Как составить заявку на подбор, чтобы не искать «кого-нибудь нормального»

Подбор часто начинается с фразы: «Нужен сильный, самостоятельный и адекватный человек». Звучит понятно, но рекрутеру из этого сложно понять, кого искать, какие задачи будет решать сотрудник и по каким критериям оценивать кандидатов. В итоге заказчик получает десятки резюме «не тех людей», подбор затягивается, а требования к вакансии меняются уже по ходу собеседований.

В статье разберём, как составить рабочую заявку на подбор, согласовать ожидания с руководителем и отделить обязательные требования от пожеланий. Внутри — готовый шаблон заявки на вакансию, который можно использовать в компании.

«Нам нужен нормальный менеджер по продажам».

«Какой именно?»

«Активный, с опытом, чтобы хотел зарабатывать».

На первый взгляд запрос кажется понятным. Однако уже после первых кандидатов выясняется, что активный нужен не слишком, опыт должен быть именно в этой отрасли, зарплатные ожидания — ниже рынка, а ещё желательно, чтобы человек умел вести ключевых клиентов, сам искал лиды, разбирался в аналитике и при необходимости заменял руководителя отдела. И всё это почему-то не попало в заявку. Проблема здесь не в том, что рекрутер плохо ищет. Подбор изначально стартовал без ясного ответа на главный вопрос:

Какую задачу бизнеса должен решить новый сотрудник?

Пока этого ответа нет, компания действительно ищет «кого-нибудь нормального». А нормальность, как известно, у каждого руководителя своя.

Заявка на подбор — это не формальность

Во многих компаниях заявка выглядит так:

• должность;
• зарплата;
• опыт работы;
• образование;
• несколько личных качеств.

Иногда к ней прикладывают старую должностную инструкцию, которую последний раз обновляли ещё до появления корпоративного мессенджера.

Формально документ есть. Но рекрутер всё равно вынужден по частям собирать реальный запрос:

• что человек будет делать;
• почему открылась вакансия;
• какие задачи самые сложные;
• что нельзя будет доучить;
• кто принимает решение;
• почему сильный кандидат должен выбрать именно эту компанию.

Рабочая заявка на подбор — это не анкета для HR. Это договорённость между рекрутером и руководителем о том, кого ищем, зачем ищем и как поймём, что нашли подходящего человека.

Почему без нормальной заявки подбор затягивается

Когда требования не согласованы на старте, они начинают уточняться уже на кандидатах.

1. Первый кандидат оказывается «слишком корпоративным».
2. Второй — «недостаточно гибким».
3. Третий хорошо подходит по задачам, но руководителю «не хватило энергии».
4. Четвёртый понравился, но внезапно выяснилось, что нужен опыт управления бюджетом.

Через месяц профиль вакансии уже заметно отличается от первоначального, но в отчёте всё ещё написано, что рекрутер ищет менеджера по продажам.

Неясная заявка приводит сразу к нескольким проблемам:

• увеличивается срок закрытия;
• растёт количество неподходящих резюме;
• кандидаты получают противоречивую информацию;
• руководитель тратит время на лишние интервью;
• требования меняются по ходу поиска;
• сильные кандидаты уходят к более быстрым работодателям;
• рекрутер и заказчик начинают обвинять друг друга.

В итоге подбор превращается в игру «Я пойму, когда увижу». Проблема только в том, что рынок не всегда готов показывать кандидатов бесконечно.

Начинать нужно не с кандидата, а с бизнес-задачи

Первый вопрос к руководителю должен звучать не так:

Какого человека вы хотите?

А так:

Какой результат должен появиться после выхода этого сотрудника?

Например:

Не «нужен маркетолог», а:

За шесть месяцев нужно выстроить регулярное привлечение лидов, снизить стоимость заявки и запустить аналитику по каналам.

Не «нужен сильный HR», а:

Нужно снизить срок закрытия массовых вакансий, внедрить адаптацию и уменьшить раннюю текучесть.

Не «нужен помощник руководителя», а:

Нужно освободить собственника от операционных согласований, взять на себя календарь, документооборот и контроль поручений.

Когда понятен результат, легче определить опыт, навыки и уровень самостоятельности. А ещё становится видно, действительно ли компании нужен новый человек. Иногда в ходе обсуждения выясняется, что проблема решается перераспределением функций, автоматизацией или изменением процесса. И вакансию можно не открывать.

