Как составить должностную инструкцию: обзор лучших практик

По мнению многих работодателей должностная инструкция не является обязательным документом предприятия. Они не ошибаются, наличие должностной инструкции не прописано в ТК Российской федерации, тем не менее, она помогает избежать многих недоразумений при возникновении трудовых споров, защитить свои интересы в суде и что очень важно -правильно подобрать сотрудника на вакантное место.

Как составить должностную инструкцию? Существует три способа собрания материала для написания должностной инструкции:

1. Анализ нормативной документации. Этот способ предусматривает тщательное изучение всех нормативных документов: от федерального уровня до уровня компании. Документами, которые будут основой для должностной инструкции являются: Трудовой кодекс Российской Федерации, Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Квалификационные справочники для разных должностей, «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления, Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор (Положение о персонале и другое), Штатное расписание, Положения о структурном подразделении, Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации, Положение о должностной инструкции
2. Анкетирование сотрудников. Данный способ поможет выявить обязанности, которые выполняются сотрудниками конкретно на вашем предприятии, увидеть внутренние как горизонтальные, так и вертикальные связи. После проведение анкетирования следует сравнить полученные результаты с теми должностными инструкциями, которые уже есть на предприятии и внести в них соответствующие коррективы.
3. Написание должностной инструкции в соответствии с бизнес-процессами компании. Данный способ помогает написать должностную инструкцию наиболее объективно, хотя он не самый популярный, поскольку не каждая компания позволит себе детально прописать все бизнес-процессы. В основном прописываются 2-3, которые являются наиболее существенными. Поэтому данный способ наиболее оптимальный для написания должностных инструкций для руководителей. Для этого следует проанализировать тщательно бизнес процессы компании, в соответствии с ними разгруппировать существующие должности и после этого к каждой должности в соответствии с тем, какой бизнес процесс обеспечивает прописать должностную инструкцию.

Должностная инструкция включает в себя несколько разделов, которые вполне развернуто отвечают на вопрос "как составить должностную инструкцию":

1. Реквизиты. В данном разделе следует прописать: название организации, наименование документа, дату и место, где оформляется данный документ.
2. Общая часть/Общие положения. В этом разделе идет краткое общее описание должности в соответствии с Общеотраслевыми квалификационными требованиями Минтруда России и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21.08.98 № 37. Также данная часть должна указывать для какой должности предназначена данная должностная инструкция, в каком порядке принимается на работу этот специалист и как он от нее освобождается, кому подчиняется сотрудник и есть ли в его подчинении кто-то, кто может выполнять его обязанности во время его отсутствия, а также кого он может замещать. В конце должен быть перечень документов, которые являются обязательными для этого сотрудника. Сюда же нужно добавить требования к квалификации сотрудника, это тот необходимый минимум к профессиональному опыту, его стажу и образованию, который должен быть для работы на данной позиции. Требования к знаниям сотрудникам подразумевают наличие образования (высшего или другого необходимого), знание необходимой нормативной документации, средств, а также методов, которые сотрудник должен применять во время работы. Именно этот раздел служит основным источником при составлении описания вакансии. Все требования к знаниям, умениям и навыкам к кандидатам вытекают из него.
3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются ежедневные, еженедельные, ежемесячные, а также разовые обязанности. Кроме этого следует не забыть должностные обязанности, которые возникают при необходимости использовать конкретные формы и методы работы. В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные справочники (о них шла речь выше). Здесь нужно уточнить те обязанности, которые будут выполняться именно на этой позиции в условиях данного предприятия. Для более удобного использования должностной инструкции можно выделить две категории обязанностей:

• Обязанности, выполняемые самостоятельно
• Обязанности, выполняемые с другими сотрудниками

С помощью должностной инструкции в этом случае обязанности могут быть распределены между несколькими сотрудниками или же быть дополнены смежными квалификационными позициями.

В данном пункте прописываются также этические нормы для профессии, которые необходимы в этой сфере деятельности. В качестве их источника можно использовать типовые кодексы профессиональной этики для разных отраслей деятельности. Также можно принять кодекс корпоративной этики для отдельного предприятия или компании в качестве локального акта.

1. Права и полномочия сотрудника. Здесь перечисляются права сотрудника, которые становятся понятными выходя из его функциональных обязанностей, роли подразделения, в котором он работает, а также роли предприятия в целом.  Следует учесть тот момент, что большинство прав определены в ТК, поэтому в этом пункте уместно будет указать только права, которые будут вытекать исходя из функциональных обязанностей на этой позиции и относящиеся именно к ней. Обычно среди таких прав есть право доступа к необходимой информации, принятия решений на своем уровне, визирование документов, а также право контроля.
2. Ответственность. В этом разделе определяются виды ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей сотрудником. За основу берется раздел «Должностные обязанности» из инструкции. Лучший вариант –назвать конкретные нарушения и конкретные наказания в каждом отдельном случае. Обязательно нужно указать ссылку на соответствующий пункт определенного нормативного правового акта – ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ. Также в данный раздел следует включить пункт о материальной ответственности сотрудника, если он несет таковую.  При написании не нужно забывать, что соотношение количества пунктов в разделе «Права» и количество пунктов в разделе «Ответственность» в идеальном варианте должно быть равным.
3. Взаимоотношения/связи по должности. Этот раздел описывает должностные взаимоотношения как в средине отдела, так и на предприятии в целом. Сюда можно также включить взаимоотношения с другими компаниями и организациями. Если вы хотите улучшить качество своих должностных инструкций сюда следует внести регулярность и частотность подачи сотрудником различного вида документации, например, отчетности, планов, графиков и т.д.
4. Оценка работы. Данный раздел включает в себя критерии оценки качеств сотрудника (компетентность, инициативность, профессиональная грамотность) и работы (результаты, качество и своевременность выполнения). Также прописывается мотивационная составляющая (подарки, премии, поощрения) и наказание за невыполнение (штрафы, выговоры).
5. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и остальные похожие моменты.

Начать разработку должностной инструкции следует с разработки проекта. Обычно в этом задействованы начальник подразделения и hr-менеджер. После того как проект разработан его нужно согласовать с юристом компании. На этом этапе очень важно выявить все несоответствия с законодательством, ведь это важный момент в том,  как действительно качественно составить должностную инструкцию. После этого проект должностной инструкции может быть также проверен другими подразделениями компании. Все это может быть зафиксировано на так называемом листе согласования, который прилагается. Как только все дополнения внесены инструкция дорабатывается и на последнем этапе может быть также согласована с профсоюзн ым органом, если таковой включен в структуру компании. Хотя все зависит от того, предусмотрено ли это коллективным договором или нет.

Дальше остается только заверить инструкцию печатью, зарегистрировать ее. Считается, что она начинает действовать после утверждения, а срок ее действия заканчивается, когда в действие вступает новая должностная инструкция.

После того, как сотрудник ознакомился с должностной инструкцией он должен подставить свою подпись напротив строки «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен». В случае, если сотрудник отказывается подписывать ее, то нужно составить акт об этом.

Как видим написание должностной инструкции достаточно длительный и кропотливой процесс. Но следует помнить о том, что этот документ разрабатывается конкретно под компанию и определенную должность. Разработка именных должностных инструкций, практика, которая не прижилась и не эффективна по своему результату.

Написание должностных инструкций традиционно считается обязанностью HR-а, но более полную и качественную должностную инструкцию поможет получить привлечения руководителя подразделения, а также его сотрудников.