Секреты и лайфхаки операционной эффективности. Блок 2. Операционная надёжность. Фильтрация бизнес-пр

Немаловажный этап в настройке и оптимизации продуктивности бизнес процессов, который напрямую влияет на внедрение “экономного менеджмента” в практику и сокращение финансового цикла бизнеса. Здесь обойдёмся без рисунков и графиков. Итак будет всё понятно.

В жизни любого человека бывают такие даты или события, когда не обойтись без кафе или ресторана. Это могут быть именины, семейный праздник, день рождения, годовщина свадьбы, встречи, любви. Да, не мало хороших поводов, чтобы сходить в кафе или ресторан.

Для Коллег, кто изучает данный материал, настоятельно рекомендую отследить всю логику материалов.

Первый. Операционная эффективность

Второй. Себестоимость

Третий. Надёжность бизнес-процессов

Четвёртый. Разделение зон

Тогда будет полностью понятен и прозрачен данный шаг по фильтрации бизнес-процедур в рамках бизнес-процессов! 

Как это обычно происходит? Мы определяемся со следующими данными: дата; время; гости; бюджет; предпочитаемая кухня. Определяемся с местом и бронируем. Наступает время “Ч”. Мы отправляемся в заведение. Празднуем. Отдыхаем. Получаем порцию удовольствия, подарков и поздравлений. И возвращаемся на позитиве домой. Для нас это всего единый процесс. Определились. Спланировали. Сходили. Посидели. Вернулись. А для заведения - это сумма процессов разного уровня. 

Сначала нас встречает Администратор (или хостес). Нас провожают к забронированному столику и дальше мы переходим “во власть” официанта. Теперь считаем:

1. Официант подошёл к нам, а на столе нет меню. 
2. Официант отошёл за меню. 
3. Официант принёс меню.
4. Официант отошёл в ожидании заказа.
5. Официант подошёл для принятия заказа.
6. Официант отнёс заказ на кухню.

Шесть!!! Шесть пунктов там, где должно быть всего два!

1. Принял заказ. 
2. Отнёс на кухню.

То есть. за тоже время официант по факту может обслужить ещё два стола. Два!!! А нам приходится брать ещё двух официантов, потому что один не справляется. А бремя персонала - это самое большое бремя любого бизнеса. Где фильтр? А ведь он очень прост! Официант НЕ имеет права подходить к столу, на котором нет меню! А это меню должен вместе с нами принести Администратор или хостес.

Это ещё не всё! Считаем дальше:

1. Отнёс заказ на кухню. 
2. Получил пару коротких, но очень крепких мотивационных реплик от “дружелюбного” су-шефа по поводу наличия в заказе “рибая”, т.к. он в стопе. 
3. Вернулся к столику и извинился. 
4. Отошёл чтобы дать время изменить заказ. 
5. Подошёл. Получил изменения. 
6. Отнёс на кухню.

Ещё шесть! Вместо простых двух. Ещё плюс два официанта!

Фильтр! Не зная блюд из меню в стопе - не имеешь права принимать заказ!

Вернёмся к разбираемому нами процессу Elfa.

Продавец-консультант сформировал коммерческое предложение. Учёл, как он сам считает, все пожелания Клиента. Передал КП в дизайн-отдел. Дизайнер, основываясь на переданных пожеланиях, приступает к визуализации дизайн-проекта. И, вдруг, возникает “непонятка” в пожеланиях по цветовой гамме (упустил продавец-консультант) или наполнению или ещё в чём. Дизайнер пишет, звонит, идёт, запрашивает у продавца-консультанта информацию на уточнение. Продавец-консультант, в свою очередь, начинает вызванивать клиента. Клиент в командировке, на совещании, на форуме, неважно где, главное занят. Занят три дня! В итоге состыковались, уточнили. Информация ушла дизайнеру. И! О, чуда! Вдруг выясняется ещё пару вопросов есть непонятных. Канитель-карусель завертелась снова.

В итоге уже не 9 дней бизнес-процесса, а все 21.

Фильтр! Продавец-консультант не имеет права передавать КП дизайнеру, если не учтена (не обработана) вся информация из Чек-листа. Кто должен составить данный чек-лист? Конечно, дизайнер!

Второй фильтр возникает на производстве, когда конструктор начинает формировать конструкторскую документацию на производство готового изделия. А где делать отверстия? А полки выдвижные или статичные? А на каком расстоянии? И здесь уже пошла цепочка Конструктор - Дизайнер - Продавец-консультант - Клиент - Продавец-консультант - Дизайнер - Конструктор. Даже считать страшно в потерях дней. А уж рублей, так вообще. Поэтому Конструктор (технолог) формирует свой чек-лист, который передаёт Дизайнеру. В каком виде и наполнении ему должна прийти информация вместе с КП и дизайн-проектом.

Обязательно расставляйте фильтры!

Сколько вы читали эти несколько страниц? Минут 10?! А на то, чтобы организовать деловой бизнес-процесс в вашей компании уйдёт не более пары часов. При условии, что вы подойдете к вопросу конструктивно и не станете заниматься “офисным футболом”! 

И ещё один, немаловажный, момент в распрямлении бизнес-процессов и приведении их в порядок (регламентации). Важно понимать, что ни один консультант или коуч никогда не сможет самостоятельно "раскрутить и закрутить" бизнес-процессы как компании, так и отдельно взятого подразделения без содействия непосредственного руководителя. Именно поэтому очень важно, чтобы была крепкая надёжная связка! 

Всем Добра!