Почему открылась вакансия

Этот вопрос часто недооценивают. Но причины могут быть очень разными:

• сотрудник уволился;
• его повысили;
• компания растёт;
• появилась новая функция;
• текущий сотрудник не справляется;
• руководитель перегружен;
• изменилась стратегия;
• обязанности раньше были распределены между несколькими людьми;
• компания тестирует новую роль.

Причина открытия влияет на весь подбор.

1. Если это замена ушедшего сотрудника, важно понять, почему он ушёл. Иначе можно найти человека с тем же профилем и через полгода снова открыть вакансию.
2. Если это новая роль, нужно особенно чётко определить границы ответственности. Иначе человек выйдет в компанию, где от него ждут результата, но никто не знает, что именно он должен делать.
3. Если вакансия открыта из-за роста, стоит понять, какой объём работы уже существует и как он изменится дальше.

Хороший вопрос руководителю:

Что будет происходить в бизнесе, если мы никого не найдём в ближайшие три месяца?

Ответ помогает понять реальную срочность и цену вакансии.

Нужно описать реальные задачи, а не всю жизнь должности

В заявке часто пытаются перечислить всё, что сотрудник теоретически может делать. Получается список из тридцати пунктов:

• ведение переговоров;
• подготовка отчётности;
• взаимодействие с подразделениями;
• контроль задач;
• анализ рынка;
• участие в проектах;
• выполнение поручений руководителя.

Но из такого списка невозможно понять, что в работе главное.

Полезнее выделить 5–7 ключевых задач, которые будут занимать большую часть времени. Например, для менеджера по продажам:

1. Обрабатывать входящие заявки.
2. Проводить встречи и выявлять потребности клиентов.
3. Готовить коммерческие предложения.
4. Вести сделки в CRM.
5. Выполнять план по выручке и марже.
6. Возвращать потерянных клиентов.
7. Передавать договорённости в производство или клиентский сервис.

Отдельно стоит указать задачи первых трёх месяцев. Именно они помогают понять, нужен ли компании готовый эксперт или человека можно доучить.

Разделяйте обязательные требования и пожелания

Одна из самых частых ошибок — объявить обязательным всё.

Компании нужен кандидат:

• с опытом от пяти лет;
• строго в отрасли;
• с определённым образованием;
• со знанием конкретной программы;
• с управленческим опытом;
• с собственной клиентской базой;
• с английским;
• готовый работать в офисе;
• желательно живущий рядом;
• и, конечно, с умеренными зарплатными ожиданиями.

Каждое отдельное требование может выглядеть разумно. Но вместе они создают кандидата, который либо не существует, либо уже работает у конкурента и не собирается переходить без серьёзной причины. Поэтому требования полезно разделить на три группы.

Обязательно

Без этого человек не сможет выполнять работу.

Например:

• действующее профессиональное разрешение;
• опыт работы с определённым оборудованием;
• знание обязательных норм;
• подтверждённый опыт управления командой;
• возможность работать по нужному графику.

Желательно

Это ускорит вход в должность, но не является критичным.

Например:

• опыт в похожей отрасли;
• знание конкретной CRM;
• готовая клиентская база;
• дополнительное образование;
• опыт работы в компании похожего масштаба.

Можно доучить

То, что сотрудник способен освоить после выхода.

Например:

• внутренние программы;
• особенности продукта;
• корпоративные стандарты;
• формат отчётности;
• специфические скрипты;
• внутренние согласования.

Эта простая классификация заметно расширяет воронку и снижает количество бессмысленных отказов.

Опишите не личные качества, а рабочее поведение

В заявках любят писать:

• стрессоустойчивый;
• коммуникабельный;
• ответственный;
• проактивный;
• системный;
• ориентированный на результат.

Проблема в том, что эти слова почти ничего не объясняют.

• Что значит «проактивный» для этой роли? Самостоятельно меняет процессы? Не ждёт задач? Предупреждает о рисках? Приходит с вариантами решений?
• Что значит «коммуникабельный»? Легко знакомится? Хорошо выступает? Умеет задавать вопросы? Способен спокойно провести сложный разговор?

Лучше описывать наблюдаемое поведение.

Не:

Ответственный.

А:

Соблюдает договорённости, заранее предупреждает о риске срыва срока и предлагает варианты решения.

Не:

Системный.

А:

Умеет расставлять приоритеты, фиксировать задачи, работать с несколькими проектами и не терять договорённости.

Не:

Стрессоустойчивый.

А:

Сохраняет рабочую коммуникацию в конфликтной ситуации, не переносит давление на коллег и клиентов.

Такие формулировки уже можно проверять на интервью.

Укажите уровень самостоятельности

Две вакансии с одинаковым названием могут быть совершенно разными. В одной компании менеджер работает по готовому процессу, получает входящие заявки и согласовывает нестандартные условия с руководителем. В другой — сам строит воронку, выбирает сегменты, предлагает изменения в продукте и отвечает за финансовый результат направления.

Название должности одно. Уровень ответственности — разный. Поэтому в заявке нужно указать:

• какие решения сотрудник принимает сам;
• что требует согласования;
• есть ли готовые процессы;
• нужно ли их создавать;
• кто ставит приоритеты;
• насколько часто руководитель включается в работу;
• есть ли команда или помощники;
• за какие риски сотрудник отвечает лично.

Это влияет и на профиль кандидата, и на уровень оплаты. Нельзя искать человека, который «сам всё выстроит», и предлагать ему условия исполнителя, работающего по инструкции.

Определите критерии успешности

До начала поиска руководитель и рекрутер должны договориться, как будет выглядеть хороший результат сотрудника.

Например:

Через первый месяц

• изучил продукт;
• освоил основные процессы;
• прошёл обучение;
• начал самостоятельно выполнять типовые задачи;
• познакомился с ключевыми коллегами.

Через три месяца

• ведёт установленный объём задач;
• соблюдает сроки;
• работает без постоянного контроля;
• достиг первых плановых показателей;
• понимает основные риски роли.

Через шесть месяцев

• стабильно выполняет план;
• предлагает улучшения;
• управляет сложными ситуациями;
• приносит измеримый результат бизнесу.

Это помогает оценить не только кандидата, но и реалистичность ожиданий. Иногда руководитель хочет, чтобы новый сотрудник уже в первый месяц исправил проблемы, которые компания копила несколько лет. Такие ожидания лучше заметить до выхода человека.

Согласуйте условия до публикации вакансии

Кандидаты плохо реагируют на вакансии, где условия меняются по ходу общения.

Например:

• сначала обещают гибрид, потом выясняется, что офис обязателен;
• называют один диапазон дохода, а на встрече предлагают меньше;
• говорят о готовой команде, но её ещё только планируют нанять;
• обещают самостоятельность, но все решения принимает собственник;
• называют вакансию новой, хотя предыдущие сотрудники быстро увольнялись.

Поэтому до запуска подбора нужно зафиксировать:

• форму оформления;
• место работы;
• график;
• испытательный срок;
• фиксированную часть;
• переменную часть;
• правила расчёта премии;
• периодичность выплат;
• льготы;
• командировки;
• оборудование;
• дату выхода;
• возможности роста.

Особенно важно заранее обсудить вилку оплаты.  Фраза «посмотрим по кандидату» часто означает, что у компании нет согласованного бюджета. В результате сильный человек проходит несколько этапов, а потом выясняется, что его ожидания «слишком высокие». Это не экономия. Это потерянное время обеих сторон.

Опишите руководителя и команду

Кандидат выбирает не только компанию и должность. Он выбирает людей, с которыми будет работать каждый день.

Поэтому рекрутеру важно знать:

• кому подчиняется сотрудник;
• какой стиль управления у руководителя;
• как часто проходит контроль;
• насколько самостоятельна роль;
• сколько человек в команде;
• с какими подразделениями нужно взаимодействовать;
• какие конфликты или сложности уже существуют;
• кого можно считать внутренним заказчиком.

Здесь лучше быть честными. Если руководитель контролирует каждую мелочь, не стоит продавать вакансию как роль с полной свободой. Если в команде идёт перестройка, кандидат должен понимать, куда он приходит. Хорошо проведённый подбор — это не только поиск подходящего человека. Это ещё и честное совпадение ожиданий.

Что компания предлагает кандидату

В заявке подробно описывают требования к человеку, но часто забывают второй вопрос:

Почему сильный кандидат должен выбрать нас?

