Воронка подбора: как организовать рекрутмент без хаоса

Воронка подбора — классический инструмент рекрутера, который служит не только для анализа результатов, но прежде всего для организации процесса найма в компании. В HR-сообществе есть принятые схемы построения подбора, и часто они годами кочуют из компании в компанию. Проблема в том, что ставшие уже привычными алгоритмы в последние годы перестали быть эффективными. 

В этой статье разбираем базовые принципы построения воронки подбора — собрали инсайты и опыт компаний в организации процессов в разных отраслях найма и по разным типам вакансий. А ещё разберёмся, почему без базовой аналитики сегодня не обойтись.

Воронка как зеркало рынка труда

В классическом определении воронки подбора эксперты акцентируют внимание на движении кандидатов по принятым в компании и простроенным этапам оценки. 

При этом забывают сделать шаг назад и посмотреть, каким он должен быть, этот путь кандидата. Какие этапы целесообразны и действительно нужны для той или иной вакансии? Какая должна быть последовательность этапов, сколько времени должен занять этот прогнозный путь? Поэтому мы немного подкорректируем определение.

Воронка найма — это путь соискателя по карте подбора 

именно в вашей компании.

Значит, воронка найма не может быть универсальной. В каждом бизнесе, в каждой индустрии, для каждой конкретной позиции есть свой идеальный маршрут, который рекрутер прокладывает, балансируя между двумя рисками: поспешить и нанять не того или слишком усложнить отбор и потерять идеального кандидата.

Вот несколько факторов, которые помогут собрать оптимальные воронки: 

1. Контекст рынка труда — уровень конкуренции в профобласти и в регионе. 

2. Уровень позиции и обязательные требования к кандидатам. 

3. Обязательные или отраслевые требования компании-работодателя: производство, HoReCa, медицина.

4. Потребность и запрос бизнеса: срочность, сезонность. Идти по идеальному процессу, конечно, хорошо, но эйчар должен решать запросы бизнеса качественно и в те сроки, которые важны.

Эти моменты полезно отслеживать и изучать не только новичкам. Опытным HR-экспертам важно следить за трендами, проводить ревизию воронок и калибровать их под текущий контекст рынка труда. 

Полезная рутина: зачем привыкать двигать кандидатов по воронке 

В нашей реальности рынок труда стал штучным, и вести подбор по инерции скорее вредно, чем хорошо. Воронка найма, если её заполняют постфактум, перестаёт быть объективным инструментом.

Важно собирать свой собственный опыт сразу, взять за привычку фиксировать каждое действие, итерацию: переносить кандидатов по этапам, отмечать причины отказа. Такие наблюдения в режиме онлайн подсветят, всё ли в порядке с настройкой этапов найма, конкурентоспособны ли такой подход, сама вакансия и компания-работодатель. 

Интересно и полезно будет провести по воронке по 2-3 вакансии разного типа. Так тренды будут очевидней и у вас будет больше аргументов для коллег и для самих себя в пользу того, чтобы исправить обнаруженные недочёты.

Настройка воронки в Talantix

Для эффективной аналитики важно собирать данные из разных источников, но обязательно в унифицированном формате. CRM-система от hh.ru Talantix поможет упростить эту задачу — вы настроите шаблоны под любые вакансии и команды и поможете коллегам не ошибиться.

Сперва может показаться, что работы стало больше, но это не так — она просто стала оцифрованной. В процессе работы с воронкой информация копится, и однажды данных будет достаточно, чтобы выйти на новый уровень ясности. Например, станет очевидным тренд на отказы, рекрутер сразу увидит, на каком этапе кандидаты теряют интерес, и сможет адаптировать процесс, поменять местами или сократить количество этапов или заново выстроить всю логику подбора. 

