Вопросник для проверки качества регламентов

Назначение регламентов не в том, чтобы загнать людей в рамки. Задача регламентов – свести к минимуму потери времени на «изобретение велосипеда», на поиск ответов на уже давно решенные вопросы.

Хорошо продуманные и прописанные регламенты дают возможность квалифицированным сотрудникам максимум времени уделять квалифицированной работе, больше пользы приносить своей организации.

Приведенный ниже вопросник позволяет оценить качество регламентов, существующих в организации.

Ответьте «да» или «нет» на поставленные ниже вопросы. Ответы после списка вопросов.

1. В разработке регламента принимали участие непосредственные участники бизнес-процесса.
2. Фасилитацией процесса разработки регламента занимался человек, который не являлся участником бизнес-процесса (специально обученный сотрудник, вышестоящий руководитель, бизнес-консультант).
3. Содержание регламента не вступает в противоречие с законодательством, поскольку к его разработке привлекались узкие специалисты (бухгалтер, юрист и др.).
4. Готовый регламент – документ, с которым согласны и руководители, и участники бизнес-процесса.
5. В регламенте используются аббревиатуры (например, ЗГДЛ – заместитель генерального директора по логистике).
6. Регламент разбит на разделы в соответствии с отдельными бизнес-процессами (например, 1 Обработка входящих заказов. 2 Оформление договора продажи и т.д.)
7. Глубина оглавления не более трех уровней (то есть не должно быть п.1.2.1.4 п. 1.1.2.5.1).
8. Регламент написан короткими «рублеными» фразами (желательно до 20 слов в предложении с учетом предлогов). Отсутствуют сложные деепричастные обороты.
9. Примерно половина предложений в регламенте отвечают на вопросы: кто, кому, что, когда передает? Остальное – смысловые связки.
10. Если какой-то отдельный процесс осуществляет один человек, этот процесс не должен быть описан в регламенте. Для одного человека делается инструкция.
11. Если в соответствии с регламентом нужно отправить документ, то вместо его словесного описания сделаны формы документов, которые вынесены в приложения.
12. В регламенте не цитируются отдельные фрагменты ГОСТов, СНиПов и других нормативных документов, даются только ссылки на них.
13. Там, где это возможно, в регламенте использованы рисунки, таблицы вместо словесных описаний.
14. Регламенты регулярно обновляются и отражают реальную картину бизнес-процессов.
15. Регламенты всегда доступны всем заинтересованным сотрудникам в электронном виде, могут быть доступны и на бумажном носителе.
16. Сотрудникам доступны только актуальные версии регламента, а утратившие силу перенесены в архив.
17. Сотрудники ознакомлены с актуальной версией регламента и это зафиксировано их подписями в листе ознакомления.
18. Ответственность за соблюдение регламентов включена в бонусную часть заработной платы всех сотрудников.

Если вы ответили «да»:

• 16-18 раз.
  Поздравляем! У вас все отлично с организацией взаимодействия между сотрудниками. Регламенты работают. У вас можно поучиться. Вам можно позавидовать.
• 12-15 раз.
  Средний показатель. Регламенты в вашей организации в целом работают, хотя не всегда корректно. Задумайтесь над улучшением ситуации. Идеал – принцип падающего домино. Если какая-то информация попала в вашу организацию, она должна быстро пройти по цепочке и превратиться в результат.
• 9-11 раз.
  Вам пора серьезно задуматься об организации цепочек взаимодействия между сотрудниками, составлении корректных, работающих регламентов. Задача регламентов не в том, чтобы загнать людей в рамки, а в том, чтобы они не делали лишних движений, не отвлекали руководителей по пустякам. Так экономится важнейший ресурс – время.
• 8 и менее раз.
  Увы, похоже, что бизнес-процессы в вашей компании отсутствуют. Нет ли у вас ощущения, что кто-то у вас «пашет» за семерых, а кто-то «баклуши бьет». Нужно срочно наводить порядок. Иначе все может очень плачевно закончиться.