Инструменты для организации рабочего времени и ведения проектов

Посоветую очень простой лайфхак для выбора приоритетов. Альтернативный матрице Эйзенхауэра. Известный, но часто про него забывают. Называется "Метод попарного сравнения".

Помните?

Допустим, у вас список дел: 1), 2), 3), 4), 5).
Вы сравниваете по приоритетности 1) с 2), 1) с 3), 1) с 4), 1) с 5). Ставите плюсик номеру-победителю в каждой паре. В итоге каждое дело получает опредленное количество плюсиков.

Затем сравниваете 2) и 3), 2)и 4), 2) и 5). Количество плючиков меняется.

Затем сравниваете 3) и 4), 3) и 5). Снова подсчитываете плюсы.

Ну в итоге останется срванить только 4) и 5).

По количеству плюсов выбираете самые приоритетные дела. Я пользуюсь этим инструментом даже чаще, чем матрицей Эйзенхауэра.

МИНУСЫ тоже есть. Во-первых, список дел должен быть больше трех. Иначе каждое дело может получить по плюсу, и... все. Во-вторых, когда в списке больше 10 дел, то процедура становится утомительной.

Друзья, кто еще так делает?

Лично мне нравится замечательный инструмент, Помодоро.
"Техника Помодоро – это система управления временем, которая улучшит вашу сосредоточенность и производительность. Она побуждает вас работать в пределах отведенного вам времени, а не бороться с ним". Pomodoro – техника тайм-менеджмента, предложенная в 1980 годах Франческо Чирилло, и названа она так в честь кухонного таймера, выполненного в виде помидорки))).
Техника всегда помогает сосредоточиться и вовремя переключиться для решения пула задач.

Какой инструмент упорядочит движение в проекте. Здесь очень важно, на мой взгляд, учитывать тип проектного менеджера. Есть те, кто с огромны удовольствием и осваивают и затем используют все инструменты электронного учета шагов и действий. Есть и те, кто даже, если освоит любой электронный планинг, будет мучится и прилагать массу усилий для соблюдения и поддержания порядка в электронных программах.
Это психофизиология и привычка. Да, в крупных компаниях с огромным количеством параллельных проектов нужны такие электронные органайзеры. В маленьких компаниях задача простым способом зафиксировать реперные очки и контролировать момент достижения по индикаторам.
Все виды фиксации хороши, но никто и никогда не отменял самый простой, дешевый и надежный карандашный способ фиксации – карманный бумажный планинг/записную книжку с датами и расчасовкой.
Вообще, если требуется вести проект, то разрабатывается его модель и визуальная карта проекта, где видны и этапы и сроки и точки/индикаторы.
Рисуется на одном листе такая картограмма проекта, фоткается в смартфон и она автоматически фиксируется в фотографической/эйдетической памяти управляющего проектом в его голове.

Организационно, если есть возможность, делегировать функцию кому-то из подчиненных – сделайте это, оставив за собой контроль.
Знаю, что есть (и их много), кому, действительно, легко пользоваться календарем в смартфоне, в гугле, специальных приложениях, уметь синхронизировать эти инструменты между собой, возвращаться к ним для анализа, иметь звуковую напоминалку, привязанную к этим программам.
Это полезно, но, вероятно, не для всех. Я так думаю.
Вообще, лучшее – это враг хорошего. Если у Вас параллельно идет не больше 7 проектов, то это вполне себе размах для простой фиксации в планинге. Если больше, то либо нужны помощники, либо нужны электронные органайзеры. С этим соглашусь.
С уважением, Айрат Мустафин

Использую:
-Trello для командных задач,
-синхронизированные календари в outlook и смартфоне, туда же подгружаются запланированные zoom-совещания
-прикладные программы ля сокращения трудозатрат на проверку текстов, создание презентаций и макетов и пр: creator studio, главред, google-таблицы, canva, Базарт, remove, behance, clipchamb
-боже храни Телеграмм и Whats app для быстрой коммуникации и решения срочных задач.

Из методологий - все по Архангельскому:
-Стратегические цели
-декомпозиция стратегич целей на квартальные и месячные задачи
-борьба с прокрастинация и поглотителями времени
-визуализация целей на табличках
-планирование дня с гибкими и жесткими задачами
делегирование всего , что можно.

