Важные условия для эффективного совещания удаленных сотрудников

Добрый вечер, Совещания в удаленном формате действительно требуют особого подхода, чтобы быть эффективными. Вот несколько важных условий, которые стоит учитывать:

Включенные камеры: Как вы уже отметили, это помогает создать более личную атмосферу и улучшает взаимодействие. Видеть друг друга важно для создания доверия и понимания.

Техническое обеспечение: Убедитесь, что у всех участников есть стабильное интернет-соединение и необходимое оборудование (микрофоны, наушники). Это поможет избежать технических проблем во время встречи.

Четкая повестка дня: Заранее определите темы для обсуждения и распределите время на каждую из них. Это поможет сосредоточиться на важных вопросах и избежать затягивания встречи.

Роли участников: Определите, кто будет модератором, кто будет выступать и кто будет задавать вопросы. Это поможет организовать встречу и сделать её более структурированной.

Активное участие: Поощряйте участников задавать вопросы и делиться мнением. Это поможет создать более интерактивную атмосферу.

Запись встречи: Если это возможно, записывайте встречи, чтобы участники могли вернуться к обсужденным вопросам позже.

Перерывы: Если встреча длительная, не забывайте делать короткие перерывы, чтобы участники могли отдохнуть и восстановить концентрацию.

Обратная связь: После встречи полезно собирать отзывы о том, что прошло хорошо, а что можно улучшить в будущем.

Что касается рекомендательного характера, то многие из этих пунктов могут быть адаптированы в зависимости от специфики вашей команды и целей встречи. Главное — находить баланс между формальностью и комфортом для участников.

Добрый день, коллеги!
При организации и проведении удаленных совещаний работают те же правила, что и для стационарных: повестка дня, регламент, протокол, разосланные заранее материалы, список участников, сами участники в деловом виде. Плюс стабильная связь.

Что касается инструментов, ZOOM и т.д., то надо понимать, что по сути это будет совещание в прямом эфире, в идеале должна быть защищенная внутренняя корпоративная сеть.

Если это рабочий чат, ежедневная оперативка и тому подобное, то подход может быть менее формальным, а случайно заглянувшие в эфир домашние животные, дети или звуки с улицы не просто вполне допустимы, но и даже придают некоторой живости как элемент тимбилдинга. В разумных пределах, конечно, подключения с барбекю или лужайки в парке должны пресекаться.
Если это мероприятие с участием высшего руководства, партнеров, заказчиков, то готовиться следует более ответственно, в том числе в плане картинки и помех.

Но в целом, имеет смысл, особенно, если такие переговоры происходят часто, оборудовать что-то вроде домашнего офиса или по крайней мере продумать дизайн, чтобы в кадр не попадали предметы домашней обстановки, например, при внеплановом видеозвонке.
Это не только снижает градус экспертности, но и дает лишнюю информацию о вашей частной жизни. Самый простой вариант - использование дежурного складного экрана, который можно поставить за спиной.

Прочитала комментарий Анны Долматовой. Согласна, если это ежедневная командная встреча, то кошки и собаки обычно на секунду почему-то заглядывают в камеру, куда без них? ;) И в этом нет ничего предосудительного. Но, если это встреча с заказчиком или совещание топов, бизнеса — то лучше сохранять рабочий формат.

Еще добавлю: когда на встрече более 5 человек и если кто-то хочет что-то добавить к речи говорящего, то лучше воспользоваться функцией сервиса “поднять руку”, чтобы тот коллега, который говорит, сделал паузу и дал слово. В моей практике встречается, когда сотрудники просто начинают вставлять свое мнение, а с учетом того, что у кого-то может запаздывать связь, один не досказывает, другой перебивает, третий что-то свое добавляет… получается просто хаос.

Всем добрый день!
Вот несколько ключевых факторов, которые необходимо учитывать во время онлайн-встреч:
1. Видеосвязь.
2. Отсутствие посторонних звуков: фоновая музыка и шумы неуместны. Исключением, как всегда, составляют неожиданные звуки перфоратора от соседей. ;)
3. Изоляция от посторонних: даже при использовании размытого фона или виртуального фона необходимо избегать появления посторонних людей, тем более таких просьб, как «Оля, а что поесть?». Формат встречи должен оставаться рабочим, даже если вы находитесь дома или работаете удаленно.
4. Опрятный внешний вид: внешний вид должен соответствовать рабочей обстановке — не стоит принимать участие в встрече с полотенцем на голове/мокрыми волосами, голым торсом, в домашней майке или пользоваться пилочкой для ногтей во время встречи.
5. Стабильное соединение с интернетом.

Что касается выбора сервиса, на мой взгляд, это может быть любой из сервисов: Google Meet, Zoom, Яндекс Телемост, Microsoft Teams или Битрикс. Если сотрудник находится в бане, сауне или в нерабочей обстановке, это будет очень заметно, даже если фон размытый.

Коллеги и Незнакомцы, всем доброго времени суток!
При большом количестве удалённого персонала и проектной деятельности, zoom крайне противопоказан! Ибо zoom можно использовать как угодно и где угодно!
Я могу по телефону участвовать в zoom с соответствующим экраном-заставкой из аквапарка или сауны.
Здесь нужна CRM-система! Битрикс24 и только он! Здесь не отвертеться. Он точно покажет:
а) с какого устройства выходят на связь;
б) время работы в компании в текущий день даже на удалёнке;
в) эффективность каждого в решении задач.
Думаю, что этого уже вполне достаточно.
А что касается совещаний - классика:
Повестка, время, приглашённые, протокол, тайминг, отчётность.
Всем добра!

Добрый день, коллеги!
На мой взгляд, для эффективной удаленной встречи важно соблюдать следующие условия:

1.Стабильное интернет-соединение у всех участников.
2.Четкая повестка и цели встречи, заранее отправленные участникам.
3.Пунктуальность и соблюдение регламента.
4.Использование подходящих инструментов (видеоконференции, чаты, документы для совместной работы).
5.Активное участие и минимизация отвлекающих факторов.
6. Запись и фиксация итогов для дальнейшего использования со сроками и исполнителями по каждой задаче

Коллеги, добрый день.
Поделюсь опытом работы в американской компании:
- был период ковида и полная удалекна, поэтому 100% работали вне офиса. Многие подключались на звонки на фоне барбекю, вместе с собакой (собака сидела перед камерой рядом с сотрудником) .... такого рода звонки были "легкого формата", когда команды обсуждали например ход проекта. Но в том числе присутствовали ТОПы.
И это было очень прикольно
- как раз на звонка более формальных тем, было принято включать камеру говорящему. Если ты не говоришь, ты выключаешь камеру и звук. Бывает такое количество участников на звонках, что если все включат камеру, будет рой людей.
- Если же это ежедневный созвон, по текущим задачам - без камер.

Здравствуйте, коллеги! Как по мне, камеру желательно использовать, когда человек проходит собеседование, а в остальных случаях это не обязательно. Если человек без камеры, то это точно не значит, что он будет плохим работником. Важно еще продумать примерный план созвона, какие вопросы нужно обсудить и заранее подготовить на них ответы. Так ведь удобнее будет и быстрее)

Добрый день!

Очень важны следующие факторы, именно для онлайн:
1.Камеры всех участников включены, Важно видеть лица людей, вовлеченность и реакции.
2.Звук выключен. Звк включается модератором, когда участнику дается слово. Про звук отдельно важно, так как посторонние звук на заднем фоне очень мешают.
3.Техническая проверка устройств до совещаний и тех.поддержка во время.
Далее факторы, которые важны для любых совещаний:
4.Знание участниками заранее повестки совещания.
5.Следование четкому таймингу.
6.Модерация совещаний.
7.Неотвлечение на другие вопросы.
Успешных и продуктивных совещаний!

Добрый день!
Однажды я работала в компании, где обучали сотрудников проводить 30-минутные совещания. Фокус на хорошую подготовку и лаконичность совещаний повлияли на культуру и тайм-менеджмент в компании.
1. Идеальное совещание должно длиться не более 40-50 минут. 2. Перед встречей участники получают список задач с статусами и аджендой с четко приписанными задачами и планом совещания 3. Модератор проводит совещание и фиксирует договоренности в документе 4. Конструктивная деловая коммуникация 5. Краткий small talk в начале совещания может настроить участников на конструктивный разговор 6. После совещания все участники получают план с задачами, ответственными и статусами

Добрый день.

Для меня критически важно, чтобы совещание были подготовлено, т.е. было бы понятно зачем и кто собрался, что хотим обсудить, какое решение получить.
С камерой или нет - мне не важно (если это не карьерная консультация) - наверно десятилетняя профессиональная деформация, но как по мне лучше без камеры, чем потом кто то встает случайно , а там - одежда только верх.
Да, хорошее аудио перевешивает плохое видео - поэтому, для рабочих совещаний мне важен хороший звук. А коллег своих я и так знаю.

Добрый день!

Полагаю, что с точки зрения организации и подготовки совещания онлайн и оффлайн не имеет принципиальной разницы. Каждому участнику хочется заранее знать время мероприятия, повестку и его непосредственную роль. Если с этим бардак, то независимо от онлайна\оффлайна на лад дело не пойдет.

Если вы не планируете выслушать мнения людей, то нет их смысла приглашать их на совещание. Эта чистая потеря времени. Информировать можно и другим способом. Если же вы хотите выслушать людей по какому-то поводу, то лучше дать им знать заранее, тогда они будут лучше готовы. Этот принцип работает одинаково как для онлайн, так и для оффлайн совещаний.

Обязательно повестка и модерация мероприятия, так чтобы участники оставались в фокусе тех задач и обсуждений. Тоже работает как онлайн так и оффлайн.

Избегайте приглашений в последнее время. Это разрушает график людей и является признаком того, что у вас тоже бардак.)) И этот принцип тоже работает как для онлайн, так и для оффлайн совещаний.

Стабильный интернет и другие тех условия, конечно должны соблюдаться. И конечно, если вы приглашаете людей на онлайн мероприятие, то принцип - всех должно быть видно, должен неукоснительно соблюдаться. Это позволяет сохранять фокус коллектива и уважение к остальным участникам.

С точки зрения производительности труда, любая групповая встреча это роскошь, так как в нее инвестируется большое количество человеко-часов, поэтому надо бережно к этому относиться. Просто так обсуждать, без принятия решений - смысла нет, так же как и встречи, где просто информируют людей. Иногда, они действительно нужны, но надо стараться делать этот как можно реже.

Добрый день!
Если говорить о критически важных вещах, то, с моей точки зрения, это:
1. Предварительная подготовка совещания – рассылка всех необходимых материалов заранее, плюс подготовка необходимых презентаций и других материалов.
2. Техническая организация процесса, то есть хороший интернет, звук, платформа, которой должны уметь пользоваться все участники.
3. Мотивация всех участников своевременно выходить на связь
4. Четкий план, наличие модератора, который будет отвечать за реализацию этого плана, плюс технический специалист, который будет оперативно решать технические проблемы участников. По сути, как при любой онлайн конференции.
5. Модератор также должен организовывать и вовлекать присутствующих в активное обсуждение.
6. По итогу совещания – рассылка участникам тезисов и итогового решения, а также задач для каждого.

Здравствуйте.
Ответ на Ваш вопрос очень индивидуален.
Для одних важно видеть друг друга, другим--абсолютно не важно.
+ Я бы рекомендовала сконцентрировать внимание только на суть совещания. Какие вопросы обсуждаются на совещании и какие решения вместе приняли.
Если визуальный контакт необходим, то не сложно включить камеру.

Друзья, для регионально разбросанных компаний периодические встречи, хоть и в Зуме, чрезвычайно важны.
Есть 3 теории мотивации руда, X, y и Z.
Согласно последней, которая сейчас лежит в основе HR-менеджмента крупных компаний, работник - это общественное существо, и ему необходимо общаться с коллегами лично. Хотя бы на удалёнке.
У меня сын и дочь так работают: из Москвы и с Кипра. Знаю из первых рук, насколько это важно.
Надо друг друга видеть. Меня, как преподавателя, безумно раздражает, когда вместо студентов вижу фотки или, ещё хуже, чёрные плитки с именами. Похоже на колумбарий.
Добавлю: если нет возможности пересечься физически, надо устраивать групповухи в онлайне не только в виде деловых совещаний. Так, встретиться - потрепаться, а то и праздничек закатить.
Если человек работает в компании, но живёт один дома, он теряет связь. Проверено!
Удачи!