64% рабочего времени расходуется не эффективно на... совещаниях! На днях была в проектном офисе IT разработчиков и прочитала надпись на плакате " Хочешь сделать вид, что работаешь - проведи совещание!"
В моей практике внедрение системы эффективных совещаний срабатывало всегда и давала реальный ощутимый количественный и качественный результат. Что именно означает - эффективное совещание. Дело не только в плане вопросов, тайминге. Есть несколько принципов, которые важно соблюсти и только системность даст желаемый эффект. Эффективные совещания обязательно должны идти вкупе с организацией рабочего дня руководителя и команды. Как это организовано мной в одной из компаний - читайте в кейсе!
Кейс про эффективные совещания будет полезен всем руководителям, бизнес-тренерам, экспертам управленческого консалтинга.
Кейс: Вывод компании на самоокупаемость за 3 месяца и рост в 3,5 раза по выручке за счет системы внедрения эффективного рабочего дня руководителей, линейных специалистов.
В организации все сотрудники работают удаленно, это означает руководитель их не видит, кто пьет чай, кто занимается детьми или родителями вместо работы, кто гуляет. Не видно их лиц, чтобы понять – на сколько хорошо они поняли задачи, сроки, инструменты исполнения.
Введена система планерок:
Понедельник – стратегическое совещание, участвуют только директора, главные пункты:
Вторник: совещание всех руководителей отделов, четкий регламент по времени, каждый руководитель подготавливает
Среда – совещание отдела продаж в 9 и отдела продвижения в 10,
Четверг – совещание отдела исполнения,
Пятница – совещание по бизнес-процессам (crm внедрение, внедрение доп.приложений, автоматизаций), часто на этих совещаниях присутствовали руководители или менеджеры проектов от компаний-подрядчиков, внедрявших модули автоматизации.
Суббота – необязательное совещание!! Но при правильной мотивации команды, явка была 80% всех сотрудников!!! Цель этого совещания – командный дух, мотивация, сплочение.
План выступления:
ЗА 3 месяца были решены все узкие места в бизнесс-процессах, эффективность выросла в 3,5 раза.
Как именно нужно проводить совещания так, чтобы обсудить важное, не заснуть, пока говорит другой (ведь участников много)?
Главные принципы:
1. Регламент 20-30 минут на все совещание.
2. Желательно с видео всех участников, минимум с видео говорящего или презентацией.
3. Одновременно с докладчиком ведется в чате протокол: что обсудили, что решили, ответственные, сроки, ресурсы.
4. На каждое ежедневное совещание за 24 часа, еженедельное за неделю - выдается план-регламент совещания: темы, у кого сколько минут.
5. Начинать и заканчивать совещание с использованием положительной эмоциональной связи: похвалить, поблагодарить, рассказать краткую веселую историю по теме.
6. Во время совещания: если уходят в сторону - сразу останавливать, возвращать к теме совещания и плану выступления.
7. Обязательно итоги совещания подводятся в конце основным спикером, выкладываются в чат и в приложение, через которое команда ведет учет исполнения поручений: bitrix 24, amocrm, megaplan, trello, гугл-таблица, google-календарь - все что удобно именно вам.
8. В начале и процессе совещания регулярно повторяется регламент и правила: правило одного говорящего, без перебиваний, правило включенности - обязательного вопроса и подтверждения прослушанного всеми участниками совещаний, правило позитивной обратной связи, тайминг.
Остается вопрос - как мотивировать на субботние совещания и нужны ли они?
Мой личный опыт говорит, что в удаленных командах - это сверх-эффективный инструмент. Ведь на работе мы не просто работаем, но и общаемся за чаем, в курилках, за обедом, по дороге на совещание и по дороге домой. Большинство вопросов в оффлайн организациях решаются именно в кулуарах, в неформальном общении. При удаленной работе необходимо создавать инфо-поводы для неформального общения. В моем случае - это был конкурс на самый веселый казус недели на рабочем месте, самое значимое достижение недели, благодарность другому отделу.
Для эффективного управления удаленной команды необходимо максимально усилить стандартные инструменты управления, в моей практике, когда коллектив вырос с нескольких человек до 53 постоянно работающих удаленно, сама задача - вызов, с которым пришлось справляться, это очень интересно и требует творческого подхода наряду с системным мышлением ежедневно. Именно поэтому я стала экспертом в создании и управлении удаленными командами.
Основные выводы:
Нельзя отрицать совещания как инструмент эффективного управления, но важно его применять системно с организацией рабочего дня и недели руководителя и команды.
В управлении удаленными командами важно целенаправленно компенсировать неудовлетворенные потребности, которые при оффлайн формате бизнеса удовлетворяются естественным образом.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение