Контроль не обязательно должен означать ежедневные отчёты, бесконечные уточнения и постоянное присутствие руководителя в каждой задаче. Гораздо эффективнее заранее договориться о результате, сроках, границах самостоятельности и нескольких точках, в которых вы сверяете прогресс.Этот шаблон поможет руководителю контролировать работу без микроменеджмента: видеть риски, вовремя подключаться к проблемам и при этом оставлять сотруднику достаточно свободы для самостоятельной работы.
Задача / проект:
Ответственный:
Дата старта:
Срок завершения:
Что должно быть готово в результате:
По каким критериям поймём, что задача выполнена хорошо:
Что особенно важно не упустить:
Сотрудник должен понимать не только, что от него ждут, но и какие решения он может принимать самостоятельно.
Сотрудник может сам:
? выбирать способ выполнения задачи;
? взаимодействовать с коллегами;
? менять последовательность действий;
? принимать решения в рамках согласованного бюджета;
? корректировать промежуточный план;
? другое: ________________________________.
Необходимо согласовать с руководителем:
? изменение срока;
? изменение бюджета;
? изменение конечного результата;
? привлечение дополнительных ресурсов;
? решение, которое влияет на другие подразделения;
Что может помешать выполнению задачи:
? нехватка времени;
? нехватка ресурсов;
? зависимость от других сотрудников или подразделений;
? отсутствие необходимых данных;
? технические ограничения;
? изменение приоритетов;
Что будем делать, если риск возникнет:
Дата: ______________________
Проверяем:
? Сотрудник правильно понимает задачу.
? Конечный результат понятен.
? План действий сформирован.
? Срок реалистичен.
? Необходимые ресурсы есть.
? Понятны основные риски.
? Сотрудник знает, какие решения может принимать самостоятельно.
Что уже сделано:
Какие вопросы появились:
Нужна ли помощь руководителя:
О чём договорились:
? Работа идёт по плану.
? Есть промежуточный результат.
? Результат соответствует ожиданиям.
? Срок остаётся реалистичным.
? Новых критических рисков нет.
? Приоритет задачи не изменился.
Что уже готово:
Что осталось сделать:
Главный риск сейчас:
Что требуется от руководителя:
Следующий шаг:
? Основная часть задачи выполнена.
? Финальный результат соответствует договорённостям.
? Нет критических замечаний.
? Все ключевые риски сняты.
? Срок завершения не меняется.
Что нужно доработать:
Кто отвечает за доработку:
Срок:
? Задача выполнена.
? Результат соответствует критериям качества.
? Все договорённости соблюдены.
? Заказчик или руководитель принял результат.
? Понятны дальнейшие действия.
Итоговый результат:
Что получилось хорошо:
Что можно было сделать лучше:
Что стоит учесть в похожих задачах в будущем:
Заранее договоритесь с сотрудником: если возникает одна из следующих ситуаций, он сообщает об этом сразу.
? Есть риск срыва срока.
? Возникла серьёзная ошибка.
? Не хватает ресурсов.
? Изменились исходные условия.
? Требуется дополнительный бюджет.
? Решение выходит за пределы полномочий сотрудника.
? Появился риск для клиента, команды или бизнеса.
? Нужно изменить согласованный результат.
Чтобы не превращать встречу в подробный отчёт обо всём сделанном, достаточно пяти вопросов:
Мы всё ещё идём к согласованному результату?
Что изменилось с последней контрольной точки?
Где сейчас главный риск?
Что мешает двигаться дальше?
Где требуется моё решение или помощь?
Если на эти вопросы есть понятные ответы, руководителю совсем не обязательно знать каждый шаг сотрудника.
Для задач, которые не требуют большого проекта, можно использовать сокращённый вариант.
Задача:
Результат:
Первая контрольная точка:
Что проверяем:
Вторая контрольная точка:
Когда сотрудник должен сообщить о проблеме раньше срока:
Финальный результат:
Контрольные точки нужны не для того, чтобы сотрудник регулярно доказывал руководителю, что работает.
Их задача — заранее определить моменты, когда действительно стоит свериться: проверить результат, увидеть риск, принять решение или помочь убрать препятствие.
Если всё идёт по плану, контрольная точка может занять пять минут. Если появилась проблема — руководитель узнает о ней вовремя.
Так контроль остаётся контролем, но не превращается в микроменеджмент.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение