Подводные камни автоматизации рекрутмента. О чем вам не расскажут поставщики

Проект автоматизации поможет структурировать и систематизировать процесс подбора, тем самым сделав его более эффективным

Оптимизация бизнес-процесса и его автоматизация – это разные задачи. На уровне малого бизнеса их ещё можно совместить в рамках одного проекта, но уже на уровне среднего бизнеса их лучше реализовывать последовательно, а не параллельно. Т.е. если рекрутмент не эффективен, то сначала нужно провести аудит и исправить критические ошибки. 

Например:

• найти новые каналы привлечения
• изменить стратегию с пассивного поиска на активный (или наоборот, как ни парадоксально)
• разработать четкие критерии отбора
• подобрать корректные способы оценки кандидатов
• и т.д.

И только после того как процесс подбора правильно выстроен сам по себе, можно начинать проект автоматизации (если в этом останется необходимость).

Если процесс подбора хорошо организован и формализован, то регламент по подбору персонала можно использовать как техническое задание для автоматизации

Для составления технического задания на автоматизацию подбора недостаточно корректно составленного регламента, т.к. он задает только общую последовательность действий и не содержит информацию о типах и форматах данных, которые будут проходить через систему. 

Например: если вы заносите информацию об источнике привлечения кандидата, то это делается в свободной форме своими словами или методом выбора из списка? Если выбор из списка, то список открытый (т.е. рекрутер может добавлять недостающий источник поиска сам) или закрытый (т.е. список преднастроен администратором системы и не может изменяться и пополняться пользователями)? 

Это только один пример, а таких элементов в процессе подбора – несколько сотен. Поэтому проработка технического задания часто занимает намного больше времени, чем ожидалось, т.к. приходится буквально до молекул разбирать каждый шаг. К этому вопросу нельзя подходить поверхностно - от качества описания требований во многом зависит успех всего проекта.

Бюджет проекта внедрения равен стоимости самого ИТ-решения. Особенно велик соблазн так думать, если вы покупаете облачное решение (облачные решения, как правило, позиционируются как очень быстро внедряемые и не требующие привлечения ИТ-специалистов)

Очень мало ситуаций, когда реализовать проект можно:

А) полностью самостоятельно (особенно если вы занимаетесь этим в первый раз)

Б) без интеграций с другими системами (телефония, корпоративный портал, корпоративный сайт, ИТ-решения для КДП и обучения персонала и т.д.)

Поэтому важно учитывать стоимость услуг консультантов и подрядчиков и/или ЗП сотрудников других подразделений компании, которые будут привлечены в процессе.

Автоматизация подбора – задача отдела подбора/HR-службы

Успех проекта автоматизации подбора во многом зависит от так называемого stakeholder buy-in., т.е. от того, насколько удается заинтересовать руководителя компании, финансовую службу, ИТ-службу, проектный офис и так далее (так как в процессе может понадобиться и админресурс, и дополнительный бюджет, и донастройка системы). Поэтому очень важен пиар проекта внутри компании с самого начала, чтобы привлечь к его реализации коллег из других подразделений.

Внедрение системы автоматизации рекрутмента приведет к появлению HR-аналитики

Система для автоматизации рекрутмента – это, в первую очередь, система для хранения и отслеживания данных о кандидатах и вакансиях, а не для анализа. И то, что разработчиками называется HR-аналитикой, на самом деле ею не является. Это не аналитика, а отчетность для одного только HR-блока – рекрутмента. Причем отчетность ещё нужно уметь анализировать, а этим занимается не система, а человек (или несколько) со специальными навыками.

Помимо всего прочего, для того, чтобы использовать потенциал настроенных по умолчанию отчетов, нужно постоянно контролировать корректность внесения в систему данных о вакансиях и кандидатах.

Автоматизация рекрутмента – это конечный процесс. Нужно один раз его спланировать, внедрить и дальше уже использовать по накатанной

Существует постоянная необходимость перенастройки и доработки системы (меняется оргструктура в компании, добавляются и удаляются пользователи, у пользователей меняются уровни доступа, вакансии перераспределяются между пользователями, добавляются новые методы оценки кандидатов, изменяется порядок этапов подбора, появляются новые источники поиска, меняются другие корпоративные ИТ-решения, с которыми настроены интеграции и т.д.). Нужно, чтобы в компании постоянно был как минимум один человек, который будет поддерживать систему в актуализированном состоянии и координировать новые интеграции

Скорость подбора увеличится, т.к. загрузка и выгрузка резюме/вакансий происходят быстрее

Эффект от автоматизации определяется не только и не столько увеличением скорости рутинных операций. Качественный скачок в эффективности процессов подбора происходит в первую очередь за счет умелого использования системы для контроля и своевременного отслеживания ошибок и принятия более обоснованных решений по вакансиям и кандидатам, а это зависит не от системы, а от людей.

Автоматизация упрощает и ускоряет процесс, поэтому пользователи (в том числе заказчики подбора) легко перейдут на внедряемое решение и будут рады в нём работать

Нужно обязательно учитывать сопротивление изменениям и закладывать время и ресурсы на информирование и подготовку пользователей.

Сотрудникам отдела подбора решение нужно «продавать» заранее, по возможности вовлекать, работать с их возражениями, иначе возникает высокий риск саботажа (в сознании рекрутеров внедрение автоматизации может означать потерю рабочего места или изменение функционала, KPI и зарплаты, а также увеличение контроля со стороны руководства)