Так, осознав свои узкие места подбора с помощью аналитики, многие компании на рынке перешли на гибридный формат найма и перенесли часть этапов в онлайн-среду или сократили их количество. Например, объединили собеседование эйчара с линейным, чтобы сразу оценить хард- и софт-скилы, или перестали давать тестовые тимлидам и синьор-специалистам.

В Talantix данные по воронке легко поддерживать актуальными, даже если меняется весь процесс. Шаблон можно сменить, этапы удалить, кандидатов распределить по-новому — аналитический отчёт обновится автоматически

Смена шаблона воронки — важный сигнал. Фиксируйте, почему это пришлось сделать, что забуксовало в старом процессе: неподготовленные линейные, требования вне рынка, сроки ожидания ответа, канал коммуникации, скорость ответов от службы безопасности или бренд работодателя проиграл конкуренту. 

Эти данные покажут узкие места в организации процесса найма и станут в том числе аргументом для внедрения и реализации новых HR-проектов, например:

• обучение линейных руководителей: тренинги и мастер-классы с приглашёнными экспертами,  собственные программы по проведению интервью, оценка компетенций

• развитие бренда работодателя: EVP и его продвижение под разные ЦА соискателей, рейтинг работодателей hh.ru 

• апгрейд социального пакета: конкурентное наполнение полиса ДМС для сотрудников и членов семьи, корпоративные программы развития, поддержки и отдыха  

• проверка СБ: обязательная для всех позиций с учётом специфики компании или же только для конкретных позиций, время принятия решения 

Полнота и качество: как вносить данные, чтобы они отвечали на ваши вопросы

Важный принцип работы с данными: trash in — trash out. Иными словами, если у вас на входе некачественная информация — не ждите полной и правдивой аналитики на выходе. Качество данных обеспечивается двумя вводными: системой, с которой вы работаете, и навыками обрабатывающего информацию специалиста. Человек, который вносит данные, может заполнять их аккуратно, а может — с ошибками и пропусками. От всего этого зависит, что получится в финале.

Вот базовые правила, чтобы собрать и поддерживать систему аналитики, которой можно доверять:

Полнота данных. Собирайте все отклики и работайте с ними в одном месте: следите за потоком, разбирайте вовремя, подключайте новые каналы. Например, вы хотите сделать аналитику по внутренним заказчикам, но информация о них указана только в трети случаев. Достоверной аналитики тут не построишь. Чтобы такие ситуации не возникали, продумайте, какая информация вам действительно нужна, и вводите её по каждой вакансии.

Унификация. Вводите данные в систему по единому шаблону, особенно это актуально, если в компании не один рекрутер, а несколько. Продолжим пример с аналитикой по внутренним заказчикам: один рекрутер указывает «административно-хозяйственный отдел» как АХО, другой — как «админ-хоз», и на этапе анализа возникнут трудности. Поэтому лучше на берегу договориться об унификации — обычно этим занимается руководитель отдела подбора. 

Структура процесса. Согласуйте, какие данные критичны и вводятся обязательно, а какие — опциональны. Например, графа «желаемая дата закрытия вакансии» не обязательна, вполне достаточно даты открытия и закрытия позиции. Но эта графа позволит провести дополнительную аналитику — по отклонениям от графика и их причинам.

Для качественного анализа рекрутеру нужно разобрать подбор на этапы и внести каждый из них, ничего не упустив. Например, в компании есть этап «Согласовать список резюме с линейным руководителем перед тем, как назначать интервью». Он кажется не таким уж важным, поэтому есть соблазн не добавлять его в воронку. Представим, что руководитель согласовывает только половину людей, но, поскольку этап не обозначен, кажется, что рекрутер презентует недостаточно кандидатов. Если же внести все данные, воронка покажет, что дело не в рекрутере, а в том, что требования к кандидатам как следует не согласованы.

Единые метрики результата. Чтобы работать эффективно, нужно знать, как эта эффективность измеряется. Зафиксируйте HR-метрики и следуйте им. Например, задавайте конкретные сроки на каждый этап и сопоставляйте их с рыночными бенчмарками, конкурентами в регионе и отрасли.

Задача рекрутера — детально прописать воронку и вовремя отмечать все изменения по каждой вакансии, тогда в результатах не будет пробелов.

Один инструмент для всего процесса найма. Настраиваемые шаблоны, автоматическая статистика, максимум интеграций с джоб-бордами, внешними сервисами и работа с нанимающими — когда всё это умеет одна система, рутины становится меньше, а прозрачность процесса и результаты растут. HR-аналитика строится не постфактум, а на основе всех системных и своевременных действий.

К тому же такие решения на рынке есть. CRM-система Talantix от hh.ru позволяет ускорить рекрутмент-процессы компаний и повысить качество подбора персонала за счёт синхронизации данных с hh.ru и целого набора автоматизированных инструментов для работы рекрутера:

• Настраиваемая кастомизированная воронка, из которой ничего не просыпается. 

Факты перемещения кандидата по этапам подбора в Talantix передаются в воронку найма на hh.ru, что помогает консолидировать все данные по найму в компании, вести объективную HR-аналитику и оценивать эффективность рекрутмента.

• «Живая» база резюме. Изменения профессионального пути ваших кандидатов не пройдут незамеченными — система подсветит обновления в контактах, достижения или сведения об ожидаемом доходе

• Общение по кандидату не потеряется. Результаты оценки кандидатов нанимающими руководителями из CRM-системы дублируются в историю кандидата в виде комментариев в учётной записи работодателя на hh.ru 

• Самый главный чат для найма. Вести переписку с подходящим кандидатом в чате hh.ru рекрутер также может сразу из CRM-системы благодаря сквозным настройкам, что позволяет быстрее выходить на связь с кандидатами, сохраняя полную историю переписки.

• Нанимающий менеджер не потеряет резюме в почте.Talantix позволяет работать рекрутерам в команде с линейными руководителями, которые в режиме реального времени могут отслеживать статусы работы над их вакансиями и в один клик принимать решения по кандидатам. По данным клиентов сервиса, это не только улучшает взаимодействие бизнеса и HR, но и помогает закрывать вакансии на 30–50% быстрее и качественнее. 

Примеры: анализируем воронку и вносим изменения в подбор

Когда вы наладили процесс и собрали данные, их пора анализировать и внедрять изменения в систему подбора. Разберём на примерах, как это может работать.

Почему HR-аналитика — must have современного рекрутера?

Это видео  — полезный мастер-класс от Натальи Даниной, главного эксперта hh.ru по рынку труда, руководителя направления клиентской эффективности  — как собирать, анализировать и применять на практике HR-данные, и почему без аналитики невозможно современному рекрутеру решать запросы бизнеса.

Вместо выводов

Если в компании подбор не оптимизирован, много сил и времени уходит на ненужную операционку, и в результате страдает не только рекрутер, но и бизнес.

Чтобы таких ситуаций не возникало, подключайте стратегический подход — сперва оцифруйте процесс, потом его проанализируйте и разработайте план изменений. 

Один из инструментов такой цифровизации — воронка подбора: в ней, как в зеркале, видно все слабые и сильные места найма.

Поэтому ещё раз, основное правило успешной автоматизации подбора — не внедряйте чужие воронки. 

Правильнее действовать так:

• начните с себя:бизнес-стратегия, ценностное предложение компании-работодателя, зрелость нанимающих руководителей — всё это влияет и на то, какие будут этапы воронки и как будет проходить весь процесс найма по ней 

• учтите контекст: регион, сфера деятельности, типы вакансий (синие или белые воротнички) — это тоже скажется на количестве и порядке этапов

На рынке кандидатов лучшие специалисты выбирают тех, кто оказался ближе, быстрее и профессиональней. Поэтому переходите на CRM-систему Talantix и ведите цифровой подбор.