Как объявить сотрудникам об изменениях без сопротивления

Для руководителя, вставшего на путь организационного строительства, часто сложной задачей представляется вовлечению сотрудников подразделения или компании в процесс изменений. 

Как быстро и эффективно информировать персонал об изменениях, довести до сведения персонала суть, цель и характер предстоящей трансформации, не вызвав их сопротивления? Об этом вы узнаете из этой статьи.

Период организационных изменений всегда связан с нестабильным эмоциональным состоянием коллектива - наше сознание по умолчанию воспринимает любые перемены как угрозу, и поэтому внедрение инноваций часто бывает связано с бессознательным сопротивлением сотрудников, опасающихся утратить былую стабильность. 

Существует пять этапов принятия изменений:

1. Шок - первая реакция на изменения,

2. Гнев - стремление уничтожить источник изменений

3. Торг - желание "купить" возврат к прошлом или минимизировать изменения

4. Печаль - осознание неизбежности перемен и грусть по этому поводу

5. Принятие - осознание необходимости смириться с новыми условиямиа

Задача руководителя - помочь сотрудникам пройти последовательно все пять этапов как можно быстрее, сделать этот процесс управляемым и предсказуемым, быть лидером этого процесса.

Важно понимать, что в природе человека заложена последовательность этих пяти этапов, и "перепрыгнуть" из шока от изменений  сразу к принятию - невозможно.

Руководителю следует с пониманием относиться к эмоциональным проявлениям сотрудников на каждом из этапов, осознавая, что это не "плохой характер" людей, а их естественные проявления, служащие цели принятия предлагаемых изменений.

Для того, чтобы довести информацию об изменениях одновременно до всех сотрудников, проводится общее собрание.  В течение нескольких дней перед собранием стоит провести индивидуальные встречи с ключевыми сотрудниками и лидерами мнений, чтобы заручиться их поддержкой. Общее собрание служит цели "перевести" компанию в новый режим деятельности, не потеряв никого в этом процессе, дать явную и открытую информацию по всем важным вопросам.

Для проведения собрания такого рода разработан алгоритм, включающий в себя элементы:

1. Ситуация

2. Проблема

3. Прогноз

4. Решение

5. Действия

Во-первых, формат данных.

Вы описываете для участников общего собрания существующую ситуацию, предоставляя информацию в виде фактов, цифр, сводок статистики, результатов оценики и т.п.

Во-вторых, проблема.

Вы обозначаете и формулируете проблему, которая требует решения.

В-третьих, прогноз.

Вы даёте прогноз развития ситуации, если при наличии этой проблемы, не будет предпринято никаких действий. Вы говорите о последствиях и подчеркиваете негативный характер этих последствий для компании, каждого подразделения и каждого сотрудника в отдельности.

После этого вы делаете небольшую паузу и затем предлагаете сотрудникам высказать своё отношение к сложившейся ситуации и дать свои предложения по решению проблемы.

Управляйте этим процессом из роли модератора, давайте слово, помогайте держаться рамок регламента выступлений, суммируйте и обобщайте содержание выступлений сотрудников.

Если их предложения совпадают с вашим видением решения проблемы - прекрасно, вы сможете опереться на их выступления в следующем этапе собрания. Если нет - не беда, вы сможете сказать о своём предложении в дополнение к сказанному выступающими сотрудниками.

В-четвертых, вы озвучиваете заготовленное вами предложение, ваш вариант решения проблемы. Опишите основания, почему вы считаете это решение оптимальным. Подчеркните выгоды, которые несёт за собой реализация этого решения для компании в целом, подразделения, каждого сотрудника.

В-пятых, предложите участникам собрания высказать свои предложения и обсудить план действий по реализации этого решения. Управляйте процессом обсуждения и собирайте те предложения сотрудников, которые помогут вам в процессе организационной трансформации. 

Завершите обсуждение, когда по большинству основных пунктов сотрудники достигли согласия и разговор смещается в сторону обсуждения деталей, нюансов и рабочих моментов реализации проекта изменений.

В конце собрания поблагодарите всех участников, особо, персонально поблагодарите наиболее активных участников обсуждения, сообщите, что протокол собрания с формулировками принятых решений будет разослан всем участникам собрания.  

Результатом такого собрания является:

- общее согласованное понимание необходимости совместных действий по решению проблемы

- общий язык, единые формулировки и понятия, описывающие проблему и пути решения

- переход на стадию принятия ситуации и планированию действий для изменения ситуации. 

Подход к внедрению изменений, описанный в данной статье, поможет вам сэкономить время, силы и эмоциональную энергию - ценные ресурсы, которые ещё потребуются вам на пути инноваций, решить задачу информирования об изменениях без сопротивления.