Должностная инструкция менеджера по продажам, образец, правила, риски

Менеджер продаж – должность непростая. В его задачи входит поиск новых клиентов, работа с теми, кто уже делал заказы, сбор информации о заказчиках и внесение ее в базу, словом, перечислять можно долго. В некоторых компаниях часть продавцов занята холодными звонками, а ведением клиентов занимаются другие люди, а в некоторых такой работник делает все – от первого звонка до работы с дебиторской задолженностью. Чтобы человек действительно приносил пользу, ему надо точно знать, что и как делать, то есть у него должна быть должностная инструкция.

Для чего вам и менеджеру продаж нужна должностная инструкция

Должностная инструкция продавца (ДИ) нужна и сотруднику, и самой компании. Этот документ решает ряд проблем:

1. Помогает нанять «правильного» продавца, так как четко описывает, что человек будет делать, какими знаниями обладать. На его основе составляется профиль должности, поиск и выбор работника проводится быстрее, процент ошибок найма уменьшается.
2. Упрощается процесс адаптации продавца. На основе ДИ составляется список задач на время испытательного срока, а их выполнение однозначно показывает, подходит вам новичок или нет.
3. Работник точно знает, что от него хотят, за что будут поощрять, за что наказывать, какие ресурсы ему доступны и чьи распоряжения он обязан выполнять. Вы не услышите от него фраз «это не моя работа», «где написано, что я это обязан делать».
4. ДИ необходимо для проведения аттестации продавцов, для оценки их эффективности. Достаточно сравнить выполненные действия с должностной инструкцией менеджера по продажам, и вся ситуация видна как на ладони.
5. Благодаря ДИ вы точно знаете, каких знаний и навыков не хватает «продажникам», чему их учить, а значит, можете строить систему обучения и планировать расходы на это направление. Технологии продаж совершенствуются, и продавец, три месяца не проходивший обучение, работает плохо. 

Скачивать или разрабатывать?

Во «всемирной паутине» вы легко найдете примеры и образцы должностных инструкций. Однако типовой документ - как одежда, купленная без примерки, просто по размеру. И то, и другое свои функции выполняет плохо. Хотите, чтобы «продажник» делал то, что нужно для процветания вашей компании, а не некоему абстрактному предприятию, составляйте документ самостоятельно. Только так вы учтете действительно все факторы и не окажетесь в ситуации «итальянской забастовки», когда человек действует строго по инструкции, а вся работа при этом стоит.

Более того, когда вы поймете, что типовая ДИ позволяет вашим служащим работать, как и когда им захочется и попытаетесь исправить положение, вы с высокой долей вероятности окажетесь ответчиком в трудовом споре.

Пример

Компания-работодатель ввела новую должностную инструкцию. Работник с ней не согласился и подал в суд, требуя отменить приказ о введении ДИ и признания ее неприменимости. Суд рассмотрел документ и признал, что в соответствии с ним, должностные обязанности работника сильно изменятся. Подобное изменение нарушает ТК РФ, так что иск работника был удовлетворен.

Сколько средств и сил потратила компания из-за использования типовой ДИ, можете посчитать сами: компенсация сотруднику, оплата работы юристов, плата тому, кто выполнял обязанности истца в течение всего судебного процесса.

Структура

Должностная инструкция продавца имеет четкую структуру, которой лучше придерживаться, чтобы ничего не забыть и не потерять.

Общие положения

В этот раздел надо вписать основную информацию о должности:

• название;
• образование и опыт;
• что работающему надо знать и уметь;
• кому подчиняется и кем руководит;
• как и кем назначается;
• какими документами регламентируется работа;
• кто выполняет обязанности работника, когда он болен или в отпуске;
• как и за что может быть уволен.

Этих сведений достаточно для общего представления о должности и характере работы. Учтите, что вам придется проверять соответствие кандидата всем требованиям. О его образовании вы узнаете, посмотрев диплом, а вот для проверки знаний и умений потребуется разработать специальные задания.

Должностные обязанности

Этот раздел заслуживает серьезного внимания. Здесь надо учесть все необходимое, и описать это без лишних слов. Для того чтобы самостоятельно разработать эту часть, вам придется подумать и написать:

• каких результатов вы ждете от продавца;
• как он будет их добиваться;
• описать на уровне поведенческих факторов, что именно ему предстоит делать – кому звонить и писать, с кем встречаться, о чем договариваться, какие сведения вносить в базу данных или в CRM;
• как вы будете узнавать о результатах его работы – должен ли он отчитываться, если да – то в какой форме, или вам хватит аналитики CRM;
• надо ли ему хранить в тайне какую-то информацию, или может рассказывать заказчикам все, что знает.

Только тогда, когда вы продумаете и запишете все сказанное выше, можно приступать к составлению раздела. Будьте внимательны и тщательно подбирайте формулировки, иногда, особенно если речь идет о коммерческой тайне, стоит посоветоваться с юристом по трудовому праву.

