В рамках проведения управленческих тренингов, я нередко задаю вопрос руководителям: Часто ли у Вас возникает ощущение чрезмерной перегруженности»? Многие руководители отвечают, что да сталкиваются с такой ситуацией. Каковы же причины этого? Почему возникают моменты, иногда периоды, когда чувствуются перегрузки, когда нет удовольствия от своей работы?
Обычно можно услышать от руководителей следующие ответы:
И практика показывает, что именно делегирование руководителем некоторых своих задач снимает многие причины перегрузки, и высвобождает время для решения важных стратегических задач руководителю, помимо этого, делегирование еще позволяет развивать персонал.
Чтобы понять, как руководителю эффективно делегировать задачи подчиненным и тем самым снизить нагрузку на руководителя, нам важно получить ответы на следующие вопросы:
Вот на эти вопросы мы с вами последовательно будем получать нужные нам ответы. И как гласит народная мудрость: «Хорошие менеджеры «заставляют» работать других, плохие работают сами…»
Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Принятие ответственности сотрудником происходит в случае наделения его дополнительными правами и полномочиями. Здесь важно понимать, что ответственность – это не то, что вы можете переложить на чьи-то плечи. Это то, что человек должен взять на себя сам. Если человек не берет на себя ответственность, если он полагает, что это остается вашей задачей, то все может пойти не так, как вы планировали.
Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.
Если говорить о целях делегирования, то они следующие:
1. Разгрузить руководителей, освободить их от текучки и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач.
2. Активизировать «человеческий фактор», увеличить вовлеченность и заинтересованность сотрудников.
Делегирование - действие совершенно необходимое. Хочет руководитель или нет, нравится ему или нет, умеет он или не умеет - делегировать вынуждает сама жизнь. Можно сказать, что любой руководитель стоит перед неизбежностью, перед объективной необходимостью делегировать, он вынужден делегировать.
Если он умеет это делать, то тем самым выполняет одну из основных заповедей управленца: "Не я должен подчиняться работе, а работа должна подчиняться мне".
Делегирование является необходимым действием для руководителя, по крайней мере, по двум причинам:
1. Ежедневно объем работы, который предстоит выполнить руководителю всегда, превышает его физические и временные возможности, другими словами, ежедневно он должен делать больше, чем может, больше, чем он в состоянии делать.
2. Совершенно нормально и естественно, когда подчиненный способен делать какую-то работу, справиться с какой-то задачей лучше, чем руководитель. Этого не следует бояться - это следует поощрять и культивировать.
Делегирование – процесс, в котором задействованы две стороны: руководитель и подчиненный. Поэтому важно понимать, что дает делегирование задач руководителю и подчиненному?
Что дает делегирование руководителю:
Что же дает делегирование подчиненному:
А дальше получается интересная картина – вроде бы очевидны преимущества делегирования, как для руководителя, так и для подчиненных и есть понимание, что делегирование – действие совершенно необходимое. Если все так хорошо, то почему же руководители не всегда используют этот инструмент?
Из практики можно назвать следующие причины, которые озвучивают руководители:
Разберем некоторые из этих причин: например, сам сделаю это быстрее и лучше, чем мой персонал". "Проще выполнить это самому, чем организовывать, объяснять и следить за выполнением". Часто это мнение возникает из-за того, что существуют так называемые обезьяны и они не дают нам работать размеренно. Мы сами сажаем себе обезьян на воротник и носим их, и кормим их, и падаем под тяжестью их веса. Откуда эти обезьяны и что они из себя представляют, очень хорошо изложено в книге К. Бланшара «Одноминутный менеджер». Для примера: Вы идете по коридору на совещание, вам на встречу сотрудник «Шеф у нас проблемы» - Какие? - спрашиваете Вы. Начинается изложение проблемы, и Вы понимаете, что времени у Вас нет и говорите: «Это очень важный вопрос, у меня нет сейчас времени. Я частично понял и подумаю над решением». На ком сидит обезьяна – на Вас!!!!
Часто, когда мы делегируем задачу, возникают непредвиденные моменты. Бюджет закончился, нужно протолкнуть идею в более короткие сроки, затронуты интересы смежников… К вам приходит сотрудник и сообщает об этом, Вы говорите, что разберетесь, созвонитесь, протолкнете и что в итоге: Обратное делегирование, пересаживание обезьяны… «В каждую обезьяну вовлечены две стороны: та, которая работаем, и та, которая надзирает».
Или "Среди моих сотрудников нет компетентного человека". В большинстве случаев серьезным препятствием к принятию решения о делегировании всей работы или ее части руководители считают недостаточный уровень подготовки и мотивации своих подчиненных. Очевидно, что если вы будете следовать логике этого препятствия, то вы попадете в ситуацию, когда делегировать будет некому. Старая истина гласит: «Невозможно научиться плавать, стоя на берегу». Невозможно научиться качественно выполнять работу, не выполняя этой работы. Поэтому нужно ответить на вопрос - Каким должен быть сотрудник, чтобы ему можно было делегировать задачу, чем я могу помочь, какая поддержка требуется. Выбрать задачу, которую вы хотите делегировать и прописать требования к сотруднику, которые необходимы для реализации этой задачи.
