Какая требуется документация для сбора информации для грейдинга?

Для формирования первичной информации о предприятии для проведения грейдинга должностей требуются внутренние документы организации-клиента, на основе которой формируется перечень должностей участвующий в проекте, а также формируются предложения по Функциональным направлениям и подфункциям. Рассмотрим возможные документы и информацию, которую целесообразно получить из них.

Для формирования первичной информации о предприятии для проведения грейдинга должностей требуются внутренние документы организации-клиента, на основе которой формируется перечень должностей, участвующих в проекте, а также формируются предложения по функциональным направлениям и подфункциям. Рассмотрим возможные документы и информацию, которую целесообразно получить от заказчика:

1) Штатное расписание организации 

Оно является основным документом, в котором представлена информация о:
- названиях подразделений
- названиях должностей и штатных позиций
- текущие грейды
- количество штатных позиций.

Штатное расписание целесообразно использовать в качестве основы для перечня должностей, к которому в дальнейшем дополняются функциональные направления, иерархические уровни, оценка по факторам и итоговый грейд. Штатное расписание необходимо использовать в формате MS
Excel, если штатное расписание в организации представлено в другом формате, необходимо перенести в указанный формат.

2) Положения о подразделениях
Документы, описывающие основные функциональные направления деятельности того или иного подразделения, коммуникации с другими подразделениями, уровень в иерархии предприятия и др.

Изучение положений о подразделениях необходимо для формирования понимания специфики распределения функций между структурными подразделениями предприятия. Информация используется в качестве первичной гипотезы функции/подфункции подразделения для дальнейшего подтверждения/опровержения данной гипотезы в процессе формирования функционально-иерархической матрицы.

3) Должностные инструкции позиций

Они дают самую детальную информацию о функционале конкретной позиции, уровень иерархии в организации и возможные коммуникации. Стоит отметить, что должностная инструкция является источником информации только для первичной гипотезы относительно функции, но также может быть важна в процессе прояснения спорных ситуаций при оценке.

Перечень локальных нормативных актов может дополняться в зависимости от следующих факторов:
- степени формализации бизнес процессов организации;
- развития бизнес-процессов в области управления персоналом;
- величины организации;
- внутренней корпоративной культуры предприятия.