Разработка организационной структуры с использованием Системной карты

При разработке организационной структуры руководителю приходится оперировать большим объемом информации.

Например, количество отдельных работ (функций), которые нужно выполнять в отделе продаж – около 80. Распределить каждую из этих 80 работ (функций) и закрепить их персонально за отдельными сотрудниками, на мой взгляд, очень сложно.

Давайте вспомним закон Джорджа Миллера, согласно которому кратковременная человеческая память, как правило, не может запомнить и повторить более 7 ± 2 элементов.

Здесь руководитель может воспользоваться таким инструментом как Системная карта.
При разделении труда с помощью Системной карты вся работа, выполняемая в подразделении, делится на несколько блоков по следующим критериям:

• Характер выполняемой работы,
• Навыки, необходимые для выполнения работы,
• Психологические характеристики,
• Территориальное разделение,
• Стоимость выполняемой работы.

В итоге получается 6-10 блоков работ. И теперь задача – распределить эти 6-10 блоков работ, закрепить их за сотрудниками.

Ниже приведен реальный пример разделения труда с помощью Системной карты для регистратуры частной клиники.

Всего в примере 143 функции. Оперировать таким объемом информации, на мой взгляд, сложно любому человеку, даже выдающемуся.

В нашем примере, в результате разделения труда получилось 15 блоков функций. Причем даже эти блоки сгруппированы так, чтобы облегчить работу с информацией.
Как вы считаете, разделение труда с помощью Системной карты упростит создание организационной структуру регистратуры?

Если вас интересует разделение труда для вашей компании, пишите, звоните.
Либо подберем пример из картотеки, либо сделаем индивидуально.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

• Прослушивание записей телефонных звонков сотрудников
• Ведение табеля учета рабочего времени
• Введение в должность новых диспетчеров, администраторов
• Просмотр видеокамер
• Консультирование сложных пациентов
• Оперативная замена сотрудников
• Подготовка графика работы диспетчеров и администраторов
• Работа с жалобами пациентов, разрешение конфл. ситуаций
• Работа с VIP-пациентами, сопровождение на прием 

Подсистема совершения и приема звонков

• Обзвон пациентов накануне приема, обследования
• Создание направлений на исследования, процедуры (в комп-ре)
• Обзвон пациентов по поводу переноса приема, замена врача
• Уточнение причины неявки пациента по просьбе врача
• Соединение врача по его просьбе со страховой компанией
• Опрос первичных пациентов – как о нас узнали?
• Прием входящих звонков от пациентов, консультирование, запись
• Подготовка и отправка главному администратору отчета о переносах/замене врача
• Создание электронных карт пациентов (по звонку клиента)
• Телефонные звонки пациентам: готова копия документов
• Прием и распределение по специалистам входящих звонков
• Телефонные звонки уточнение информации по приему пациентов у специалистов 

Подсистема первичного контакта с клиентом

• Выдача копий документов пациентам
• Консультирование пациентов по акциям, скидкам
• Запись на прием пациентов за наличный расчет
• Консультирование пациентов об услугах очно
• Связь со страховыми компаниями, будет ли оплачен этот вид лечения
• Прием документов от пациентов для оформления справок в налоговые органы
• Вопрос пациентам как о нас узнали
• Проверка страхового полиса, паспорта, застрахованного пациента
• Прием заявлений пациентов на получение копий
• Разъяснения пациентам по подготовке к обследованиям, выдача памятки. 

Подсистема управления системой администрирования

• Прогнозирование и планирование
• Организация работы
• Руководство/распорядительство
• Координация
• Контроль 

• Организация обслуживания орг.техники
• Обеспечение сопровождения VIP-клиентов в пределах МЦ
• Ежедневный контроль кассовых отчетов администратором смены
• Обеспечивать комфортность ожидания пациентов в МЦ, в том числе VIP-клиентов
• Организация работы подразделения
• Доведение приказов и другой информации до сотрудников
• Участие в разборе жалоб пациентов и сотрудников регистратуры
• Организация обучения и адаптации новых сотрудников регистратуры
• Участвовать в подборе персонала регистратуры
• Организация транспортировки и архивирования карт во внешний архив
• Организация осмотров сотрудников предприятий, обслуживаемых по комплексным программам
• Контроль выполнения сотрудниками работы подразделения 

Подсистема статистики, финансового контроля

• Контроль назначений врачей: нужно ли пациенту оплачивать?
• Подготовка статистического отчета на электронном и бумажном носителе
• Анализ правильности заполнения статистических талонов, назначений на анализы врачами
• Корректировка статистических талонов, назначений на анализы с привлечением врачей
• Реестр счетов для страховых компаний
• Отправка статистических отчетов по электронной почте 

