Чек лист для подготовки и проведения ассессмент центра

Оценка персонала

3855

21 июня 2021

HR-клуб

Анастасия Андреева

HR-клуб

Ваш HR партнёр в повышении эффективности персонала и бизнес процессов
Автор 38 публикаций

В оценке сотрудников и руководителей мелочей не бывает. Очный и онлайн формат оценки имеют свои нюансы в подготовке.

Бывает, что оценка не проходит гладко: у участников остается «подпорченное» впечатление, они с недоверием относятся к результатам и предложениям участвовать в ассессмент центре в будущем.

К сожалению, часто причина этого не в том, что ведущий или наблюдатели были не профессиональны, и не в том, что подобранные упражнения оказались не релевантны. Причина банальна и, как нам кажется, очень проста – это организационная подготовка и технические детали.

Чтобы упростить подготовку к ассессмент центру и избежать организационных ошибок, предлагаю воспользоваться чек-листом. Его пункты - это те грабли, на которые наступала либо я сама, либо мои коллеги.

Чек лист будет полезен:

Внутренним HR экспертам, которые проводят оценку самостоятельно или организуют ассессмент центр при помощи приглашенных внешних экспертов
Руководителям, отвечающим за организацию оценки
Начинающим HR специалистам, которые планируют проводить ассессмент центр

Коллеги, напишите, пожалуйста, в комментариях, что Вы рекомендуете добавить в чек-лист. Буду рада, если мы сможем сделать чек-лист более ценным для практического применения!

Если у Вас есть вопросы по пунктам чек-листа или по подготовке ассессмент центра, свяжитесь со мной удобным для Вас способом: напрямую по контактным данным, через форму обратной связи на сайте или в комментариях. С удовольствием поделюсь опытом и помогу решить Ваши задачи.

ЧЕК-ЛИСТ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОДГОТОВКИ ПРОВЕДЕНИЯ АССЕССМЕНТ ЦЕНТРА
№	Необходимое действие	Факт / Дата выполнения
Информирование участников
1.	Участникам выслано ознакомительное письмо о целях и процедурах ассессмент-центра (не менее чем за 2 недели до АЦ)
2.	Проведена очная или онлайн встреча с участниками АЦ, на которой рассказаны цели и задачи оценки, регламент самого АЦ. Участники и эксперты, проводящие оценку, представлены друг другу (не менее, чем за неделю до АЦ)
3.	Если планируется видео запись АЦ, участники проинформированы об этом заранее. От них получено согласие
4.	Если планируется присутствие на АЦ «гостей» (например, руководителей, представителей HR), т.е. тех, кто не участвует и не проводит АЦ, участники проинформированы об этом заранее. От них получено согласие
5.	В электронные календари участников отправлено приглашение с датой и временем АЦ. Каждый участник подтвердил свое участие, зарезервировал время на АЦ в своем электронном календаре
6.	Участники ознакомлены с компетенциями, оцениваемыми в рамках АЦ
7.	Участники ознакомлены с регламентом АЦ (время, даты, перерывы в процессе проведения АЦ)
8.	Определен ответственный сотрудник, к которому участники АЦ могут обратиться с вопросами. У участников АЦ есть контакты этого сотрудника
Подготовка помещения для очного АЦ (см. требования к помещению)
9.	Подготовлено помещение (площадь от 40 кв.м., с окнами, дневным освещением, вентиляцией воздуха), если АЦ проводится в групповом формате
10.	Подготовлено помещение (площадь от 15 кв.м., с окнами, хорошим освещением, вентиляцией воздуха), если АЦ проводится в индивидуальном формате
11.	Подготовлено необходимое количество стульев для участников, наблюдателей, ведущего, гостей
12.	Подготовлены столы для ведущего АЦ и наблюдателей
13.	В помещении есть розетки и удлинители
14.	В помещении есть доступ к Wi-Fi для наблюдателей и ведущего АЦ
15.	Соблюдена планировка помещения
Подготовка переговорных комнат для очного АЦ (см. требования к помещению)
16.	Подготовлены помещения по количеству наблюдателей
17.	В каждом помещении 2 стула
18.	В каждом помещении 1 стол
19.	В каждом помещении есть розетки
20.	Площадь каждого помещения не менее 10 кв.м.
21.	В помещении дневное освещение, вентиляция воздуха.
Подготовка оборудования и материалов для очного АЦ
22.	Установлен и настроен проектор и экран к нему
23.	Настроен Wi-FI для наблюдателей и ведущего АЦ
24.	Установлены удлинители от розетки до столов ведущего и наблюдателей
25.	Установлен флипчарт (+ бумага, маркеры) Подготовлены бейджи (по количеству участников + ведущему и наблюдателям)
26.	Распечатаны оценочные процедуры для выдачи их участникам АЦ в процессе проведения АЦ (по колчиеству участников). Не менее, чем за 2 дня до проведения АЦ (чтобы успеть их проверить и сгруппировать)
27.	Материалы для участников разложены в стопки по типам материалов в той последовательности, в которой они выдаются участникам. В случае подготовки именных материалов, материалы сгурппированы по участникам
28.	Распечатанные материалы проверены на качество печати (отсутствуют полосы, непропечатанные фрагменты, корректная последовательность страниц)
29.	Подготовлены планшеты (по количеству участников)
30.	Подготовлены ручки (по количеству участников + ведущему и наблюдателям)
31.	Подготовлены ножницы (1 шт.)
32.	Определен ответственный сотрудник, который сможет помочь с настройкой оборудования, устранению неполадок до и во время проведения АЦ (проектор, Wi-Fi, др.). У организаторов АЦ есть контакты этого сотрудника, они предварительно встретились с данным сотрудников. Данный сотрудник уведомлен о своих обязанностях и согласен с ними
Организация обеда и кофе-брейков
33.	Организована возможность обеда для участников, ведущего и наблюдателей в течение минимум 40 мин.
34.	Подготовлена питьевая вода (бутылки / кулер, стаканчики). Из расчета не менее 1,5 л на человека.
35.	Подготовлены кофе-брейки: кофе, молоко, чай (зеленый, черный), сахар, печенье/шоколад/орехи/конфеты, сэндвичи, фрукты (меню на усмотрение Организатора)
Подготовка к проведению АЦ в онлайн формате
36.	Определена платформа, на которой проводится оценка(специализированная платформа для оценки или канал для видеосвязи Skype, Zoom, Teams, др.)
37.	Участник оценки и проводящий оценку эксперт получили ссылки на видеоконференцию (подтвердили их получение)
38.	Участник АЦ и проводящий оценку эксперт умеют пользоваться выбранным каналом связи и его доп. функциями, которые требуются для проведения АЦ, например, демонстрация экрана (при необходимости прошли обучение)
39.	У участника АЦ и проводящего оценку эксперта настроены: микрофон, камера, наушники (очень рекомендую использовать отдельное, а не встроенное на компьютере оборудование)
40.	У эксперта, проводящего оценку настроено: дополнительное освещение при помощи оборудования (например, кольцевая лампа) «задний» фон эксперта (не должен отвлекать; рекомендуется: светлая стена. Не рекомендуется диджитал заставка)
41.	Подготовлено помещение, в котором находится участник АЦ / эксперт, проводящий оценку: дневное освещение, отсутствуют внешние шумы, хорошая вентиляция воздуха, наличие питьевой воды на столе
42.	Определен ответственный сотрудник (-и), который сможет до и во время проведения АЦ помочь по техническим вопросам (настройка оборудования, звука), при необходимости помочь «найти» оцениваемого, если он не вышел на связь. Отвтсвенный сотрудник уведомлен о своих обязанностях заранее, зарезервировал на это время в своем графике
Подготовка наблюдателей
43.	Наблюдатели знают оцениваемые компетенции и их индикаторы
44.	Наблюдатели изучили инструкции ко всем процедурам ассессмент-центра, компетенции, оцениваемые в каждой процедуре (при необходимости: ответы к процедурам)
45.	С наблюдателями проведен тренинг: как оцениваются компетенции и поведенческие индикаторы в каждой процедуре применительно к модели компетенции конкретной компании и с учетом должностей участников АЦ и целей оценки
46.	Наблюдатели знают регламент ассессмент-центра, требования к своему внешнему виду
47.	Наблюдатели умеют работать с оценочными листами, используемыми в рамках ассессмент-центра
48.	Наблюдатели умеют работать в системе онлайн оценки, Google таблицах (в зависимости от того, что используется для внесения оценок)
49.	Наблюдатели умеют пользоваться выбранным каналом для проведения онлайн АЦ (если АЦ проводится онлайн)
50.	За наблюдателями закреплены участники. Наблюдатели знают, за кем из участников они закреплены
51.	Наблюдатели знают сроки проведения сверки оценок, сроки предоставления заполненных листов, сроки предоставления отчетов (если отчет пишут наблюдатели)
52.	Каждый наблюдатель получил свой комплект печатных материалов: оценочные процедуры с инструкциями для участников и наблюдателей, оценочные листы по каждой процедуре и по каждому оцениваемому наблюдателем участнику)

Чтобы было проще напечатать все материалы, которые используются при проведении оценки (для участников, наблюдателей и ведущего), я предварительно составляю для шпаргалку для печати. Она, кстати, не раз выручала меня, когда я просила подготовить материалы своего помощника или отдавала их для печати в типографию.

Примерно вот такую: