Совещания съедают часы рабочего времени. Но всегда ли они приводят к результату?
Даже если встреча прошла по регламенту, это не значит, что она была эффективной. Главное - какие решения приняты и что изменится после их выполнения.
Подготовила чек-лист для руководителей, который поможет за 5 минут проверить эффективность совещаний по пяти направлениям: время, состав участников, подготовка, качество обсуждения и рабочая атмосфера.
Всего одна страница - чтобы быстро выявить слабые места и понять, что стоит изменить.
Хорошее совещание заканчивается не обсуждением, а конкретными решениями, ответственными и сроками.
СОВЕЩАНИЯ, КОТОРЫЕ ПРИВОДЯТ К РЕШЕНИЯМ
Чек-лист эффективности совещания | Для руководителей и управленческих команд
Как пользоваться: после встречи отметьте выполненные критерии. Пункты без отметки — точки улучшения следующего совещания. Для критериев, не относящихся к вашей встрече, используйте «н/п».
01. ВРЕМЯ И ФОКУС
Критерий
/ н/п
Встреча началась в назначенное время
Все участники подключились или пришли вовремя
Обсуждение каждого вопроса уложилось в отведённое время
Все вопросы повестки рассмотрены
Время выступлений и обсуждений контролировалось
Обсуждение шло по согласованной повестке
Команда не уходила в сторонние темы
Участники не отвлекались на посторонние дела
Встреча завершилась вовремя
По каждому пункту повестки определены решение или следующий шаг
02. СОСТАВ УЧАСТНИКОВ
? / н/п
На встрече присутствовали только необходимые участники
Все обязательные участники присутствовали
Для принятия решений были необходимые полномочия и кворум
Состав участников соответствовал уровню обсуждаемых вопросов
03. ПОДГОТОВКА
Помещение, связь и оборудование были подготовлены
Участники получили информацию о встрече заранее
Материалы для ознакомления были направлены заблаговременно
04. КАЧЕСТВО ОБСУЖДЕНИЯ И РЕШЕНИЙ
Была сформулирована чёткая повестка
Проверено исполнение прошлых решений: выполнено более 80%
Решения прошлой встречи внесены в рабочие документы компании
Участники изучили материалы и опирались на них в обсуждении
Были рассмотрены альтернативные варианты решений
Мнение каждого участника было выслушано и обсуждено
Решения принимались по заранее понятному команде правилу
По каждому вопросу зафиксированы тезисы и решения в протоколе
Для принятия решений были доступны необходимые данные
05. АТМОСФЕРА И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
Встреча модерировалась
Участники не занимались посторонними делами в телефоне или ноутбуке
Поддерживалась конструктивная атмосфера
Каждый имел возможность высказаться; никто не оставался в стороне
Участники внимательно слушали друг друга
Участники не перебивали выступающих
Критиковались идеи и аргументы, а не люди
Критика сопровождалась предложением альтернативы
Личные выпады своевременно пресекались
Попытки переложить ответственность возвращались в предметное обсуждение
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение