Кто и как платит НДФЛ при бенефитах для персонала?

Олеся, добрый день!
Если речь идет о предоставлении сотруднику денежного бюджета (в том числе в формате компенсации расходов на лечение или обучение), в общем случае у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ.
Не облагаемые варианты возможны, но зависят от конструкции:
– медицинские расходы при оплате работодателем напрямую медорганизации и соблюдении требований НК РФ;
– обучение, если оно осуществляется в интересах работодателя и оформлено соответствующим образом.
Если бюджет носит гибкий характер и сотрудник сам выбирает, как его использовать, налоговые органы, как правило, квалифицируют это как доход.Работодатель в данном случае выступает налоговым агентом: исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ. Самостоятельная уплата сотрудником является скорее исключением (например, если удержание невозможно).В положении о бенефитах рекомендую зафиксировать:
– порядок предоставления бенефита (денежная форма, оплата третьим лицам);
– налоговый режим (в каких случаях возникает НДФЛ);
– статус работодателя как налогового агента;
– при необходимости механизм gross-up (компенсации налога сотруднику).
Практически использовала три модели:
– компенсационная (с НДФЛ);
– чистый бенефит с компенсацией налога;
– прямая оплата провайдерам (медицина, обучение) с возможностью налоговой оптимизации.
Ключевой момент сначала определить модель предоставления, так как именно она определяет налоговые последствия и формулировки в документах.

Дорогая Алеся,
в российском налоговом законодательстве не существует понятия «бенефит» как в западных корпоративных культурах. С точки зрения Налогового кодекса РФ (НК РФ), любая выплата (или оплата товаров/услуг) в пользу сотрудника, не являющаяся обязательной по ТК РФ, рассматривается либо как доход в натуральной форме, либо как выплата в рамках трудовых отношений.
По Вашим вопросам:
1. Нужно ли сотруднику уплачивать НДФЛ за это?
Да, нужно. Если только вы не уложитесь в лимит «суточной» материальной помощи или не воспользуетесь сложной схемой с договорами ДМС (для лечения) или договорами с российскими образовательными лицензированными учреждениями (для образования).
Почему это облагается:
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, доходом признается любая экономическая выгода. Если компания оплачивает обучение или лечение сотрудника (а не, например, оказывает услуги в рамках ДМС или обязательного медосмотра), это является доходом, полученным в натуральной форме (ст. 211 НК РФ).
Исключения (когда НДФЛ платить не нужно):
1. Образование:
Если оплата происходит по договору с российскими образовательными учреждениями, имеющими лицензию, и это основное или дополнительное профессиональное образование сотрудника.
Важное условие: Доход освобождается от НДФЛ на основании п. 21 ст. 217 НК РФ, но только если деньги перечисляются безналично напрямомучебному заведению. Если вы выдаете деньги сотруднику «на руки» (под отчет или как компенсацию) — это облагаемый доход.
Нюанс: Если обучение носит развлекательный характер (курсы массажа, кулинарные мастер-классы) или ведется иностранной организацией без лицензии РФ — льгота не применяется.
2. Лечение:
Если лечение оплачено напрямую медицинской организации (или через подотчет, но строго по целевому назначению) и у клиники есть лицензия.
Льгота действует только для самого сотрудника, его супруга, родителей и детей. На других родственников (братья, сестры) льгота не распространяется (Письмо Минфина от 22.10.2020 № 03-04-06/92428).
ДМС: Если вы оформляете добровольное медицинское страхование (ДМС) на весь коллектив по договору со страховой, взносы по такому договору не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 213 НК РФ) — это самый чистый способ дать бенефит на лечение без налогов.
Вывод: Если вы просто выделяете бюджет (например, 50 000 руб.), который сотрудник тратит по своему усмотрению на любые клиники/курсы, или возмещаете ему чеки постфактум — это облагаемый доход (кроме узких льготных случаев).
2. Надо самостоятельно уплачивать НДФЛ или можно через работодателя?
Через работодателя. Сотрудник сам платить НДФЛ в этом случае не должен.

Поскольку компания признается налоговым агентом (ст. 226 НК РФ), она обязана:
1. Исчислить НДФЛ со стоимости бенефита.
2. Удержать его из ближайшей выплаты сотруднику (зарплаты, премии).
3. Перечислить в бюджет.
Важный риск: Если у сотрудника нет иных доходов в компании (например, он в отпуске за свой счет или в декрете), и удержать налог не из чего, компания обязана в течение месяца письменно уведомить ФНС и сотрудника о невозможности удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ). В этом случае сотруднику придет уведомление из налоговой, и он заплатит налог сам.
3. Как корректно объяснить в положении о бенефитах?
Чтобы у вас не было претензий со стороны налоговой и вопросов от сотрудников, в Положении необходимо разделить два подхода: налогооблагаемые бенефиты и бенефиты в рамках налоговых льгот.
Дополнительные рекомендации
1. Не используйте формулировку «Выдача наличных».
Если вы просто напишете: «Сотрудник получает 50 000 руб. на лечение», налоговая может переквалифицировать это в премию или материальную помощь. В Положении обязательно указывайте механизм «компенсация документально подтвержденных расходов» или «оплата по безналичному расчету».
2. Учет лимита материальной помощи.
Если вы хотите полностью избежать НДФЛ без привязки к лицензиям клиник и вузов, используйте лимит материальной помощи (п. 28 ст. 217 НК РФ). До 4000 рублей на сотрудника в год — НДФЛ не облагается. Вы можете заложить в Положении: первые 4000 руб. бенефита проходят как матпомощь (без налогов), остальное — как облагаемый доход или через льготные схемы (безнал клиникам/школам).

3. Страховые взносы (ПФР, ФСС, ФОМС).
Если вы просто компенсируете затраты или выдаете деньги — на эту сумму нужно начислить страховые взносы (30% + травматизм).
Если вы оплачиваете услуги по договорам с медучреждениями напрямую (или ДМС) — взносы не начисляются (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 422 НК РФ). Это существенная экономия для компании.
Резюме для руководства:
Если вы просто выделяете бюджет «живыми» деньгами — это полноценный налогооблагаемый доход сотрудника (НДФЛ 13/15% + взносы 30%). Если вы хотите дать сотрудникам реальную выгоду без потери части суммы на налоги, стройте процесс через прямые безналичные расчеты с лицензированными российскими клиниками и учебными центрами. Соответствующие условия нужно четко прописать в Положении, предупреждая сотрудников, что при выборе «свободного использования» (наличные или иностранные школы) налог будет удержан из зарплаты.

Алеся, добрый день!
У нас было как - мы сотрудникам не отправляли деньги отдельно, но производили оплату.
Была компенсация курортов - т.е. мы оплачивали отель, дорогу, компенсация ДМС, фитнеса, обучения - но это все напрямую работодатель платил отелям, клубам и т.д.

Обратите внимание на статьи закона:
НК РФ Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения):
10) суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг своим работникам, их супругам, родителям, детям (в том числе усыновленным), подопечным в возрасте до 18 лет, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по старости, и оставшиеся в распоряжении работодателей после уплаты налога на прибыль организаций;
21) суммы платы за обучение налогоплательщика по основным и дополнительным образовательным программам в российских организациях, осуществляющих образовательную деятельность, либо иностранных организациях, имеющих право на ведение образовательной деятельности;

Если сотрудник оплачивает все сам, то вам необходимо будет спрашивать у него договор, чек, документы клиники.

Но сразу скажу -я не главбух)) поэтому ждем мнения других коллег )))