У нас всё в Excel, и это работает» — а нужно ли вам вообще ИТ-внедрение

Так говорят многие компании. Особенно те, кто развивался органично: без внешних консультантов, без сложных автоматизаций, без формальных процессов. Всё строилось по логике «делаем, как удобно». Таблицы, чаты, личные договорённости, опыт сотрудников — и этого действительно может хватать. Особенно если бизнес небольшой, а команда слаженная.

Excel в такой среде — это не просто инструмент. Это целый мир: универсальный, гибкий, привычный. Тут всё под рукой. Вы сами настраиваете, как удобно. Можете быстро внести изменения, посчитать, свести, скопировать. Сотрудники давно привыкли. Кто-то даже автоматизировал часть процессов через макросы и сводные таблицы. Почему бы нет?

Но между «работает» и «работает хорошо» — огромная разница. И она становится особенно заметна, когда компания начинает расти.

Почему Excel кажется удобным

Это по-настоящему комфортный инструмент. 

— Его знают все, не нужно обучать. 

— Не требует лицензий, интеграций и внедрения. 

— Позволяет быстро «собрать что-то на коленке». 

— Можно копировать, делиться, комментировать. 

— Практически бесплатный.

И именно это делает его таким популярным в малом и среднем бизнесе. Excel создаёт иллюзию контроля. Кажется, что всё под рукой. Кажется, что вы всё видите. Но по факту — это контроль в ручном режиме. А когда система держится на внимательности и памяти сотрудников — она рано или поздно даёт сбой.

Когда Excel начинает подводить

Сначала всё идёт гладко. Один файл, одна логика, один ответственный. Но проходит время, и появляются сигналы: 

— Таблицы начинают плодиться. Одна версия в одном отделе, другая — в почте, третья — «у кого-то была свежая». 

— В компании формируется «смотрящий по Excel»: человек, который знает, где что хранится и как это всё сводится. Его уход — мини-катастрофа. 

— Данные не согласованы. Числа не бьются. На совещаниях обсуждают не смысл, а «откуда у кого такие цифры». 

— Работать становится дольше: копипасты, сверки, поиск нужной вкладки, пересылка друг другу по почте. 

— Ошибки — регулярны. Случайно удалили строку, не заметили фильтр, не туда вставили формулу. И всё поехало. 

— Нет общего понимания, кто за что отвечает. Все делают «как привыкли».

Excel не масштабируется. Он не поддерживает роли, разграничения доступа, журналирование, автоматические проверки. Всё приходится делать вручную — и это главная проблема.

ИТ-внедрение — не про софт. Это про зрелость процессов

Когда нагрузка на команду становится выше, когда растёт поток клиентов и задач, когда данные нужны «здесь и сейчас» — без автоматизации становится тяжело.

Вот тогда появляется логичный вопрос: а не пора ли «систему»?

Но здесь важно не перепутать причину со следствием. ИТ-внедрение — не «новая мода». Это не про то, чтобы поставить модную CRM или ERP. Это про переход к другому уровню управления. Когда процессы прозрачны. Когда нет зависимости от конкретного человека. Когда вы можете принимать решения не по ощущениям, а по данным.

Но! Система не создаёт порядок. Она его только усиливает

Это ключевой момент, который упускают многие. 

Поставить CRM или любую другую систему — легко. Подключить, купить лицензии, настроить — всё это можно сделать за неделю. 

Но если у вас не налажен процесс, если никто не понимает, как и зачем мы ведём клиента, как строится воронка, кто отвечает за этапы — система только «оцифрует» этот бардак. Он станет красивее, быстрее, но не исчезнет.

А потом появляются жалобы: 

— «Слишком сложно». 

— «Не понятно, зачем это всё». 

— «Работали же нормально, зачем всё менять». 

— «Скорость упала». 

— «Все всё равно пишут в чаты».

Что нужно сделать до внедрения системы

Чтобы ИТ действительно помогло, нужно подготовиться. Не технически — стратегически.

Описать процессы. Понятно, коротко, без формального буллшита. Как мы работаем, как движется заявка, кто за что отвечает.

Найти узкие места. Где чаще всего ошибки? Что держится на одном человеке? Что вызывает зависания, споры, хаос?

Определить цель. Не «внедрить CRM», а «снизить время обработки заявки на 30%». Или «перестать терять клиентов на этапе первичного отклика». Это и есть настоящая задача.

Подготовить команду. Не просто обучить нажимать кнопки, а объяснить: зачем. Что станет проще. Что уйдёт. Где выгода — лично для них.

Протестировать на малом. Один отдел. Один тип клиента. Один кейс. Только после успешного пилота — масштабироваться.

Excel — не враг. Он просто не должен быть вечным

Excel — это не проблема. Это отличный инструмент, когда бизнес ещё маленький, когда нужно быстро собрать отчёт или вручную проследить за процессом. Он прост, гибок и почти всегда под рукой. И не стоит срочно от него избавляться только потому, что «так говорят эксперты». Проблема начинается тогда, когда Excel становится единственной системой управления в компании, которая давно уже из него выросла. Когда таблиц становится десятки, они живут в личных папках у сотрудников, данные теряются, копируются вручную, и никто не может точно сказать, где находится актуальная информация. Тогда Excel из помощника превращается в тормоз.

ИТ-внедрение в этот момент — это не про «модную систему», это шаг во взрослость. Не резкий, не мгновенный, не безболезненный — но абсолютно необходимый, если вы хотите стабильности и роста. Главное — подойти к нему с головой. Не начинать с выбора коробки и красивых интерфейсов, а с честного разбора своих процессов. Где затыки? Что повторяется изо дня в день? Где люди заменяют систему собой? Только поняв, как всё устроено сейчас, можно строить что-то новое — не абстрактное, а под конкретные задачи, людей и цели вашей компании. Тогда вы не просто «внедрите систему», а создадите среду, где работа идёт по уму, а не «на ручнике».

Если сомневаетесь — лучше поговорить

Не обязательно сразу что-то внедрять. Можно просто разобраться: как устроено у вас, какие риски уже заметны, и можно ли что-то улучшить простыми шагами. Без демо, презентаций и воронок. Только ваш контекст и реальные задачи.

Если нужно — обсудим.