Подсистема механической обработки документов

• Получение факсимильных писем
• Сканирование и копирование мед.карт пациентов
• Внесение назначений врача на анализы в компьютерную программу вместо врача
• Регистрация копий, выписок для других лечебных учреждений в журнал
• Внесение информации из статистических талонов, назначений на анализы в реестры
• Печать б/л внутренняя отчетность 

Подсистема управления подсистемой внутренней обработки информации

• Ведение табелей учета рабочего времени сотрудников
• Введение в должность новых сотрудников
• Оперативная замена сотрудников
• Планирование графика работы сотрудников
• Создание расписания врачей амбулаторного отделения
• Корректировка графиков работы врачей
• Подготовка ответов на запросы работодателей 

Подсистема хранения мед.карт

• Подготовка документов к архивации (описи, подпись)
• Упаковка документов в коробки  (архивация)
• Раскладка результатов анализов по картам
• Чистка архива (если клиент не появлялся 3 года)
• Выезд в удаленный архив для поиска карты
• Контроль своевременного возврата мед.карт в регистратуру
• Подготовка мед.карт для ВК
• Поиск мед.карт в архиве для ВК
• Поиск карт в архиве
• Ежедневное отслеживание карт при утере
• Выгрузка записи пациентов на завтра
• Поддержание порядка в архиве
• Систематизация карт для удобного поиска
• Работа с мед.программой по мед.картам
• Поиск и сбор мед.карт по записи на завтра
• Приведение в порядок карт, пришедших в ненадлежащий вид
• Поиск не найденных карт (внутренние звонки)
• Сортировка карт по записи на завтра 

Подсистема обработки электронной почты

• Обработка заявок от страховых компний
• Прием писем от страховых компаний, прямой доступ
• Обработка заявок от клиентов с сайта
• Ведение картотеки пациентов с прямым доступом
• Еженедельная рассылка расписания в страховые компании
• Отправка лаб.заключений пациентам по электронной почте
• Отправка информации экспертам страховых компаний по электронной почте
• Фиксация заявок от клиентов и страховых компаний в Excel
• Перевод лаб.заключения в PDF+отправка
• Обработка Excel-файлов страховой компании, внесение правок в свою программу 

Подсистема подготовки документов для посетителей

• Оформление бумажной документации первично обратившихся пациентов
• Распечатка результатов анализов и исследований из компьютерной базы для пациентов
• Заключение депозитных договоров с пациентами
• Создание направлений на исследования, процедуры (в компьютере)
• Распечатка статистических талонов на прием к врачу
• Оформление бумажных назначений на анализы
• Закрытие больничных листов 

Подсистема работы с БЛН

• Получение от врача объяснительных записок по испорченным б/л
• Подготовка актов б/л утилизации
• Подготовка электронных отчетов по списанию б/л
• Выдача б/л врачам
• Регистрация выдаваемых б/л в журнал
• Подготовка корешков б/л к списанию
• Оформление доверенностей на получение б/л
• Доставка статистических отчетов в ФСС
• Заполнение общей информации в б/л
• Получение б/л в ФСС
• Сбор подписей на актах утилизации б/л 

Подсистема внутренней курьерской доставки

• Передача мед.карт председателю ВК
• Доставка факсов, писем в подразделения
• Разноска мед.карт по записи на завтра по врачам
• Сбор карт от врачей
• Получение подписи на реестре стат.талонов, назначений на анализы
• Передача реестров счетов секретарю

Подсистема скорой помощи

• Внесение услуг скорой помощи и отделения семейной медицины в программу
• Прием звонков скорой помощи
• Подбор доктора «семейная медицина»
• Передача вызовов врачам скорой помощи
• Звонки согласования  докторам отделения семейной медицины
• Передача отчетов скорой помощи и семейной медицины в бухгалтерию
• Прием звонков «семейная медицина»
• Ведение таблицы «семейная медицина»
• Звонки согласования пациентам «семейная медицина»
• Фиксация звонков по «семейной медицине» в базе и в журналах
• Ведение таблицы по выездам скорой
• Фиксация звонков по скорой в базе и в журналах
• Создание направлений на анализы, обследования, скорая, «семейная медицина»
• Подготовка отчетов, сверок по услугам скорой и «семейной медицины»
• Обучение врачей скорой помощи и «семейной медицины» нюансам работы
• Расчет з/п врачам скорой помощи и отделения семейной медицины. 

Подсистема кассового учета

• Списание денежных средств с депозитов
• Работа с кассой, терминалом, оформление квитанций
• Ведение кассовой отчетности
• Оформление актов о возврате денежных средств пациентам
• Работа с кассой
• Подача актов на списание по депозитным договорам в бухгалтерию 

Отдельные функции, не вошедшие ни в какие подсистемы.

• Подмена старшего администратора 

Функции, не вошедшие в систему администрирования

• Подмена секретаря генерального директора (отпуск, больничный)