И здесь недостаточно написать:

• дружный коллектив;
• стабильная компания;
• интересные задачи;
• возможности развития;
• чай и кофе в офисе.

Нужна конкретика.

Например:

• возможность построить функцию с нуля;
• доступ к собственнику;
• готовый бюджет;
• сильный продукт;
• понятный карьерный маршрут;
• обучение за счёт компании;
• участие в значимых проектах;
• гибкий формат;
• прозрачная система премирования;
• влияние на решения;
• команда опытных специалистов.

Сильные кандидаты тоже проводят отбор работодателей. И вакансия должна отвечать не только на вопрос «что вы должны нам», но и на вопрос «что вы получите у нас».

Кто принимает решение и сколько этапов будет

Подбор часто затягивается не из-за дефицита кандидатов, а из-за внутренней организации. Рекрутер нашёл человека. Руководитель занят. Потом нужно согласовать с директором. Директор в командировке. После этого собственник внезапно решает познакомиться лично. Через три недели кандидат уже принял другой оффер.

До начала поиска стоит договориться:

• кто смотрит резюме;
• кто проводит интервью;
• кто даёт финальное решение;
• сколько этапов будет;
• нужно ли тестовое задание;
• за сколько дней компания даёт обратную связь;
• кто делает предложение;
• кто может заменить участника, если тот недоступен.

Чем дефицитнее кандидат, тем дороже компании внутренняя медлительность.

Нужна ли тестовая работа

Тестовое задание полезно, когда оно проверяет конкретный навык.

Например:

• бухгалтеру — разобрать участок учёта;
• аналитику — сделать выводы по данным;
• редактору — отредактировать небольшой текст;
• руководителю — разобрать управленческий кейс;
• менеджеру по продажам — провести часть переговоров в ролевой ситуации.

Но тестовое не должно превращаться в бесплатный проект на несколько дней.

Заранее зафиксируйте:

• что именно проверяем;
• сколько времени займёт задание;
• кто оценивает;
• по каким критериям;
• на каком этапе оно даётся;
• будет ли оплачено большое практическое задание.

Если компания сама не может объяснить, что проверяет, кандидат тоже вряд ли поймёт, зачем потратил вечер.

Какие вопросы стоит задать руководителю перед запуском

Обычный вопрос:

Расскажите, кого вы хотите видеть.

Чаще всего приводит к общим ответам.

Гораздо полезнее спросить:

• Какую проблему бизнеса решает эта роль?
• Что человек должен сделать за первые три месяца?
• Какие задачи будут занимать большую часть времени?
• Что в этой работе самое сложное?
• Какие ошибки особенно опасны?
• Почему предыдущий сотрудник ушёл или не справился?
• Что отличает сильного сотрудника от среднего?
• Какие требования действительно обязательны?
• Чему можно научить после выхода?
• Какие решения человек принимает самостоятельно?
• С кем ему будет сложнее всего взаимодействовать?
• Почему кандидат может отказаться от предложения?
• Почему сильный кандидат должен выбрать компанию?
• Как вы поймёте через полгода, что наняли правильного человека?

Последний вопрос часто даёт больше информации, чем весь список обязанностей.

Шаблон заявки на подбор

Ниже — структура, которую можно адаптировать под компанию.

1. Общая информация

Название должности:

Подразделение:

Непосредственный руководитель:

Количество подчинённых:

Причина открытия вакансии:

• новая должность;
• замена сотрудника; 
• расширение команды;
• рост нагрузки;
• изменение структуры;
• другая причина: ____________________.

Желаемая дата выхода:

Приоритет вакансии:

• высокий;
• средний;
• плановый.

2. Бизнес-задача вакансии

Какую проблему должен решить новый сотрудник?

Что произойдёт, если вакансия не будет закрыта в ближайшие три месяца?

Какой результат ожидается через шесть месяцев?

3. Основные задачи

Ключевые задачи должности:

Задачи на первые три месяца:

4. Критерии успешности

Результат первого месяца:

Результат третьего месяца:

Результат шестого месяца:

Основные показатели эффективности:

5. Требования к кандидату

Обязательные требования

Желательные требования

Чему готовы научить

6. Опыт кандидата

Подходящие отрасли:

Подходящие должности:

Минимальный опыт:

Какие рабочие результаты должен подтвердить кандидат:

Какие кандидаты точно не подойдут:

7. Рабочее поведение и компетенции

Дополнительные компетенции для роли:

8. Полномочия и ответственность

Какие решения сотрудник принимает самостоятельно:

Что необходимо согласовывать:

За какие риски отвечает сотрудник:

9. Условия работы

Формат работы:

• офис;
• удалённо;
• гибрид;
• разъездной формат.

Адрес:

График:

Оформление:

Испытательный срок:

Фиксированная часть:
от __________ до __________.

Переменная часть:

Как рассчитывается премия:

Дополнительные условия и льготы:

Командировки:

10. Компания, команда и руководитель

Размер и состав команды:

Стиль управления руководителя:

Периодичность контроля и встреч:

Основные сложности внутри команды или процесса:

Что компания предлагает сильному кандидату:

11. Этапы подбора

Кто рассматривает резюме:

Участники интервью:

Количество этапов:

Практическое задание:

Срок обратной связи после интервью:

Кто принимает финальное решение:

Кто делает оффер:

12. Стоп-факторы

Кандидат не рассматривается, если:

Важно, чтобы стоп-факторы были связаны с работой, а не с личными предпочтениями заказчика. Фраза «не понравилась энергетика» в заявку не помещается. Для этого нужен более точный перевод на язык поведения и задач.

Как согласовать заявку с руководителем

Заполненный документ лучше обсудить на короткой встрече. Не стоит просто отправлять форму и ждать, что руководитель подробно заполнит все поля между двумя совещаниями.

На встрече полезно пройтись по спорным точкам:

• что обязательно, а что желательно;
• какой результат нужен;
• какой опыт можно заменить потенциалом;
• что компания готова предложить;
• какая зарплата соответствует рынку;
• насколько быстро руководитель готов принимать решения;
• что может измениться в профиле после первых интервью.

После обсуждения рекрутер фиксирует финальную версию. С этого момента любые серьёзные изменения требований стоит проговаривать отдельно. Иначе вакансия будет незаметно меняться каждую неделю, а поиск так и останется «неэффективным».

Красные флаги в заявке

Стоит остановиться и уточнить запрос, если руководитель говорит:

• Мне нужен человек, как предыдущий, только лучше.
• Зарплату пока не знаем, посмотрим по рынку.
• Пусть сначала покажет себя, потом расскажем про бонус.
• Нужен самостоятельный, но все решения должен согласовывать со мной.
• Отраслевой опыт обязателен, хотя продукту мы всё равно учим с нуля.
• Нам нужен молодой и зрелый одновременно.
• Пусть рекрутер сначала покажет кандидатов, а там поймём.
• Точной задачи пока нет, но человек очень нужен.

Каждая такая фраза — не повод спорить. Это повод задавать дополнительные вопросы. Потому что размытый запрос нельзя закрыть точным кандидатом.

Как понять, что заявка готова

Перед запуском подбора проверьте:

• Понятно, зачем компании нужен этот сотрудник?
• Определён результат роли?
• Выделены ключевые задачи?
• Обязательные требования отделены от желательных?
• Описано рабочее поведение, а не только личные качества?
• Понятен уровень самостоятельности?
• Зафиксированы условия и бюджет?
• Определены этапы отбора?
• Назначены участники принятия решения?
• Понятно, чем вакансия привлекательна для кандидата?
• Есть критерии оценки на испытательный срок?
• Руководитель согласовал финальный профиль?

Если хотя бы на несколько вопросов ответа нет, лучше потратить ещё час на обсуждение. Он может сэкономить несколько недель поиска.

И главное

Хорошая заявка на подбор не гарантирует, что вакансия закроется за три дня. Но она заметно повышает шанс искать именно того человека, который нужен бизнесу.

Рабочая заявка отвечает на четыре простых вопроса:

1. Зачем открыта вакансия?
2. Какой результат должен дать сотрудник?
3. Что он должен уметь на входе?
4. Почему ему стоит выбрать эту компанию?

Когда ответы есть, рекрутер понимает, кого искать. Руководитель оценивает кандидатов по единым критериям. А сам кандидат получает честное представление о будущей работе. И тогда подбор перестаёт быть бесконечным поиском «кого-нибудь нормального». Потому что у нормальности наконец появляются задачи, критерии и вполне конкретный результат.