Что не люблю: Viber - никакой на него надежды, все время косячит.

Приветствую вас, коллеги!
Очень актуальная тема для меня - про подбор инструментов для ведения проектов. На данный момент использую в работе unicore.pro. Это достаточно молодой проект, но его активно развивают. Есть платная и бесплатная версия. В бесплатной версии можно собрать группу из 5 пользователей для командной работы.
А также для меня было неожиданностью узнать, что Битрикс24 сильно поменялся. Я пыталась работать с этим инструментом примерно 2,5 года назад, но полезных функций для меня там почти не было. Спасибо за подсказку!

Сергей, коллеги, добрый день!
Практически каждый из нас сталкивался с MS OutIIok. У многих эта программа является корпоративным стандартом и организации задач и электронной почты, хотя она имеет свои недочеты, но в целом эффективна управлением временем и гибким планированием.
Программа Битрикс24 эффективна для управления проектами, целесообразна для ведения малого бизнеса и для тех кто желает перевести управление на одну платформу. Можно найти множество разных инструментов управления проектами для крупных компаний, и тех, кто работает на себя!

Сергей, доброго дня! Здравствуйте. Коллеги!
Так как в рамках своей профессиональной деятельности я обязан приводить в порядок процессы и взаимодействие, а также повышать исполнительскую дисциплину, то я знаком и владею всеми современными технологиями управления задачами и проектами. От простейшей, типа "Мегаплан", до сложных систем, типа "Лотус" и "САП".
На сегодняшний день, по моему личному мнению и из практики, самая эффективная система в данном направлении - это Битрикс 24. Полтора года назад они начали глобальные изменения, которые продолжались 1,5 года.
Поэтому настоятельно рекомендую обратить внимание именно на данную систему.
В личном же плане я пользуюсь двумя самыми эффективными инструментами на свете!
https://youtu.be/wHJj-ltS4Nw и https://youtu.be/ghL94RIAXTo
И все=все=все знакомы с ними с детства.
Что касается меня, то именно они помогли мне реализовать всё, Что я задумал ещё в 1994 году и будут помогать ещё 92 года.
Всем успехов!

Денис, добрый день!

На работе использую календарь в Outloock - он открыт для всех коллег, помогает планировать в режиме реального времени встречи. Все, что относится к текучке - записываю туда же, чтобы не забыть в течении дня.

Вне работы не использую приложений, дела оцениваю по ценности для меня лично и для реализации больших целей. Приложения пробовал - для меня это просто поглотитель времени, такой же как соц.сети на заполнение и т.д.

Из полезных штук - приложение физической активности, бодрит как мини тренер в телефоне. И приложение для аналитики фин.расходов - круто помогает управлять личным бюджетом.

Денис, большое спасибо за ответ!
Меня больше интересовал момент про "электронную" организацию дня и ведение информации в приложениях. Например, раньше я использовал todoist, сейчас перешёл на google keep. Ведёт ли кто то учёт своего времени, для четкого понимания распределения времени по задачам?

Методик экономии время на сегодняшний день огромное количество. И все он и в свободном доступе. Очень важно понимать сферу и условия, в которых Вы работаете.

Если мы имеем ввиду проектную деятельность, мне очень помогает диаграмма Ганта. Простой и очень эффективный инструмент. Расписываем по вертикали основные этапы проекта, его суть, ответственных. По горизонтали располагаем шкалу времени с дедлайном. Важный момент - не переходим на новый этап - пока не выполнили/не отменили/не перенесли предыдущую.

Офис - очень помогаем матрица Эйзенхауэра. В абсолютно простом виде.
Составляется список дел на неделю/месяц/день - как удобнее.
Потом эти дел ранжируются - стратегические и "горящие" делаю сам, оперативные делегирую (важно - обязательно тем, кого заранее подготовил и кто может выполнить и чтобы сотрудник принял задачу и обладал полномочиями), не важные не срочные - стараюсь "убивать" - если нет смысла в выполнении.

Ну и ТОП правило на работе - никаких соц сетей, пабликов (у меня про спорт) и созвонов с домашними в течении дня - это табу. Либо до работы, либо строго после работы. Мусорщики времени, которые не позволяют сосредоточиться и не несут полезной нагрузки.