Нужны заказы по консалтингу?

Получи учебный курс и первых клиентов в подарок!

Регистрируйся
Независимый HR-консультант. Digital-технологии, HR-brand, HR-аналитика..

Подводные камни автоматизации рекрутмента. О чем вам не расскажут поставщики

В подборе персонала, как и практически в любом другом бизнес-процессе, бывает очень много разных проблем. Далеко не всегда бывает известно, в чем истинная причина неэффективности процесса, и в таком случае проблема формулируется просто: "С нашим рекрутментом что-то не так". Для выхода из ситуации "с подбором что-то не так" компании часто обращаются к идее автоматизации и начинают искать подходящее ИТ-решение. Поставщики таких решений рады помочь и обещают избавление если не от всех, то почти от всех проблем. Но в реальной практике от 55 до 75% проектов автоматизации не достигают намеченных целей (данные международные, по России такой статистики нет). И одновременно с этим в обещаниях поставщиков автоматизации, как правило, нет никакой особой неправды. В чём же тогда проблема?

А проблем, на самом деле, может быть несколько. Давайте попробуем разобрать те особенности внедрения автоматизированных решений, которые очень часто не принимаются в расчет, не осознаются и не учитываются, но при этом могут привести к тому, что ожидаемый эффект не будет получен, а деньги и усилия будут потрачены впустую

Ожидание бизнеса Реальность

Проект автоматизации поможет структурировать и систематизировать процесс подбора, тем самым сделав его более эффективным

Оптимизация бизнес-процесса и его автоматизация – это разные задачи. На уровне малого бизнеса их ещё можно совместить в рамках одного проекта, но уже на уровне среднего бизнеса их лучше реализовывать последовательно, а не параллельно. Т.е. если рекрутмент не эффективен, то сначала нужно провести аудит и исправить критические ошибки. 

Например:

  • найти новые каналы привлечения
  • изменить стратегию с пассивного поиска на активный (или наоборот, как ни парадоксально)
  • разработать четкие критерии отбора
  • подобрать корректные способы оценки кандидатов
  • и т.д.

И только после того как процесс подбора правильно выстроен сам по себе, можно начинать проект автоматизации (если в этом останется необходимость).

Если процесс подбора хорошо организован и формализован, то регламент по подбору персонала можно использовать как техническое задание для автоматизации

Для составления технического задания на автоматизацию подбора недостаточно корректно составленного регламента, т.к. он задает только общую последовательность действий и не содержит информацию о типах и форматах данных, которые будут проходить через систему. 

Например: если вы заносите информацию об источнике привлечения кандидата, то это делается в свободной форме своими словами или методом выбора из списка? Если выбор из списка, то список открытый (т.е. рекрутер может добавлять недостающий источник поиска сам) или закрытый (т.е. список преднастроен администратором системы и не может изменяться и пополняться пользователями)? 

Это только один пример, а таких элементов в процессе подбора – несколько сотен. Поэтому проработка технического задания часто занимает намного больше времени, чем ожидалось, т.к. приходится буквально до молекул разбирать каждый шаг. К этому вопросу нельзя подходить поверхностно - от качества описания требований во многом зависит успех всего проекта.

Бюджет проекта внедрения равен стоимости самого ИТ-решения. Особенно велик соблазн так думать, если вы покупаете облачное решение (облачные решения, как правило, позиционируются как очень быстро внедряемые и не требующие привлечения ИТ-специалистов)

Очень мало ситуаций, когда реализовать проект можно:

А) полностью самостоятельно (особенно если вы занимаетесь этим в первый раз)

Б) без интеграций с другими системами (телефония, корпоративный портал, корпоративный сайт, ИТ-решения для КДП и обучения персонала и т.д.)

Поэтому важно учитывать стоимость услуг консультантов и подрядчиков и/или ЗП сотрудников других подразделений компании, которые будут привлечены в процессе.

Автоматизация подбора – задача отдела подбора/HR-службы

Успех проекта автоматизации подбора во многом зависит от так называемого stakeholder buy-in., т.е. от того, насколько удается заинтересовать руководителя компании, финансовую службу, ИТ-службу, проектный офис и так далее (так как в процессе может понадобиться и админресурс, и дополнительный бюджет, и донастройка системы). Поэтому очень важен пиар проекта внутри компании с самого начала, чтобы привлечь к его реализации коллег из других подразделений.