Права

В должностной инструкции обязательно надо отразить, на что работник имеет право, и какими ресурсами он может пользоваться. Описывается это в разделе «Права». Составляя раздел, учитывайте, что ДИ – это документ, и работник в любой момент может от вас потребовать уважения к его правам и выполнение того, что зафиксировано в регламентах.

То есть, если вы пишете, что сотрудник имеет право требовать от вас содействия в выполнении работы, будьте готовы к претензиям по поводу отсутствия рекламных материалов, маркетинговых акций, обучения и всего, что может придумать менеджер, чтобы оправдать свои недоработки.

Есть еще важный момент, касающийся прав работника. Если в ДИ указано, что он может запрашивать документы и информацию в других отделах, то вам придется прописать процедуру запроса, и указать в ДИ других сотрудников, какую информацию и в какие сроки они обязаны предоставлять менеджеру по продажам. Помните, что должностные инструкции компании – это система, облегчающая процессы управления и контроля.

И, конечно, права, которые вы предоставляете продавцу, всегда дополняются теми, что дает ему трудовое законодательство. Следите, чтобы эти части раздела не противоречили друг другу, иначе вы заложите в документ основание для трудовых споров.

Ответственность

Прежде чем писать этот раздел должностной инструкции продавца, зафиксируйте на бумаге все, что работник может сделать неправильно, или не сделать совсем. Например, не соблюдать сценарий холодного звонка, не вносить своевременно информацию в базу, продолжать заключать договоры продаж с заказчиком, имеющим серьезную дебиторскую задолженность и прочее, что вам придет в голову. После этого напротив каждого проступка запишите, как вы будете за него наказывать. Наказания не могут выходить за рамки Трудового кодекса, то есть, оштрафовать сотрудника вы не имеете права, а лишить премии – вполне.

После того как вы поняли, за что и как будет отвечать продавец, продумайте формулировки и запишите все в соответствующий раздел. Если сомневаетесь в точности формулировок – посоветуйтесь с юристом, иначе можете оказаться в ситуации, когда сотрудник нанес компании ущерб и остался безнаказанным.

Условия работы

ДИ любого работника включает точное описание условий работы, и должностная инструкция менеджера по продажам (образец) – не исключение. Если вы хотите, чтобы ваш «продажник» выезжал к клиентам, обязательно укажите это в условиях работы. В противном случае вы столкнетесь с тем, что в офис он готов ехать, а на стройку – уже нет, на звонки до 18.00 отвечает, а позднее – категорически отказывается. Все это регламентирует данный раздел.

Помните и о том, что вы обеспечивать выполнение условий работы предстоит вам, а значит, описывать их надо исходя из реальной ситуации. Рабочее место, оргтехника, освещенность помещения - все это фиксируется и становится частью ваших обязательств.

Оформление

После того, как содержательная часть должностной инструкции продавца готова, вам предстоит правильно ее оформить. В шапке документа слева напишите название организации, совпадающее с названием юридического лица. Справа разместите гриф утверждения и полное название ДИ, включая дату разработки и номер документа.

Под текстом находится подпись того, кто разрабатывал документ и самого специалиста. Подпись сотрудника доказывает, что он читал текст ДИ и согласился ее соблюдать. В некоторых компаниях работник ставит подпись на отдельном листе, который называется «Лист ознакомления» и является частью ДИ.

Рычаг управления работниками

Трудовой кодекс России устроен так, что уволить человека, который не хочет уходить, очень непросто. В таких случаях грамотно составленная должностная инструкция может оказаться очень полезной:

1. Вы можете ввести новую инструкцию, в которой будут повышены требования к образованию работника и таким образом или перевести его на другую работу, используя процедуру аттестации, или потребовать получения профильного образования. Обратите внимание – важно, чтобы новые требования соответствовали Квалификационному справочнику.
2. Можно детализировать выполнение должностных обязанностей, и тем самым получить возможность накладывать на сотрудника различные взыскания, а потом и уволить его с соблюдением всех требований ТК. Учтите, что вы не сможете добавить новые обязанности, только подробнее описать выполнение уже имеющихся.

Юридическая защита от судебных исков

Сегодня немало людей после отказа в приеме на работу обращаются в суд. В этих случаях ДИ избавит вас от выплат по возмещению морального вреда.

Пример

Некая С. получив отказ, обратилась с иском к ООО «Березка», чтобы заставить компанию принять ее на должность экономиста и возместить моральный вред. Рассмотрев дело, суд выявил, что в соответствии с ДИ, для того чтобы занять искомую должность, кандидат обязан иметь опыт работы на крупном производственном предприятии. У С. такого опыта не было, так что суд в иске отказал.

Краткий вариант ДИ

В большинстве случаев, должностная инструкция это 5-6 листов текста, составлять и читать который весьма непросто. Предлагаем вам рассмотреть более компактный и информативный вариант ДИ, освещающий, однако, все необходимые аспекты работы сотрудника.