Творческий беспорядок, или все-таки вселенский хаос?

Наша квартира мне телевизионную передачу напоминает –

«Что? Где? Когда?» - называется. Потому что не знаешь,

что где валяется и когда все это закончится.

(«Зима в Простоквашино»)

 
В наше время информация поступает к нам тоннами каждый день. Каждый час мы получаем, обрабатываем, отправляем обратно огромное количество писем, документов, новостей, задач. Неудивительно, что наш рабочий стол порой похож на место ядерного взрыва. И даже если вы себя часто корите за беспорядок, считая, что рабочий стол создан для удобства в работе, не забывайте, что письменный стол – это не просто подставка для компьютера, чашки кофе и хранилище для бумаг.
 
Это ваша маленькая индивидуальная приемная (независимо от вашей должности), по которой о вас можно составить представление, и не только профессиональное.  

Посмотрите внимательно на ваш стол со стороны. Если ваше рабочее место хронически завалено бумагами, на мониторе приклеены желтые стикеры «очень важных напоминалок», которые висят уже полгода; в лотке лежит договор, до которого все никак не дойдут руки, а под клавиатурой пылятся счета и записки «сделать сегодня до 14-00», наверное, пришла пора что-то менять. Психологи утверждают, что порядок (или его отсутствие) напрямую зависит от порядка в вашей голове.

Мало кто задумывается, но от того, как организованы вещи на вашем рабочем столе действительно зависит ваша работоспособность, а значит, и результаты. Об этой прямой зависимости и пойдет речь в статье. Даже самый обычный хаос можно призвать к порядку, и творческий беспорядок сделать более организованным.

У каждого из нас есть своя структура распределения информационных потоков. Почта приходит в разные папки: Коллеги, Начальник, Разное, Рассылки (и даже если она приходит в одну папку: входящие – это все равно структура). Документы сортируются по разным папками и лоткам. В компьютере несколько десятков папок, распределяющих ваши электронные документы. Но в какой-то момент ваша структура терпит крах. Вы не можете найти необходимую вам бумагу и вынуждены создавать ее заново, или обнаружили, что одна из папок «растолстела до неприличия», а в другой лежат те три документа, которые вы положили туда ещё 6 месяцев назад. Тогда вы делаете «генеральную уборку». Все бумаги высыпаются на пол, и целый рабочий день тратится на то, чтобы придумать новую структуру. Знакомая картина? Что ж. Давайте разберемся, в чем причина такого финала. Изначально вы старались построить структуру сразу, не обдумывая и не пробуя. Что это значит?

Приведу пример, чтобы было понятно, о чем я говорю. В Америке при строительстве нового парка, дорожки выкладывают не так, как придумал архитектор. Строители их вообще не выкладывают. Первое время. Люди начинали протаптывать дорожки, как им удобно. И только после этого дорожки асфальтируются. И часто они кривые и затейливые – но это оптимальное решение, подсказанное жизнью, а не из головы.

Точно такой же подход рекомендуется применять к формированию структуры хранения вашей информации. В чем он состоит?

- Создайте «место» для хаоса – какой-либо накопитель бумаг, куда вы будете складывать абсолютно все документы.

- Теперь примерно определите, сколько времени у вас занимает время на поиск информации (документов),  и время на поддержание порядка.

- когда время и внимание на поиск становится слишком велико, делайте «первый шаг порядка». Определите из всех бумаг, записок и т.д. наиболее легко определяемый тип документов: «поставщики», «на подпись», «Петров А.А», «проект Belissimo», «договора» и переселите эти документы в отдельную папку, а все остальные бумаги – в ваш накопитель.

Если следовать этому небольшому алгоритму, у вас постепенно будет «вырастать» место порядка. Это место будет куда более удобным, чем придуманное из головы. И понятнее с точки зрения того, что куда класть и где это потом найти.

Потом вы можете уменьшить количество папок, если вам это покажется удобоваримым и удобным именно вам.