Внедрение системы автоматизации рекрутмента приведет к появлению HR-аналитики

Система для автоматизации рекрутмента – это, в первую очередь, система для хранения и отслеживания данных о кандидатах и вакансиях, а не для анализа. И то, что разработчиками называется HR-аналитикой, на самом деле ею не является. Это не аналитика, а отчетность для одного только HR-блока – рекрутмента. Причем отчетность ещё нужно уметь анализировать, а этим занимается не система, а человек (или несколько) со специальными навыками.

Помимо всего прочего, для того, чтобы использовать потенциал настроенных по умолчанию отчетов, нужно постоянно контролировать корректность внесения в систему данных о вакансиях и кандидатах.

Автоматизация рекрутмента – это конечный процесс. Нужно один раз его спланировать, внедрить и дальше уже использовать по накатанной

Существует постоянная необходимость перенастройки и доработки системы (меняется оргструктура в компании, добавляются и удаляются пользователи, у пользователей меняются уровни доступа, вакансии перераспределяются между пользователями, добавляются новые методы оценки кандидатов, изменяется порядок этапов подбора, появляются новые источники поиска, меняются другие корпоративные ИТ-решения, с которыми настроены интеграции и т.д.). Нужно, чтобы в компании постоянно был как минимум один человек, который будет поддерживать систему в актуализированном состоянии и координировать новые интеграции

Скорость подбора увеличится, т.к. загрузка и выгрузка резюме/вакансий происходят быстрее

Эффект от автоматизации определяется не только и не столько увеличением скорости рутинных операций. Качественный скачок в эффективности процессов подбора происходит в первую очередь за счет умелого использования системы для контроля и своевременного отслеживания ошибок и принятия более обоснованных решений по вакансиям и кандидатам, а это зависит не от системы, а от людей.

Автоматизация упрощает и ускоряет процесс, поэтому пользователи (в том числе заказчики подбора) легко перейдут на внедряемое решение и будут рады в нём работать

Нужно обязательно учитывать сопротивление изменениям и закладывать время и ресурсы на информирование и подготовку пользователей.

Сотрудникам отдела подбора решение нужно «продавать» заранее, по возможности вовлекать, работать с их возражениями, иначе возникает высокий риск саботажа (в сознании рекрутеров внедрение автоматизации может означать потерю рабочего места или изменение функционала, KPI и зарплаты, а также увеличение контроля со стороны руководства)

 

Это не полный список ожиданий, которые часто разбиваются о реальность при внедрении системы автоматизации подбора. Но если вы задумываетесь о том, как существенно повысить качество рекрутмента, то полезным будет учесть и проработать как минимум описанные в этой статье аспекты. А если в процессе подготовки проекта автоматизации вы почувствуете, что вам нужен экспертный совет и взгляд со стороны, то я готова вам в этом помочь.

Комментарии 2 Мне нравится 10 В закладки 1 Просмотры 892
Об авторе
Надежда Ракова (Schrock) - Независимый HR-консультант. Digital-технологии, HR-brand, HR-аналитика.
Независимый HR-консультант. Digital-технологии, HR-brand, HR-аналитика.
7 отзывов от клиентов (100% положительных)
Проверенный исполнитель hrtime.ru
Наград в конкурсах: 3
Лучшие исполнители HRTime.ru
Профессиональный опыт 9 лет
Эксперт HR-клуба: более 3-х публикаций
Все статьи эксперта
Вы HR-эксперт?

Станьте исполнителем на hrtime.ru, пишите статьи и получайте заказы

Зарегистрироваться

Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!