У руководителя всегда есть искушение все сделать самому, так он чувствует себя более комфортно, но хороший руководитель – это тот руководитель, который умеет организовать успешную работу других людей.
При этом важно понимать, что и подчиненный может избегать делегирования. И причины могут быть следующие:
Чтобы избежать таких ситуаций, в которых делегирование задачи может быть под вопросом, нужно последовательно придерживаться алгоритма эффективного делегирования, который включает в себя пять основных шагов.
1. Выбрать правильную задачу – есть задачи, которые можно делегировать, есть задачи, которые нельзя делегировать. Например, нельзя делегировать - стратегические функции руководителя по определению целей, задач, стратегии, масштабные финансовые вопросы, кадровые перемещения, управленческие решения по результатам контроля (поощрения и наказания), задачи особой важности, срочности, высокой степени риска, задачи, связанные с конфиденциальной информацией; Актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснений или перепроверки и т.д.
2. Выбрать правильного сотрудника - Не только опыт играет значение, важно смотреть и на другие важные моменты: знания, обязательство к выполнению, интересы, настрой, потенциал, мотивация и т.п.
3. Составить четкий план действий
4. Дать четкие инструкции подчиненному при постановке делегированной задачи, определить ответственность, полномочия, отчетность. Убедиться, что подчиненный понимает, что нужно сделать и как, понимает, какие должны быть ожидаемые результаты
5. Дать обратную связь по итогам выполнения задачи и оценить результат. Показать, что было сделано хорошо и соответствует стандартам деятельность и показать, что можно было сделать по-другому, если это имело место.
Осуществив правильное делегирование – Вы можете быть уверены, что Ваш сотрудник не только справится с новой работой не хуже Вас, но и привнесет в ее выполнение много нового.
Руководитель не может выполнять все задачи в одиночку и «тащить все на себе». Важно понимать, что задачи и функции руководителя необходимо делегировать, тем самым, расширяя свои горизонты, ставя новые задачи, генерируя новые проекты и идеи. Работа по делегированию – важная задача для руководителя, но в ней есть несколько «ловушек», на которые руководители не обращают внимания в начале этой работы, между тем, попадая в каждую из "ловушек" весь процесс делегирования существенно осложняется и может привести к конфликтной ситуации в коллективе.
«Ловушка» 1. Руководитель делегирует задачи, которые самостоятельно решать не желает. Но вряд ли это можно назвать делегированием. Скорее, под маской «делегирования» здесь скрывается желание руководителя «спихнуть» с себя груз ответственности за неинтересные задачи, которые выполнять ему не хочется. А хочется ли это выполнять кому-то еще, руководителя, как правило, не интересует.
«Ловушка» 2. Неправильный выбор лиц, которым делегируются полномочия. До сих пор, и это показывает практика, некоторые руководители начинают процесс делегирования ради самого делегирования. Делегирование это осознанный процесс и в первую очередь, намерение руководителя реально изменить существующий ход дел в компании, подразделении.
«Ловушка» 3. Неоправданное стремление руководителя получить быстрый эффект от процесса делегирования. Делегирование полномочий это в первую очередь ПРОЦЕСС, который растянут во времени, поэтому не нужно ждать быстрых результатов. Руководителю нужно набраться терпения, чтобы наблюдать позитивные результаты делегирования.
«Ловушка» 4. Начиная процесс делегирования, иногда руководители забывают о том, что выполняемая работа требует вознаграждения (материальное и нематериальное). Поэтому делегирование должно сопровождаться тем или иным видом вознаграждения, соразмерного усилиям, которые прикладывает сотрудник.
ВАЖНО: Делегирование - это не способ уйти от ответственности, а форма разделения управленческого труда, позволяющего повысить его эффективность. Делегирование облегчает работу руководителя, но не снимает с него обязанности принимать окончательное решение, то есть той обязанности, которая и делает его руководителем.
Как сказала Джулли-Энн Амос (британский консультант по менеджменту): «Если вы все делаете верно, делегирование может стать вашим самым эффективным оружием. У вас появится время для других дел, это позволит вам мотивировать других людей и развивать их способности и качества. От этого все только выигрывают»
Поэтому, если вы будете правильно и эффективное делегировать задачи, то вы получите следующие преимущества делегирования, которое:
И помните, если я не делегировал задачу – значит, я сделал это сам. Важно понимать, что ты делегируешь, зачем ты делегируешь и кому ты делегируешь!!
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение