Как увеличить штат на 12% за месяц в сетевой рознице и развивать культуру подбора

Сибирский дистрибьютор строительных материалов «Альтерра» держит курс на расширение: открывает новые точки и пробует новые форматы бизнеса. Сейчас компания работает в трех городах, в команде более 350 человек, а в работе у HR-подразделения этим летом 40+ открытых вакансий. Как автоматизация рутины помогает компактной команде справляться с задачами растущего бизнеса и создавать условия для роста людей, рассказывает Яна Пережогина, руководитель службы персонала, и Роман Трефилов, совладелец компании, директор по продажам.

О компании

Торговая группа «Альтерра»— крупный ретейлер  строительных и отделочных материалов оптом и в розницу на юге Западной Сибири в сегментах B2B и B2C. 

Основана в 2001 году, сегодня — одна из крупнейших развивающихся компаний Алтайского края.

«Альтерра» — омниканальный ретейлер. Потребитель может выбрать любой удобный способ покупки (контакт-центр, сайт, магазин) и легко его менять — выбрать на сайте, купить в магазине.

Команда: кого нанимают и как растят

В месяц нанимают 20–25 человек. В основном это линейный персонал на склады и в продажи. Летом 2022 года в компании открыто около 40 вакансий — это сезонное усиление команды. Также в связи с уверенным курсом на расширение идёт регулярный подбор в новые магазины и подразделения компании. 

В компании делают ставку на внутренний рост, поэтому когда открывается вакансия руководителя, в первую очередь рассматриваются уже работающие сотрудники, у которых есть перспективы, чтобы стать успешными руководителями и применять весь свой опыт в новой роли.

Роман Трефилов, совладелец «Альтерры»

— Мы ценим своих людей и стараемся дать им все возможности для карьерного роста, поэтому каждый может вырасти от стажёра до директора. Мы продвигаем порядочных и целеустремленных, чтобы в руководстве всегда находились самые сильные люди. 

Какие задачи решает HR-команда

Кроме подбора персонала, команда занимается развитием корпоративной культуры, внутренним HR-брендингом, социальными программами. В KPI рекрутера пока не введён срок закрытия вакансий, команда фокусируется на проблемных участках, вакансии для которых необходимо оперативно закрыть. 

Чтобы эффективно решать сложные задачи, команда активно внедряет автоматизацию и оптимизацию процессов, учится анализировать рынок, занимается инновациями и укрепляет бренд работодателя.  

Яна Пережогина, руководитель службы персонала

— Наша основная цель — повысить производительность и улучшить жизнь сотрудников. 

HR-стратегия и инструменты подбора

Одно из основных направлений политики в области персонала — создание лучших условий для работы и профессионального роста. Поэтому в компании уделяют много внимания совершенствованию процесса подбора, обучают внутренних заказчиков — руководителей — и прививают культуру эффективного найма. 

Вот что помогает HR-команде на этом пути.

Где искать людей: источники кандидатов

Онлайн

hh.ru, Зарплата.ру  — основные сервисы, которые используют в работе. У HR-команды есть и собственный ресурс для дополнительной лидогенерации — сайт «Альтерра Карьера». 

Это полноценный многостраничный сайт о работе в компании 

Реклама вакансий

Активно внедряют в работу инструменты контекстной рекламы, используя в качестве посадочной страницы карьерный сайт. Кампании настраивают на приоритетные направления подбора — продажи, склад, логистика, закупки.

Трафик на страницу привлекают с помощью тизерной рекламы на hh.ru, которую запускают через Clickme. Контекстные кампании ведут в «Яндексе». Рекламу вакансий используют точечно, когда нужно привлечь больше кандидатов, чем получается органически.

Учебные заведения

Активный подбор ведётся в вузах и ссузах в городах присутствия — Барнауле, Бийске и Новоалтайске.

• Студентов вузов привлекают интеллектуальной игрой «Альтеррнатива».

• В ссузах запустили пилотный проект по проведению серии образовательных мастер-классов для студентов совместно с поставщиками компании.

Интеллектуальные игры, кейсы и мастер классы — отличный инструмент, чтобы быстро определить  пул способных, активных студентов, готовых обучаться. Это и есть целевые кандидаты «Альтерры». Кого-то  из ребят приглашают на оплачиваемую практику в компанию, кого-то — сразу на собеседование по открытым вакансиям. 

Как удержать: лучший опыт для команды и кандидатов

Рынок труда сложный, порой агрессивный, что может иногда приводить к нехватке кадров. Поэтому работа с кадрами, брендом и всё, что глобально связано с HR-ресурсами, — это приоритетное направление бизнеса. Не только подбор, но и менеджемент — без хорошего менеджмента и правильной мотивации нам сложно будет удержать персонал. 