С распределением информационных потоков мы разобрались. Теперь давайте обратим внимание на ваш рабочий стол. Как он выглядит со стороны? На нем хаотично лежат бумаги, несколько статуэток, пара книг (которые вы планировали начать читать ещё месяц назад), ежедневник с визитницей, пара милых вам вещей, стаканчик с ручками, калькулятор, степлер? Или же на нем царит идеальная чистота, только компьютер и ручка?  И то и другое не слишком помогает нам в работе. Необходимо найти «золотую середину». И сделать это нужно, учитывая особенности нашего внимания.

Глеб Архангельский разработал следующую структуру, и на данный момент она является, пожалуй, самой эффективной техникой организации своего рабочего пространства.

Итак, как утроено внимание человека: 

Сознание может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом, или проблемой. (Есть утверждение, что женщины могут делать сразу несколько дел одновременно – на самом деле, они лишь умело и быстро умеют переключать внимание с одной задачи на другую).

Предсознание, или так называемая «оперативная память», может контролировать 8 объектов (7 плюс минус 2).  Занимаясь одной главной задачей, вы можете держать в поле зрения ещё 5-9 – но не больше.

Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одним делом, подсознание работает со всеми остальными. Важно не мешать ему и не пытаться работать над всеми одновременно.

Поэтому эффективно организованная структура рабочего пространства должна соответствовать структуре внимания.  

- Центр внимания, с которым вы сейчас непосредственно работаете (документ, задача, проект). – Это монитор (иногда телефон).

- Область ближайшего внимания, которая содержит 7+-9 объектов, «близко необходимых». – Это пара документов, стикеры. То есть  некие ключевые сигналы, напоминающие вам о наиболее приоритетных задачах. Эту сигнальную область удобно поместить между монитором и клавиатурой.

- Где-то рядом с сигнальной областью стоит выделить «Подсознание» сигнальной области – все остальное. Это место для тех стикеров, визиток, которые вы отдаляете от центра внимания.  То, что не является приоритетным или срочным. (см. рис. 1).

Если сигнальная область должна расчищаться один раз в день, то наводить порядок в «подсознании» сигнальной области стоит один раз в неделю.

Также рядом с сигнальной областью стоит «поселить» технически необходимые вещи, на досягаемости руки: степлер, калькулятор, телефон, письменные принадлежности и т.д. Они должны быть четко отделены от сигнальной области и не привлекать ваше внимание. 

Также вы можете организовать «место хаоса» для документов. В процессе работы у вас наверняка появляются те, или иные документы, с которыми вам нужно работать. В идеале, если это будет «входящий» и «исходящий» лоток. Во «входящий» накопитель отправляются те документы, которые поступают к вам в течение дня, а в «исходящий» - отработанные документы. В конце дня вам нужно будет лишь разбросать отработанные документы по нужным папкам. Так у вас появится возможность избежать хаотичного накопления документов, и нужная информация будет всегда обработана.

И, наконец, над рабочим столом, или на стене, на боковой стенке шкафа и т.д. можно разместить доску, на которую вы можете помещать справочную информацию (телефоны сотрудников), обзорные таблицы регулярных дел, элементы долгосрочного планирования (график ключевого проекта) и т.д. А также какие-то элементы, выполняющие мотивирующую функцию, например, фотографию вашей будущей дачи, или машины, вдохновляющие высказывания, семенные фотографии, изображения страны или места, где вы хотели бы провести отпуск. Одним словом, какие-то сигналы, помогающие на минутку забыть о работе.

Проектируйте ваш рабочий стол, продумывайте направление потоков информации. Тогда вы гарантируете себе способность справиться с любым информационным хаосом, не прилагая к этому слишком больших усилий. Ведь за своим рабочим столом вы проводите одну треть жизни.

Так постарайтесь сделать творческий беспорядок идеальным местом, где вы будете не только эффективно выполнять свою работу, но и испытывать при этом удовольствие. И никакие цейтноты вам будут нипочем.