайте к ее автоматизации! 

7. Вносите все показатели в базу и сделайте ее доступной для всех   

Создание единой базы данных, в которую будут вноситься все KPI, позволит обеспечить доступ к информации для всех заинтересованных сторон. Это не только повысит уровень прозрачности, но и создаст условия для обмена опытом и совместного анализа показателей.  

Сделайте информационные панели и отчеты наглядными и понятными, чтобы доступ к информации не вызывал сложностей. Всегда помните, что открытость информации способствует повышению вовлеченности сотрудников.  

8. Сосредоточьтесь на быстром запуске и итеративном улучшении   

Не старайтесь создать идеальный продукт, это вымысел. Начинайте с минимального жизнеспособного продукта (MVP) и постепенно улучшайте его, основываясь на реальной практике и полученных данных.  Быстрый запуск системы KPI позволит вам увидеть результаты и понять, что работает, а что необходимо улучшить. 

Итеративный подход поможет корректировать курс и добиваться повышения эффективности с минимальными временными и финансовыми затратами. 

9. Просто сделайте это!

В конечном итоге, важно помнить, что самым важным шагом является начало работы. Глаза боятся, а руки делают! Не стоит откладывать проект в поисках идеального времени, условий, команды. Не позволяйте неопределённости затягивать процесс. Запуск системы KPI – это не только про методы и данные, но и про действия. Начните реализовывать свои планы и продолжайте учиться на каждом этапе внедрения. Через маленькие шаги и небольшие успехи каждый день достигаются самые большие цели!   

Внедрение системы ключевых показателей эффективности может стать катализатором больших изменений. Следуя вышеописанным советам, вы сможете обеспечить успешное начало работы и построение эффективной системы мониторинга и оценки результатов вашей компании. Вместе с тем, привлечение опытного эксперта значительно сократит сроки разработки и внедрения, а также позволит избежать критических ошибок.  

С удовольствием помогу вам реализовать этот амбициозный проект с учетом особенностей вашего бизнеса, пишите!