Карта пути сотрудников

Карта пути сотрудника  — это инструмент, который помогает проводить изменения в жизни компании и учитывать новые переменные.

Чтобы не терять фокус на создание лучшего опыта для кандидатов и сотрудников на постоянно меняющемся рынке, HR-команда совершенствует карту пути сотрудника

HR-команда выделила  основные этапы пути сотрудника в компании, детально рассмотрев каждый этап с нескольких ракурсов: 

1) обозначили точки контакта с компанией; 

2) выделили бизнес-процессы, которые работают без сбоя;

3) определили бизнес-процессы, которые нужно оптимизировать в первую очередь;  

4) предложили инициативы по улучшению этапов карты пути сотрудника, учитывая результаты фокус-групп с сотрудниками. 

Итоговый вариант карты пути сотрудника презентовали на обучающем вебинаре для руководителей, чтобы запустить изменения.

«Альтерра Академия»

У компании есть корпоративная платформа для онлайн-обучения «Альтерра Академия», где найдут для себя точки роста и люди с опытом, и начинающие специалисты. 

Курсы, видеоинструкции, вебинары от поставщиков, электронная  корпоративная библиотека открыты для каждого сотрудника компании в режиме 24/7, можно учиться прямо из дома и проверять знания с помощью онлайн-тестов

Яна Пережогина, руководитель службы персонала

— Рынок труда динамично трансформируется, мы должны понимать, что в настоящее время находимся не на рынке работодателя, а на рынке кандидата. Это и есть ключевой вызов. Сильная компания не питает иллюзий по поводу того, что рынок работодателя вернётся. 

Все руководители вовлечены в процессы найма

В компании выстроена двухступенчатая система подбора. Первое собеседование кандидат проходит с менеджером по персоналу, второе проводит непосредственный руководитель. Для белых воротничков итоговое собеседование проводит руководитель департамента. 

Линейные руководители всех подразделений активно работают в CRM-системе Talantix. Чтобы помочь им разобраться в интерфейсе, есть внутренняя инструкция, где описаны основные этапы подбора и возможности системы. Руководителям хватает одного обучающего вебинара, чтобы начать работать.

Цитаты руководителей.

Руководитель направления отдела дистрибуции: 

— Удобно, есть понятная система движения кандидатов по этапам подбора, возможность оставлять и просматривать комментарии по кандидатам.

Руководитель отдела поставок: 

— Работать стало проще, все резюме в одном месте, удобная группировка по вакансии и городу — в любой момент можно посмотреть информацию по кандидату. Нравится более простая коммуникация со службой персонала, заметки к резюме кандидата. 

Руководитель отдела транспортной логистики: 

— Стало максимально удобно разбирать отклики кандидатов.

Зачем понадобилась CRM-система и почему Talantix

Раньше в компании работали с папками общего доступа в локальной сети, приходилось сохранять каждое резюме кандидата и постоянно перекладывать документы внутри папок. 

Это неэффективно, поэтому появился запрос на единую автоматизированную  систему по подбору персонала. Изучив несколько предложений на рынке, остановили свой выбор на облачной CRM для автоматизации подбора Talantix. И вот почему:

1. Работать в системе просто и интуитивно понятно. Чтобы освоить Talantix, руководителю из другого отдела хватает короткого обучающего ролика.

2. Доступ для линейных руководителей. Одним из важных критериев при выборе CRM для подбора был доступ для всех участников в режиме 24/7, возможность добавлять информацию и оставлять комментарии. 

3. Поддержка от команды Talantix. Персональный менеджер всегда на связи, делится новостями, приглашает на вебинары. 

Принципы формирования внешнего и внутреннего кадрового резерва в компании отличаются, у каждого процесса свои правила. Talantix используют для внешнего кадрового резерва, а внутренний ведут в системе 1С и строят на основе оценки компетенций сотрудников.

— Автоматизация подбора и использование технологий — это удобно и эффективно. Теперь появилось больше времени на активный поиск и собеседования. 

Топ инструментов «под капотом» Talantix

CRM помогает HR-команде выводить подбор на новый уровень с минимальными затратами и без вовлечения дополнительных сотрудников. Вот какой функционал помогает в этом:

1. Быстрые коммуникации с кандидатами

Раньше для общения с кандидатом в мессенджерах рекрутеру приходилось сохранять его контакты и переключаться между экранами, а теперь всё намного проще. Из профиля соискателя в Talantiх есть быстрый переход в Ватсап, Вайбер и Телеграм, а ответы кандидата автоматически появляются в системе. HR-команда очень рада этой опции, с ней экономится время для действительно важных задач.

