Подбор часто затягивается не потому, что на рынке нет кандидатов, а потому, что компания сама до конца не определилась, кого ищет. Руководитель просит «сильного, самостоятельного и адекватного сотрудника», требования меняются после каждого интервью, а рекрутер вынужден угадывать ожидания заказчика.

Этот шаблон поможет заранее зафиксировать бизнес-задачу вакансии, ключевые обязанности, обязательные требования, условия работы, полномочия, критерии успешности и этапы отбора. Документ можно использовать как основу для встречи с руководителем перед запуском вакансии.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Хорошая заявка на подбор — это не формальность для HR и не сокращённая версия должностной инструкции.

Она помогает договориться:

• зачем компании нужен новый сотрудник;
• какой результат от него ожидают;
• что он должен уметь на входе;
• чему его готовы научить;
• какие условия компания предлагает;
• как будет приниматься решение по кандидатам.

Шаблон лучше заполнять вместе с руководителем подразделения. Не стоит просто отправлять форму по почте: часть важных деталей обычно появляется только в разговоре.

Шаблон заявки на подбор сотрудника

1. Общая информация

Название должности:

Подразделение:

Непосредственный руководитель:

Количество сотрудников в подчинении:

Причина открытия вакансии:

• новая должность;
• замена сотрудника;
• расширение команды;
• рост объёма работы;
• изменение структуры;
• временная замена;
• другое: ______________________________.

Желаемая дата выхода сотрудника:

Приоритет вакансии:

• высокий;
• средний;
• плановый.

2. Задача вакансии

Какую проблему бизнеса должен решить новый сотрудник?

Почему эту задачу нельзя решить силами действующей команды?

Что произойдёт, если вакансия не будет закрыта в ближайшие три месяца?

Какой основной результат ожидается от сотрудника через шесть месяцев?

3. Основные задачи

Укажите 5–7 задач, которые будут занимать основную часть рабочего времени.

Какие задачи сотрудник должен решить в первые три месяца?

4. Критерии успешности

Что сотрудник должен освоить или сделать к концу первого месяца?

Какой результат должен показать к концу испытательного срока?

Какой результат ожидается через шесть месяцев?

Основные показатели эффективности должности:

5. Требования к кандидату

Обязательные требования

Без них сотрудник не сможет выполнять работу.

Желательные требования

Они помогут быстрее войти в должность, но не являются критичными.

Чему компания готова научить

6. Опыт кандидата

Подходящие отрасли:

Подходящие должности:

Минимальный опыт работы:

Какой практический результат кандидат должен подтвердить на интервью?

Какие типы компаний могут быть хорошими источниками кандидатов?

Какие кандидаты точно не подойдут и почему?

7. Рабочее поведение и компетенции

Формулируйте требования через наблюдаемые действия, а не через общие слова.

Дополнительные компетенции для должности:

8. Полномочия и ответственность

Какие решения сотрудник принимает самостоятельно?

Какие решения необходимо согласовывать?

В каких пределах сотрудник может менять сроки, бюджет или условия?

За какие риски и результаты он отвечает лично?

К кому сотрудник обращается в нестандартной ситуации?

9. Условия работы

Формат работы:

• офис;
• удалённо;
• гибрид;
• разъездной формат.

Адрес места работы:

График:

Форма оформления:

Испытательный срок:

Фиксированная часть дохода:
от __________ до __________ рублей.

Переменная часть:

Как рассчитывается премия:

Периодичность выплаты премии:

Дополнительные льготы и условия:

Командировки:

Оборудование и рабочие инструменты:

10. Команда и руководитель

Количество сотрудников в команде:

Состав команды:

С кем сотрудник будет взаимодействовать чаще всего?

Стиль управления непосредственного руководителя:

Как часто проходят встречи и контрольные точки?

Какие сложности уже есть внутри команды или процесса?

11. Что компания предлагает кандидату

Сильный кандидат тоже выбирает работодателя. Зафиксируйте конкретные преимущества роли.

Почему эта вакансия может быть интересна сильному специалисту?

Какие возможности развития предусмотрены?

12. Этапы отбора

Кто рассматривает резюме:

Кто проводит первое интервью:

Участники следующих этапов:

Количество этапов:

Практическое или тестовое задание:

Что именно проверяет задание:

Срок обратной связи после интервью:

Кто принимает финальное решение:

Кто согласовывает условия и делает предложение:

13. Вопросы для интервью

Какие факты и примеры нужно получить от кандидата?

Какие рабочие ситуации стоит разобрать на интервью?

14. Стоп-факторы

Кандидат не рассматривается, если:

Стоп-факторы должны быть связаны с задачами должности.

Фразы вроде «не тот типаж», «не хватило огня в глазах» или «что-то не почувствовали» лучше перевести на язык конкретного поведения. Иначе оценка быстро превращается в конкурс личных впечатлений.

15. Финальная проверка заявки

Перед запуском вакансии ответьте на вопросы:

• Понятно, зачем компании нужен новый сотрудник?
• Зафиксирован ожидаемый результат роли?
• Выделены основные задачи?
• Обязательные требования отделены от желательных?
• Понятно, чему сотрудника готовы научить?
• Описаны полномочия и границы самостоятельности?
• Согласованы доход и условия работы?
• Определены критерии успешности на испытательный срок?
• Понятно, кто и в какие сроки принимает решение?
• Зафиксированы преимущества вакансии для кандидата?
• Руководитель согласовал итоговую заявку?

Если несколько пунктов остались без ответа, лучше сначала доработать заявку и только потом запускать поиск.

Один дополнительный час разговора с руководителем часто экономит недели подбора и десятки встреч с теми самыми «вроде хорошими, но не нашими» кандидатами.