Секреты и лайфхаки операционной эффективности. Понятия

Операционная эффективность – это повышение качества продукции (услуг) при одновременном снижении затрат, т.е. операционная эффективность - это эффективность использования внутренних ресурсов компании. Для реализации этой цели в настоящее время предлагается набор различных стратегий, многие из которых нацелены на глобальные перемены в организации. Мы же с Вами в ряде статей пройдём по основным ключевым моментам, способным увеличить результативность и эффективность бизнеса на треть.

Итак, операционная эффективность. По более, чем тридцатилетнему опыту работы в качестве наёмного сотрудника (с 1992 по 2007 год) и бизнес-аналитика (организационного консультанта с 2007 года), операционная эффективность является одним из самых злободневных вопросов для российского бизнеса. И, в первую очередь потому, что нет соответствующего ни базового, ни дополнительного образования в данной области. Менеджерам всегда приходится приходить к операционной эффективности долгим путём проб и ошибок, шишек и синяков. Также как и мне самому, пока я был в найме от продавца-консультанта, до генерального директора.

К данному моменту вооружённый не только российским, но также европейским опытом консалтинга готовлю к выходу свою шестую книгу: “Генеральная уборка бизнеса. За пять дней до чистоты”. Действительно. Всего пять дней требуется для того, чтобы навести порядок и в целях, и в процессах, и в управлении, и в персонале, и в показателях, и во всём управленческом материале. Но это сейчас. В 2003 году такие проекты занимали у меня порядка девяти месяцев.

С чего следует начинать? Всегда с понятий и определений. Именно это слабая сторона нашей бизнес-действительности. Ежегодно через мои открытые и корпоративные мероприятия проходит около 5 тысяч менеджеров из разных секторов экономики абсолютно разных уровней. И из такого количества руководителей и управленцев, в самом лучшем случае, набирается не более двух десятков человек, которые хотя бы раз в жизни держали в руках международные стандарты СМК ISO. А уж читали их вообще единицы. А ведь в них содержится до 70% ответов на возникающие в повседневной деятельности управленческие вопросы.

Причины очень просты. У нас напрочь отсутствует понимание эффективности бизнеса. Для нашей действительности бизнеса существует только одно понятие - “оперрез”. Мы гонимся по вертикалям, горизонталям и плоскостям результативности. Наши менеджеры воплощают в жизнь формулу Ли Якокка: “Если Вы успешный работник и работаете по 8-10 часов в сутки, то Вы обязательно добьётесь результата и будете работать по 15-17 часов в сутки”. А всё потому, что мы не умеем разделять две простые парадигмы: результативность и эффективность. Нас этому не учат. Именно поэтому мы всегда “в бегах” за результатам. Не обращая никакого внимания на эффективность.

Самый простой способ понять, что же такое на самом деле “операционная эффективность” - это представить себе воздушный шарик вашего любимого цвета. Когда мы начинаем его сжимать его снизу с двух сторон, то он начинает расширяться сверху.

Ровно то же самое происходит и с “операционной эффективностью”. По-факту - это сжатие. Сжатие, которое должно привести к сокращению финансового цикла вашей организации. Существует интересная экономическая закономерность. Сокращение финансового цикла любой организации хотя бы на одну неделю способствует высвобождению до 37% заёмных средств из оборотных. А вот к сокращению финансового цикла ведут сокращение производственного, коммерческого, логистического, закупочного, административного и прочих циклов предприятия.

Пример:

Производственный цикл мебельного предприятия по производству “на заказ” составляет 42 дня. На эти 42 дня для покрытия всех расходов (постоянных, переменных, накладных) предприятию требуется 150 млн. рублей. Средняя дневная потребность составляла 4,2 млн.р./день. По факту было почти 3,6 млн.р. Недостатки покрывались овердрафтами, кредитами, займами. Когда привели в порядок и систематизировали все процессы. Правильно расставили фильтры. Оцифровали производственную экономику и затраты персонала. Выстроили производственную логистику. То производственный цикл сократился до 34 дней. А на эти 34 дня у производственного предприятия остались те же самые 150 млн. рублей. А фактически 4,4 млн. рублей/день.

Так где же она “операционная эффективность”?

Чтобы действительно получить ту самую “операционную эффективность” необходимо привести в полный порядок четыре ключевых блока:

1. Детально разобраться с себестоимостью. Осуществить наконец-то переход от килограммов, километров и штук на реальные рубли.

2. Отработать операционную надёжность на уровне бизнес-процессов. Внедрить принципы “экономного менеджмента”, когда не процессы должны следовать за структурами, а структуры чётко должны соответствовать процессам. Процессы нужно развернуть и разделить по зонам ответственности и влияния. Только тогда вы сможете вычленить лишние элементы системы процессов. А именно должности, которые подпадают под понятие: “Отсутствие полезной работы не должно мешать нагружать окружающих бесполезными делами”. И такие должности либо секвестировать, либо (если они относятся к “священным коровам”) отлучить их от основных бизнес-процессов, влияющих на операционную эффективность.

3. Привести в порядок “гибкость” процессов для раскрытия потенциала возможностей внедрения изменений. Основа данного блока - это выстраивание эффективного (именно эффективного - качественного) взаимодействия между структурными подразделениями и функциональными сотрудниками. А это самый краеугольный камень вашего бизнеса. Неорганизованность данного фактора приводит к увеличению продолжительности всех циклов до 30%.

4. Определить безошибочность показателей. Как стратегических, так и тактических и операционных на уровне KPI для всех категорий персонала от уборщицы до генерального директора. Создать полноценную систему координат для каждого участника бизнеса.

И вот тогда, на выходе, мы с вами получим ту самую операционную эффективность. Каждому блоку будет посвящена отдельная статья с инструментарием. Следите за выходом публикаций.

Желаю успехов всем!

С уважением,

Бизнес-аналитик

Павел Бормотов