Всё общение с кандидатом ведётся из одного окна в Talantix: знакомство, отправка тестового, в почте или в мессенджерах

2. Назначение и проведение онлайн-собеседований, не выходя из системы 

В «Альтерре» активно используют возможность оставлять комментарии с автосохранением и настройкой приватности. Теперь можно не бояться, что потеряется какая-то важная информация, и удобно назначать уровни приватности — для себя, для всех или для конкретных коллег. 

Привяжите календари и создавайте онлайн-собеседования в один клик

3. Экономия времени на отчётности

Теперь подготовка рекрутера к отчёту не занимает много времени, а линейные  руководители могут самостоятельно сформировать воронку подбора и посмотреть, как идут дела на их вакансиях. 

Отчёты по скорости закрытия вакансий, среднему времени закрытия, загрузке рекрутеров формируются автоматически, и их можно выгрузить в пару кликов

4. Воронка подбора

Воронка подбора — основной инструмент для усовершенствования процесса найма: позволяет не только оценить каналы привлечения кандидатов по эффективности, но и в целом оптимизировать внутренние процессы. В любой момент можно проанализировать, на каких этапах было промедление и почему, проследить путь кандидата от отклика на вакансию до выхода на работу.

Воронка подбора собирается по каждой вакансии и помогает оптимизировать наём

5. Аналитика

HR-аналитика — это материал для корректировки бизнес-процессов: важно понимать, что работает хорошо, а что необходимо поменять, какие процессы совершенствовать, какие — и вовсе упразднить. HR-аналитика помогает отвечать на эти вопросы, но это путь, а не конечная цель. В компании понимают, что аналитику мало просто один раз внедрить — ей нужно заниматься, то есть выделить людей, время и деньги, построить инфраструктуру, обновить процессы. Поэтому к внедрению аналитики идут маленькими осознанными шагами, не затевая сразу масштабный и дорогостоящий проект. 

Для начала начали регулярно собирать данные по базовым HR-метрикам:

• укомплектованность,

• текучесть,

• количество наймов и увольнений,

• воронка найма и др.

Собранную информацию визуализируют, чтобы извлекать из неё пользу могли специалисты разных профилей, а не только специально обученные аналитики. Отчёты собирают в двух системах — часть с помощью платформы бизнес-анализа Power BI, часть — в CRM Talantiх:

• В Power BI выгружают и анализируют основные метрики эффективности рекламных кампаний  — клики, показы, CPC и другие.

Помимо контекстной рекламы мы собираем следующие отчёты в Power BI:

1. Общая аналитика персонала компании (пол, возраст, стаж).

2. Причины увольнения.

3. Планирование персонала.

4. Оценка компетенций сотрудников и кадрового резерва и пр.

• В Talantix работают с воронками подбора.

Talantiх упрощает операционную аналитику и оставляет в прошлом те времена, когда приходилось вручную вносить цифры в Excel, сопоставляя их с календарем «Битрикс».Теперь такая работа не нужна: система сама собирает и обрабатывает данные, выводит их в виде графиков и готовых отчётов. 

Удобно, что аналитику можно посмотреть на онлайн-дашбордах или скачать в гибком формате эксель-таблиц

Здесь главное детально прописать воронку и вовремя отмечать все изменения по каждой вакансии, тогда в результатах не будет никаких дыр. 

Яна Пережогина, руководитель службы персонала

— Безусловно, эйчару требуется время для достижения определённого уровня аналитической зрелости. С CRM системой эта задача значительно упрощается. Talantiх — это пространство с уже готовыми графиками и таблицами.

Что получилось с Talantix и планы

В компании считают, что любые решения нужно принимать на основе данных, а не на интуиции или личном опыте. Нет данных — нет контроля и управления. Talantix — отличный помощник при таком подходе:

• Talantix помог создать единую базу кандидатов, что немаловажно при формировании внешнего кадрового резерва. 

• Исчез управленческий хаос — теперь нельзя сказать, что кто-то забыл разобрать отклики.

• Talantix превратил воронку подбора в удобный инструмент, которым пользуются все, кто занят в подборе, и эйчар, и внутренние заказчики.

• Благодаря тому, что Talantix постоянно выпускает  обновления, работа систематически становится  ещё удобнее. 

В команде планируют расширить количество задач и процессов, которые доверили Talantix, адаптируя возможности системы под внутренние процессы найма: подключат автоматическое отправление джоб-офферов, отправку ссылки на  подключение  бота для адаптации и тестирование кандидатов.