Трудности со встречами один на один начинаются примерно через месяц. Темы вроде бы кончились, сотрудник отвечает "все нормально", а руководитель уже не помнит, что обещал три недели назад. Здесь два простых листа, которые это лечат. Первый - повестка: четыре строки, которые сотрудник заполняет за пять минут до встречи. Второй - лист заметок руководителя, по строке на встречу, где видно, какие темы возвращаются и какие обещания повисли. Есть пример, как выглядит такой лист после четырех встреч с менеджером по закупкам, и запас вопросов на случай, когда сказать вроде бы нечего.
Ниже два листа. Повестку заполняет сотрудник, лист заметок ведет руководитель. Каждый помещается на одну страницу.
Заполняет сотрудник, присылает накануне или приносит с собой.
Дата: ________
1. О чем хочу поговорить
Одна-две темы, можно одним словом: "отгрузки", "отпуск в марте".
2. Что мешает работать сейчас
Люди, процессы, программы, неясные задачи.
3. Что получилось за последнее время
Даже если это мелочь.
4. Что мне нужно от руководителя
Решение, совет, информация или просто выслушать.
По одному листу на каждого сотрудника, одна строка на встречу.
Раз в квартал внизу листа три строки:
Обязательна в повестке только первая строка. Вторая стоит отдельно не случайно. О том, что мешает, люди сами говорят редко: кажется, что это жалоба, а жаловаться начальнику неловко. Когда в листе есть такая строка, рассказать о проблеме становится частью нормального разговора, а не поступком.
Третья строка нужна больше руководителю, чем сотруднику. Хорошую работу часто не замечают, пока все идет гладко. Здесь сотрудник сам о ней напоминает, а у руководителя появляется повод сказать доброе слово, которое ничего не стоит и много значит.
Четвертая избавляет от угадывания. Иногда человек ждет решения, а получает совет. Иногда хочет просто выговориться, а ему тут же начинают объяснять, как надо.
В листе руководителя самая необычная колонка - "Что я заметил". Сюда пишут не содержание, а впечатление: устал, оживился при разговоре о проекте, обходил тему премии. За два месяца из таких пометок складывается картина, которой нет ни в одном отчете. Обещания вынесены в свои колонки, потому что с них начинается следующая встреча, и первым отчитывается руководитель.
Квартальные строки обычно заполняют реже всего, хотя пользы от них больше всего. Особенно от последней: если за три месяца ни разу не говорили о деньгах, о развитии или об отношениях в команде, это не значит, что вопросов там нет.
Менеджер по закупкам, полтора года в компании, встречи раз в неделю.
Что здесь видно. Тема склада закрылась за две встречи, потому что обещание руководителя было записано и на следующей встрече с него начали. Желание вести переговоры на планерке бы не прозвучало: человек заговорил о нем, когда разобрались с раздражающим складом и освободилось место. Усталость на третьей встрече попала в колонку "Что я заметил" и превратилась в разговор о переработках, а не в "соберись, конец месяца". А решение про срок заявок сотрудник придумал сам, и защищать его на планерке ему будет проще, чем выполнять чужое.
Если продолжить этот лист до конца квартала, в строке "о чем ни разу не говорили" скорее всего окажутся деньги. Человек хочет вести переговоры с крупными поставщиками, то есть брать на себя больше. Разговор о том, как это отразится на доходе, все равно начнется, и лучше, если начнет его руководитель.
Если повестка пустая, а в ответ на "как дела" звучит "нормально", выручает один точный вопрос. Несколько вариантов:
Задавайте один, максимум два за встречу. Восемь вопросов подряд - уже допрос.
Лист заметок - личный рабочий документ руководителя. Хранить его лучше у себя, а не в общей папке отдела. Сотрудник может в любой момент посмотреть свои строки, особенно колонки с обещаниями, и это только укрепляет доверие. А вот прикладывать лист к оценке, к решению о премии или к личному делу не стоит. Как только человек поймет, что его слова на встрече потом пойдут в оценку, вместо честного разговора начнется отчет о том, как все хорошо.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение