Системы оценки эффективности деятельности: принципы создания и применения

Разговаривая с коллегами и заказчиками обратила внимание, что мало кто рассматриваеи оценку эффективности системно. Поэтому решила поделиться статьей о системах измерерния эффективности. Статья объемная, писала ее для науного журнала, в конце есть ссылка на публикацию, где можно прочитать есь материал целиком. Но основное - в тексте ниже. 

Проблема оценки эффективности деятельности сотрудников  активно разрабатывается на протяжении последних десятилетий экономистами по всему миру – как практиками, так и академическими учеными. Начиная с 80х годов ХХ века в западной экономической науке по сути складывается новая отрасль менеджмента - системы оценки эффективности деятельности (Performance Measurement Systems). После волны критики измерения  эффективности организации только  на основе финансовых показателей  одна за другой появляются системы предлагающие идеи и технологии измерения эффективности деятельности, основанные на сочетании финансовых нефинансовых показателей .Речь идет именно о системах, а не просто о показателях,  т.к. важными факторами стали не только набор показателей, но и такие характеристики систем как  принцип отбора показателей (финансовые и нефинансовые), их баланс, процесс построения и использования таких систем.

Ряд авторов подчеркивают операционную перспективу систем, рассматривая их как набор показателей для определения эффективности деятельности. Другие – в т.ч. Нортон и Каплан с их Системой Сбалансированных Показателей – подчеркивают стратегическую перспективу, характеризуя систему как инструмент каскадирования по  организационной иерархии целей и стратегии организации. При этом подчеркивается возможность с помощью систем оценки эффективности деятельности отслеживать прогресс в достижении стратегических целей организации. Что касается терминологии, то термин Performance Measurement System может быть переведен и как «системы оценки эффективности деятельности» и как «системы измерения результативности».  Показатели – это основная составляющая систем измерения эффективности деятельности. Как правило показатели классифицируются на финансовые/нефинансовые, детерминирующие/результрующие, а также по признаку характеристики деятельности (качество, время, гибкость, стоимость) и по направлению деятельности (измерение эффективности маркетинга, производства, продаж, поставок, управления персоналом, управления информационными ресурсами и др).

К  функциям  систем оценки эффективности деятельности относятся:

 - измерение эффективности деятельности,  мониторинга динамики эффективности во времени.

 - внедрение стратегии в деятельность организации, в т.ч. путем согласования процессов организации со стратегическими целями.

 - обеспечение коммуникаций внутри организации и коммуникаций организации со внешней средой, в т.ч. путем бенчмаркетинга.

 - влияние на поведение персонала организации путем согласования инструментов мотивации с показателями системы измерения эффективности деятельности

 - повышение эффективности деятельности за счет внедрения изменений на основе анализа результатов по показателям. 

Кроме того, исследователи подчеркивают идею о том, что измерение эффективности должно рассматривать в стратегическом контексте, т.к. выбранные показатели эффективности влияют  на поведение людей. 

Что касается принципов создания систем оценки эффективности деятельности, то в литературе представлено также многообразие мнений по этому поводу. Одними из первых, еще в 1985 году были сформулированы следующие принципы формирования показателей эффективности:

 - Критерии эффективности должны быть выбраны согласно целям компании
 - Критерии эффективности должны быть сравнимы у организаций одного вида деятельности
 - Цели проведения измерений по выбранным критериям должны быть ясны
 - Способы сбора данных для измерения эффективности  и их обработки должны быть ясно определены
 - Показатели со сравнительными данными приоритетны по сравнению с показателями абсолютных цифр
 - Подразделения должны иметь возможность прямого влияния на результаты по показателям, по которым их оценивают. 
 - Критерии оценки эффективности вырабатываются путем обсуждения, в котором участвуют клиенты, сотрудники, руководители.
 - Объективные показатели эффективности приоритеты по сравнению с субъективными. 
Подход, сформулированный Капланом в 1990 году основан на том, что существует три уровня системы измерения эффективности деятельности:
 - Первый - в основе системы измерения эффективности лежат индивидуальные показатели. Этот уровень систем отвечает на такие вопросы как: Какие показатели эффективности мы используем? Для чего мы используем именно эти показатели? 
 - Второй уровень – уровень синергии показателей. При его создании необходимо отвечать на вопросы: Все ли элементы – внутренние, внешние, финансовые и нефинансовые аспекты – задействованы в системе? Включены ли показатели, характеризующие улучшения? Учтены ли показатели, касающиеся как ближайших, так и долгосрочных целей организации? Сбалансированны ли показатели? Нет ли среди показателей конфликта? 
 - Третий, самый высокий уровень системы характеризует такие вопросы как: Отвечают ли выбранные показатели стратегии организации? Не противоречат ли они организационной культуре? Соответствуют ли выбранные показатели и система поощрений в организации? Учитывают ли выбранные показатели деятельность конкурентов? 
Энди Нили  в опубликованной в 2000 году статье  сформулировал перечисленные в таблице 2   принципы  создания систем оценки эффективности  деятельности: 
Таблица 2
Характеристики  оценки эффективности деятельности
Составлено автором по материалам Neely A., Mills J.,  Platts K.,  Richards H.,  Gregory M. Performance measurement system design: developing and testing a process-based approach. //International Journal of Operations & Production Management, 2000, Vol. 20 No. 10, p. 1131)
 
Предлагаемые характеристики процесса оценки эффективности деятельности
Предлагаемые характеристики выходов процесса оценки эффективности деятельности
Показатели эффективности должны быть получены путем декомпозиции стратегии компании.
Показатели эффективности должны быть такими, чтобы ими можно было оперировать в процессе сравнительного анализа. 
Цель по каждому показателю должна быть четко сформулирована. 
Показатели в относительных величинах предпочтительнее абсолютных чисел.
Методы сбора  данных и расчетов должны быть четко определены.
 
Для подразделения должны быть только те критерии эффективности, на которые может повлиять деятельность этого подразделения.
В процессе отбора показателей для измерения эффективности деятельности должны быть вовлечены руководители разного уровня, сотрудники и клиенты. 
Объективные критерии оценки эффективности
предпочтительнее субъективных.
 
Все выбранные показатели должны просчитываться в процессе оценки эффективности деятельности.
В процесс оценки должны быть включены нефинансовые показатели. 
Процесс оценки должен быть легко пересматриваемым в случае необходимости изменения.
Показатели эффективности должны быть ясными и простыми в использовании.
 
Показатели эффективности  должны обеспечивать быструю обратную связь.
 
Показатели  эффективности должны стимулировать непрерывное улучшение, а не просто мониторинг.

В 2005 году этот же автор подчеркнул, что при создании системы оценки эффективности деятельности необходимо проверять три ее основных уровня: 
 - показатели, характеризующие эффективность деятельности сотрудников 
 - сочетание показателей как действующая система
 - взаимодействие системы оценки эффективности деятельности с другими частями и процессами организации. 
Отдельный вопрос, касающийся систем оценки эффективности деятельности  – это процесс внедрения и использования систем в организации. Этой теме стало уделяться больше внимания в последнее время – по мере накопления опыта стало понятно, что на конечный результат влияет не только теоретическое обоснование той или иной системы оценки эффективности деятельности, но и то, какие конкретные шаги предпринимаются для внедрения системы и как используются результаты измерений. 
 
Полный текст статьи можно найти по ссылке https://naukovedenie.ru/PDF/117EVN617.pdf