Как работает система kpi в отделе продаж на простом примере

Оптимизация работы начинается с правильных целей. Разработка эффективной системы KPIs поможет вам повысить производительность сотрудников в два раза, и это проще, чем кажется.

Ключевые показатели эффективности (KPIs) играют важнейшую роль в развитии бизнеса. Это не просто цифры — это инструменты, которые помогают направлять усилия команды, отслеживать прогресс и достигать стратегических целей.

В отделе продаж KPIs играют ключевую роль, так как они позволяют оценить, насколько успешно продавцы выполняют свои задачи и достигают целей компании.

Разберём, как работает система KPIs в отделе продаж на простом примере. 

1. Зачем нужны KPIs в отделе продаж?

KPIs помогают ответить на такие вопросы:

• Насколько хорошо работают продавцы?
• Какие показатели нужно улучшить?
• Выполняет ли отдел продаж плановые задачи и цели?

Если не использовать KPIs, руководителям будет трудно определить, кто в команде справляется с задачами лучше всего, а кто отстаёт, и как в целом движется выполнение плана продаж.

2. Основные KPIs для отдела продаж

Существуют различные KPIs, которые можно использовать для измерения результатов работы отдела продаж. Вот некоторые из наиболее распространённых:

• Количество сделок: сколько сделок закрыто за определённый период.
• Объём продаж: общая сумма проданных товаров или услуг.
• Средний чек: средняя сумма покупки на одну сделку.
• Конверсия: отношение количества сделок к количеству потенциальных клиентов.
• Скорость закрытия сделки: время от первого контакта с клиентом до завершения сделки.
• Повторные продажи: процент клиентов, которые снова совершили покупку.

3. Пример работы системы KPIs в отделе продаж

Представим, что в компании "ABC" работает отдел продаж, состоящий из 5 сотрудников. Руководитель отдела определяет следующие KPI для своих продавцов:

• Количество сделок за месяц — 20 сделок.
• Объём продаж за месяц — 500 000 рублей.
• Средний чек — 25 000 рублей.
• Конверсия лидов в сделки — 10%.

Шаг 1: Установка целей для каждого продавца

Каждому сотруднику устанавливают индивидуальные цели на месяц:

• Закрыть 20 сделок.
• Достичь объёма продаж 500 000 рублей.
• Удерживать средний чек на уровне 25 000 рублей.
• Конвертировать не менее 10% потенциальных клиентов в реальные сделки.

Шаг 2: Сбор данных и мониторинг

Каждый день продавцы ведут CRM-систему, из которой формируются отчёты о количестве сделок, объёме продаж и клиентах и подсчитываются ключевые показатели.

Пример:

• Сергей за первую неделю месяца закрыл 7 сделок на сумму 150 000 рублей, его средний чек составил 21 000 рублей, а конверсия — 12%.
• Анна закрыла 5 сделок на 130 000 рублей, её средний чек — 26 000 рублей, а конверсия — 9%.

Шаг 3: Анализ результатов

Руководитель отдела продаж регулярно отслеживает KPIs каждого сотрудника. По итогам первой недели видно:

• Сергей опережает план по конверсии, но его средний чек ниже требуемого. Ему нужно обратить внимание на повышение суммы сделки.
• Анна хорошо справляется с задачей по среднему чеку, но её конверсия ниже нормы, что говорит о необходимости улучшить работу с потенциальными клиентами.

Шаг 4: Корректировка действий

На основе данных руководитель даёт каждому сотруднику рекомендации. Сергею нужно больше уделять внимания "дорогим" клиентам, а Анне — проработать скрипты продаж, чтобы повысить процент закрытых сделок.

Шаг 5: Подведение итогов

В конце месяца каждый продавец отчитывается по своим KPIs. Если продавцы достигли всех целей, им начисляют бонусы. Например, за выполнение плана по объёму продаж (500 000 рублей) — 10% от суммы продаж. Те, кто не выполнил план, получают подробную обратную связь и рекомендации для улучшения.

4. Преимущества использования KPIs в отделе продаж

• Прозрачность: KPIs позволяют чётко видеть, как работают сотрудники и что можно улучшить.
• Мотивация: Продавцы лучше понимают, чего от них ждут, и могут мотивироваться выполнением планов и достижением бонусов.
• Контроль и оптимизация: Руководство может своевременно корректировать действия, чтобы улучшить результаты и достигнуть целей компании.
• Объективная оценка: Оценка сотрудников становится более справедливой, так как строится на объективных числах и показателях.

5. Три самые распространенные ошибки при внедрении KPIs

Внедрение KPIs (ключевых показателей эффективности) в отделе продаж может существенно повысить эффективность работы, но также может сопровождаться ошибками, которые могут негативно повлиять на результаты. Вот три самых распространенных ошибки при внедрении KPIs в отделе продаж:

Ошибка 1: Неправильный выбор KPIs

Описание: Выбор KPIs, которые не отражают реальные цели бизнеса или не имеют значения для деятельности отдела продаж, может привести к неправильным приоритетам и неэффективности. Например, если KPIs сосредоточены только на объеме продаж, без учета качества клиентского сервиса, это может снизить общий клиентский опыт и лояльность.

Решение: Сначала четко определите бизнес-цели и задачи отдела продаж. Выбирайте KPIs, которые напрямую связаны с этими целями и помогут отслеживать прогресс в их достижении. Включайте как количественные, так и качественные показатели для получения полного представления о результатах работы.

Ошибка 2: Отсутствие ясных и достижимых целей

Описание: Установка слишком амбициозных или неясных целей может демотивировать сотрудников, так как они могут не понимать, что от них требуется, или чувствовать, что цели недостижимы. Это может привести к снижению мотивации и общей производительности команды.

Решение: Устанавливайте четкие, измеримые и реалистичные цели для каждого KPIs. Обеспечьте, чтобы цели были SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) — конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Регулярно пересматривайте цели и корректируйте их при необходимости.

Ошибка 3: Неэффективная система мониторинга и отчетности

Описание: Если система мониторинга KPIs неэффективна, это может привести к недостаточной прозрачности и затруднениям в отслеживании выполнения целей. Без регулярного и точного мониторинга трудно определить, где возникают проблемы и как их можно решить.

Решение: Внедрите эффективные инструменты для мониторинга и отчетности, которые позволят легко отслеживать показатели и получать регулярные отчеты. Обеспечьте доступ к данным для всех заинтересованных сторон и проводите регулярные анализы и обсуждения результатов. Создайте прозрачную систему, чтобы сотрудники могли видеть свои результаты и понимать, как они могут улучшить свою работу.

Избегая этих распространенных ошибок, вы сможете более эффективно внедрить систему KPIs в отделе продаж и достичь лучших результатов.

6. Заключение

Система KPIs в отделе продаж — это мощный инструмент для повышения эффективности работы. Чётко определённые цели и показатели помогают продавцам фокусироваться на главных задачах, а руководителям — корректировать работу команды и добиваться лучших результатов.

На простом примере мы видим, что правильно подобранные KPIs помогают, как улучшить личные показатели каждого продавца, так и вывести работу отдела продаж на новый уровень.