В должностной инструкции написано, что сотрудник "осуществляет", "участвует" и "взаимодействует". За какой результат он отвечает и что вправе решить сам, из нее обычно не узнать. Для этого я делаю отдельный документ на полторы страницы - карту должности. В ней семь блоков: зачем нужна роль, главный результат, функции, полномочия, показатели, взаимодействия и то, что в работу не входит. В материале пустая форма, карта специалиста по подбору, заполненная целиком, порядок, в котором ее удобнее заполнять, и три ситуации, где она потом пригодится.
Должностная инструкция в таком споре не помогает. Недавно я читала инструкцию специалиста по подбору в производственной компании на 180 человек: четыре страницы, 31 пункт, ни одного срока. "Осуществляет поиск", "участвует в адаптации", "ведет отчетность", последним пунктом "выполняет иные поручения руководителя". Директор был недоволен тем, что вакансии закрываются по два месяца. Сотрудница - тем, что на ней пропуска, медосмотры и табель цеха. По инструкции выходило, что правы оба.
Саму инструкцию я в таких случаях не трогаю: это кадровый документ, у него своя задача. Рядом с ней появляется карта должности. Она короче, написана обычным языком и отвечает на вопросы, которые руководитель и сотрудник на самом деле задают друг другу.
Должность:Подразделение:Руководитель:Зачем нужна роль (одна фраза: "Чтобы..."):Главный результат (что появляется благодаря этой работе):
Ключевые функции, не больше семи:
Полномочия:Решает сам:Согласовывает с руководителем:Не решает:Обязан поднять вопрос, если:
Показатели, не больше четырех:
Взаимодействия:
Что не входит в роль и кому это передано:
Должность: специалист по подборуПодразделение: служба персоналаРуководитель: директор по персоналуЗачем нужна роль: чтобы цеха и отделы получали людей нужной квалификации к сроку, о котором договорились с руководителем подразделенияГлавный результат: согласованная вакансия закрыта в срок сотрудником, который прошел испытательный срок
Решает сама: где искать в пределах 40 тыс. руб. в месяц, отказ кандидату после первого интервью, время встречСогласовывает с директором по персоналу: предложение выше вилки, расходы сверх бюджета, привлечение агентстваНе решает: требования к вакансии и окончательный выбор кандидата, это решение руководителя подразделенияОбязана поднять вопрос, если: руководитель 2 рабочих дня не отвечает по кандидату; за 10 дней нет трех кандидатов; вилка ниже рынка, и это видно по откликам
Не входит в роль: пропуска и запись на медосмотр (переданы в кадровый учет), табель второго цеха (возвращен мастеру цеха)
Читается карта сверху вниз, а заполнять ее удобнее с конца.
Сначала я прошу сотрудника неделю записывать, на что уходит день. У специалиста по подбору из сорока часов четырнадцать заняли пропуска, запись на медосмотры и табель, который достался ей от уволившегося табельщика. Так заполнилась последняя строка карты, и заодно стало видно, откуда взять время на подбор.
Потом главный результат. Формулировку проверяю вопросом к руководителю: представьте, что это выполнено, а вы все равно недовольны - что случилось? Вариант "закрывает вакансии в срок" проверку не прошел: человек вышел вовремя и через месяц уволился. Поэтому в результат попал испытательный срок, а в функции - пятая строка с двумя разговорами. Показатель по испытательному сроку при этом общий с руководителями подразделений, потому что от того, как новичка приняли в цехе, зависит не меньше, чем от подбора.
Дальше полномочия, на них уходит больше всего времени. По каждому сроку из таблицы функций спрашиваю: что человек может сделать сам, если дело встало? В этой компании из 58 дней на вакансию девять кандидат ждал решения начальника цеха. Сотрудница отвечала за срок, а поторопить руководителя старше себя по должности не могла. Строка "обязана поднять вопрос, если руководитель 2 дня не отвечает" дала ей такое право.
Показатели пишу последними, когда уже ясно, за что человек отвечает и на что влияет. Число проведенных интервью, которое раньше шло в отчет, в карту не попало: по нему нельзя сказать, хорошо идет подбор или плохо.
Готовую карту читают руководитель и сотрудник, и на ней ставят дату. Подписи не нужны, это рабочий документ.
Самое очевидное применение - вакансия. Первые строки и таблица функций почти без правок переносятся в объявление, и кандидат читает про результат и сроки, а не про "участие в процессах".
Второй случай - разговор о прибавке. Когда сотрудник приходит с этим вопросом, я предлагаю руководителю положить рядом карту годичной давности и нынешнюю работу. Появилась новая функция, выросли полномочия, прибавился участок - есть предмет для разговора. Ничего не изменилось - разговор тоже получается честный, просто другой.
И наконец "можешь заодно". Новая задача либо вписывается в карту, и тогда из нее что-то уходит или меняется оплата, либо остается разовой просьбой с понятным сроком. Табель второго цеха когда-то тоже был просьбой на пару недель.
Пересматривать карту достаточно раз в год и каждый раз, когда меняется структура или у отдела появляется новая задача. На это уходит минут сорок.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение