Подскажите, как правильно проводить совещания?

Мне нравится проведение совещаний по методикам командного коучинга. Тогда совещания проходят быстрее, результативнее, а по итогам больше задач доводится до исполнения.

При этом самих методик и техник много, проверять какая подойдет именно в вашей компании нужно на практике.

Добрый день, Илья.
Совещания являются важной частью корпоративной культуры и могут быть очень эффективными, если они правильно организованы. Вот несколько рекомендаций, которые могут помочь:
- Четко определите цель совещания. Каждое совещание должно иметь конкретную цель, и эта цель должна быть ясна всем участникам.
- Планируйте совещание заранее. Подготовьте повестку дня и распределите ее среди участников заранее, чтобы они могли подготовиться.
- Ограничьте количество участников. Совещания с большим количеством людей часто становятся неэффективными. Включайте только тех, кто действительно нужен для обсуждения вопросов.
- Соблюдайте тайминг. Начинайте и заканчивайте совещание в назначенное время. Это поможет уважать время участников и поддерживать фокус на обсуждении.
- Обеспечьте активное участие. Все участники должны быть вовлечены в обсуждение. Это поможет получить разные точки зрения и сделать обсуждение более продуктивным, - Выделите человека для протоколирования совещания. Важно по итогам совещания распределить задачи (назначить ответственных за выполнение), ограничить сроки и сформулировать результаты работы. Назначить следующую встречу, если в этом будет необходимость.
Эксперт, который может помочь вам с организацией проведения совещаний, обычно называется консультантом по управлению или консультантом по организационному развитию. Стоимость его услуг может сильно варьироваться в зависимости от его опыта, репутации и специализации, а также от размера и сложности вашего проекта.
Эффективность можно проверить через обратную связь от участников совещаний, а также через оценку достижения целей, которые были поставлены для совещаний.
Сроки могут варьироваться в зависимости от размера и сложности проекта, но обычно такие проекты занимают от одного месяца.

Илья, Коллеги, всем доброго времени суток!
Вот как раз несколько дней назад именно по данному вопросу и создал пару постов, стараясь уберечь Руководителей от ловушек управленческой деятельности. В частности совещаний.
Можно прочитать здесь https://hrtime.ru/material/test-na-umenie-provodit-soveshchaniia-105186/
И здесь https://hrtime.ru/material/soveshchanie-li-ili-chto-pochem-105200/
Илья, уверен, что именно эти практические рекомендации помогут Вам в Вашем вопросе!
Всем успехов!

Добрый день, коллеги! Действительно, причин неэффективных совещаний много, но на практике основной причиной является слабый менеджмент. Руководитель, который проводит бесконечные совещания или не компетентен или не верит своим подчиненным, то есть находится в состоянии неопределенности. Для исключения такой причины необходимо выстраивать систему показателей. Это просто. Необходимо отцифровывать отчетные данные, которые будут формироваться по строго определенным алгоритмам. руководитель должен принять решение, которое будет уже почти готово, а для этого ему не нужны помощники.
Нормировщик Галина Кирьянова

Илья, добрый день!

Действительно, совещание это очень трудозатратное мероприятие, потому что время его проведения умножается на число его участников. Причины, по которым затягивается совещание, могут быть очень разные. Давайте рассмотрим их сверху вниз.

Во-первых, неопределенность стратегических установок компании. Если руководство компании "плывет по течению", в компании нередко образуются несколько групп, влияния которые исходят из конфликтующих установок. Когда сотрудники встречаются на совещаниях, они долго не могут договориться, хотя каждая сторона имеет обоснованные аргументы. Эту проблему устраняет консультант по стратегии.

Во-вторых, каждое совещание должно гармонично вписываться в общую систему управления организацией. Тогда будет понятно, кто должен на совещании присутствовать, как их мотивировать, откуда брать цели для очередного совещания, какие вопросы могут быть решены в рабочем порядке, а какие вынести на совещание необходимо, у кого взять данные для подготовки совещания и кто контролирует исполнение принятых решений. Там, где задачу можно решить бизнес-процессами, лучше обойтись без совещаний.

Эту проблему устраняет консультант по управлению/организационному развитию

В третьих, возможно внедрение корпоративного стандарта управления совещаниями и соответствующей культуры. Нужно провести тренинг с вовлечением персонала, разбором проблем совещаний и выработкой решений. Потом оформить принятые решения в виде правил подготовки и проведения совещаний и контроля исполнения задач. И затем внедрить.