Комментарии

Галина, здравствуйте! Спасибо, что поделились вашим опытом :)
Да, я совершенно согласна, что если вовлекать сотрудников в процесс автоматизации, то они будут участвовать и поддерживать с удовольствием. Возможно в вашем случае дело в том, что вы неосознанно зарядили своих HR-ов на нужный подход и вовлечение получилось как бы само собой. Но у многих руководителей нет такой компетенции (естественно и органически включать команду в решение подобных задач), поэтому и возникает сопротивление со стороны сотрудников.
И я безусловно согласна, что ведение базы кандидатов в специализированной ATS на порядок удобнее и быстрее, чем в Excel.
И возможность для руководителя контролировать происходящее в онлайн-режиме - это одно из важнейших преимуществ систем автоматизации, это неоспоримо.
Но я-то, скорее, писала не про преимущества, а про то, что чтобы пожинать эти плоды автоматизации, к проекту нужно подойти разумно, ответственно и осознанно, понимая, что перенос базы кандидатов и настройка системы - это в 99% случаев не задача на 1 день :)
Ответ написан: 4 месяца назад
Надежда, спасибо за интересный материал. В моей практики была два опыта автоматизации рекрутмента. И, наверное, мне повезло, я не сталкивалась с сопротивлением сотрудников, наоборот весь отдел активно участвовал в автоматизации и поддерживал данное решение. Много времени уходило на перенос старых данных (резюме соискателей) в систему. Работали на узком профильном рынке и информация по кажому кандиадату была очень ценна. Интегрировали систему с IP телефонией, а вот КДП и корпоративный портал не трогали. Точно могу сказать, что автоматизация позволила гораздо быстрее вести поиск персонала. Большим для нас плюсом, что теперь по кажому кандидату в кажом регионе присутствия компании есть зафиксированная история взаимоотношений и переговоров, не нужно долго и муторно перебирать все резюме, смотреть сводные таблицы Excel по регионам, все отчеты настроены и история поиска по региону формируется за несколько секунд. Так же мне удобно контролировать сроки работы по вакансиям и ежедневные действия рекрутеров по ним. Есть еще много разных плюсов в отчетности, и действительно, анализ данных позволяет выстроить новые стратегии поиска.
Ответ написан: 4 месяца 13 дней назад

Следить за новостями

Популярные услуги раздела с ценами:
Коучинг
Коучинг
Прочие услуги коучинга от 1 000 ₽  до 600 000 ₽
Коучинг команд от 1 000 ₽  до 150 000 ₽
Индивидуальный коучинг от 1 000 ₽  до 150 000 ₽
Лайф-коучинг от 1 000 ₽  до 30 000 ₽
Карьерный коучинг от 1 000 ₽  до 50 000 ₽
ХОТИТЕ БОЛЬШЕ МАТЕРИАЛОВ ПО ЭТОЙ ТЕМЕ?
Напишите ваш электронный адрес
и получите на почту подборку лучших материалов по темам:

Плюс особый подарок от сервиса на выбор:

Другие материалы в HR-клубе
ЛУЧШЕЕ В РАЗДЕЛЕ ЗА КВАРТАЛ
23 июня 2021, 09:52
 Круглова Анна Проверенный исполнитель
Как научить руководителей думать самостоятельно
Ситуация: в компании думает за всех один человек - директор. Он говорит всем, что делать и как - они делают. Компетенции у директора высокие. Авторитет огромный. Компания развивается успешно. Имеет весьма устойчивое положение на рынке. Проблема: поскольку...
2814117
11 августа 2021, 14:23
 Уварова Елена Проверенный исполнитель
HR эксперт дороже, чем рекрутер. Почему? И в чем выгода для работодателя?
Часто обращаются ко мне руководители за подбором тех или иных специалистов, даже не задумываясь,а правильно ли он разложил саму структуру компании и\или управления, все ли бизнес - процессы налажены. Я же, со свойственной мне дотошностью, начинаю задавать...
96396
1 июля 2021, 09:49
 Уварова Елена Проверенный исполнитель
Где и как искать программистов?
Этот вопрос волнует не только рекрутеров, но и работодателей, которые месяцами могут закрывать вакансии разработчиков. При хаотичном неструктурированном поиске вы тратите больше времени и совершаете ненужные действия. Понятный алгоритм не только экономит...
80471
21 июня 2021, 11:39
 Круглова Анна Проверенный исполнитель
Как научить руководителей эффективно строить бизнес-процессы
Ситуация: у каждого руководителя есть понимание, что он работает неплохо. Потому что он работает давно и его не ругают, должности не лишают, положенную зарплату платят. При этом я, посторонний человек для компании, с лёгкостью замечаю ряд...
216965
3 августа 2021, 07:42
 Уварова Елена Проверенный исполнитель
Как проводить собеседование с маркетологом?
Профессия маркетолога сегодня одна из самых часто встречающихся. Рынок переполнен, однако найти хорошего специалиста не так и легко. Это происходит из-за обилия непрофессионалов с поверхностными знаниями. Профессионал с большой буквы сочетает в себе не...
65262
21 июля 2021, 07:34
 Уварова Елена Проверенный исполнитель
Как получать сотни откликов на вакансии?
Вакансия должна привлекать и продавать! От грамотного написания вакансии зависит не только количество откликов, но и их качество. Ко мне нередко обращаются работодатели с запросом только размещения вакансии без полноценного подбора. Решила написать...
65451
6 июля 2021, 12:12
 Уварова Елена Проверенный исполнитель
Как с помощью адаптации сократить расходы на подбор?
Большой пласт сотрудников принимают решение об увольнении в первые неделю-две со дня выхода на работу. Причины разные. Есть одна общая — чувства покинутости и ненужности. Новичок, предоставленный сам себе, испытывает трудности с общением в...
35151

Дискуссии hr-клуба:

Rodion Portnyagin18 сентября
И не забываем о кросс-функционале, - появление гибридных профессий/специализаций только набирает обороты. Поэтому "Коммуникация....Продакт-менеджер или проджект-менеджер/ product manager or project manager
Коллеги! Мы бесконечно признательны вам, что вы находите время и возможности поднимать такие острые и интересные профессиональные темы,...Высокая самооценка или самоценность. Что важнее для развития карьеры?
Макс Шишкин18 сентября
Евгения, немного смущают термины, которые вы приводите. Особенно в разрезе вопроса в заголовке.Для развития карьеры важны совсем другие...Высокая самооценка или самоценность. Что важнее для развития карьеры?
Павел Бормотов17 сентября
Уважаемая Евгения! Удивительно, отчего люди продолжают жить в системе наказания и самобичевания, вместо системы предупреждения?Самоценность...Высокая самооценка или самоценность. Что важнее для развития карьеры?
Светлана 17 сентября
Евгения, коллеги, добрый вечер.Важно развивать эти две составляющие. Самооценка может изменяться в разные периоды жизни, самоценность...Высокая самооценка или самоценность. Что важнее для развития карьеры?
Сложный вопрос. сама всегда мучилась его решением. И иногда принимала не совсем объективные решения. Например, сообщала увольняемому...Когда лучше уведомить сотрудника о предстоящем увольнении?
Потрясающий вопрос, заставил задуматься и меня саму. Я думаю, что оба фактора важны. Так может хорошее принятие себя, но абсолютное...Высокая самооценка или самоценность. Что важнее для развития карьеры?
Петр Рожков17 сентября
Евгения, добрый день!Спасибо, что затронули глубокую тему про ценности и самоидентификацию. Если поразмышлять, совершенно согласен,...Высокая самооценка или самоценность. Что важнее для развития карьеры?
Правильно выбрать - по зову сердца, а именно по "химии". Если нет мэтча по ценностям, то, скорее всего, надолго там выпускник...Как кандидату выбрать "правильного" работодателя на старте карьеры?
Екатерина! Это важная тема и Вы четко разделили понятия!Как специалист с огромным опытом работы в стартапах, хочу добавить, что продакт...Продакт-менеджер или проджект-менеджер/ product manager or project manager
Вера17 сентября
Есть маркеры. Прежде всего почувствовать- капризный клиент или нет. Далее- деловой разговор. Если клиент готов говорить по делу, кратко,...Как вы определяете при знакомстве с потенциальным заказчиком, что сотрудничество выйдет вам боком?
Pavel S.16 сентября
Добавлю экзотику - Кандидат нам подходит в полной мере но мы вынуждены от него отказаться так как он слишком крутой для нас (хотя кандидат...5 причин отказа на собеседовании, на которые вы никак не можете повлиять
Ирина, здравствуйте!В моей практике консультаций самое удивительное - как раз в этом переходе из"Если бы" в "У тебя..."Хочу работу по душе, но боюсь перемен". Все не так страшно.
Понравилось 10 пользователям