Эту задачу решает бизнес-тренер/консультант, у которого есть соответствующая услуга.

«Подходы, правила, что работает».
В идеале в компании должен быть сотрудник, который обладает высокими организационными навыками (т.к. совещания - это люди, цели, документы, время, протокол, исполнение решений, контроль, т.е. полный управленческий комплекс).
Скорее всего, такого человека у вас нет. Следует его либо нанять, либо привлечь внешнего эксперта. Проведение единичного тренинга вам ничего не даст, я бы порекомендовала Вам привлечь такого специалиста на проект, т.е. на какое-то время, чтобы он помог выстроить бизнес-процессы.
«Как называется эксперт, который нам с этим может помочь?»
Специализация Вашего запроса - административное управление. Т.е. Вам нужно искать бизнес-тренера, у кого в бэкграунде есть опыт административного управления.
Прошу прощения за личные подробности, когда я организовывала совещания и заседания органов управления и рабочих групп, названия моих должностей были следующие (первые три я совмещала в течение нескольких лет): корпоративный секретарь (секретарь совета директоров акционерного общества), бизнес-помощник председателя совета директоров, руководитель отдела документационного обеспечения управления, руководитель центра корпоративных стандартов, руководитель отдела организационного развития.
Другие Ваши вопросы требуют уже конкретного описания проекта.

Илья, создайте проект на сайте как заказчик. Откликнутся эксперты с релевантными услугами, в отклике обязательным условием будет стоимость предложения. Сразу можно посмотреть аккаунт исполнителя. Здесь - живая лента всех пользователей сайта, а на проект откликнутся только узкие специалисты.

Смешно, только сегодня ввел услугу - идеальное совещание. Делал учебную программу для СУЭК; Могу прислать презентацию если пришлете запрос на почту vaan23011972@yandex.ru или в телегу 79165530222

..в дополнение
Для того, чтобы управлять процесом выполнения задач, необходимо вести чёткий учёт задач с указанием сроков выполнения и критериев их выполнения.
Для удобства в виде таблицы в такой последовательности:
По вертикали
1. Наименование бизнес-процесса
2. Владелец бизнес-процесса
3. Участники бизнес-процесса
4. Задача "владельца" бизнес-процесса
... все задачи "владельца"
5. Задача "участника" бизнес-процесса
...все задачи "участника"
По горизонтали:
6. Критерии выполнения задачи
7. Сроки выполнения задачи
8. Комментарии. Здесь надо обязательно добавлять информацию о первоначальном сроке выполнения, если задача переносилась хотя бы 1 раз. (самый первый срок должен быть зафиксирован). Оперативная информация по корректировкам.

Здравствуйте, Илья.
Ответ на 1 вопрос:
Совещания/ уровень компании--с присутствием руководителей всех отделов компании:
1 раз вмесяц---цель подведение итогов месяца и постановка задач на следующий. У каждого руководителя время 15-20 минут---рассказать о выполнении задач за месяц, отчитаться, ответить на вопросы, привлечь другие подразделения к участию в выполнении определённых задач (если у бизнес-процесса несколько учасников).
1 раз в неделю (1-2 часа)--цель оперативная корректировка по задачам, согласование необходимых ресурсов.
Совещания /уровень отдела--с присутствием сотрудников отдела и руководителя
1 раз в неделю (1 час)--результаты недели, постановка задач на следующую в рамках задач месяца.
1 раз в день (15 минут)--оперативное управление, помощь с ресурсами, контроль выполнения задач.
Второй Ваш вопрос: консультантом может быть эксперт с опытом в роли HRD а также другие эксперты с опытом формирования и управления бизнес-процессов.

Илья, приветствую! Подходов и правил несметное количество)) Зависит все от целей, которые вы перед собой ставите и проблематике, то есть причины по которой эти цели не достигаются. Хотелось бы больше информации о том, почему возник этот запрос и как вы бы сами сформулировали проблему? "Много занимает времени" почему? Проблемы с тайм менеджментом у ведущих? Или поступает настолько много вопросов от участников, что совещание переходит в дискуссию? Совещания, в свою очередь тоже бывают разные - планерные, операционные, итоговые и промежуточные...и много других. Об экспертах, специализирующихся конкретно на совещаниях я лично не знаю, но с управлением вниманием "толпы" хорошо справляются бизнес-тренера, со структурой и тайм менеджментом руководители, а с постановкой целей и задач - бизнес коучи.
Успехов Вам!