На определенной стадии развития компании вопрос построения эффективной системы менеджмента становится очень актуальным. Скачок в развитии бизнеса в современных реалиях возможен благодаря переходу от "ручного" управления к построению системного бизнеса с автоматизированными процессами и "прозрачной", контролируемой системой менеджмента. Несмотря на осознание необходимости перехода в системный бизнес не многим владельцам удается его осуществить. Поэтому собственники компании так и остаются поглощенными в рутинные процессы, с необходимостью постоянного присутствия в "рабочем" состоянии.
Известно ли вам, что ни один сотрудник, кроме вас, вероятно, понятия не имеет как устроены процессы в вашем бизнесе? Если это так, то не стоит заикаться о системности и росте — любой форс-мажор выбьет всех из колеи, а вы с пеной у рта будете самолично тушить пожары.
Но даже понимание этого не останавливает нас, и мы бежим сломя голову, пытаясь добиться поставленных целей. Но вот в чём проблема — достичь их получается не всегда, либо следствием достижения становится снижение эффективности других показателей (качество, рентабельность) или новый клок седых волос у виска собственника.
Бардак в процессах — это нормальная ситуация в российском бизнесе, даже несмотря на то, что он успешен. Главное — это осознать и принять. Для меня, честно говоря, до сих пор загадка, почему в России принято меряться количеством сотрудников. На Западе уже давно никто тебя не похлопает по плечу и не скажет: «Good job», — если при большей численности сотрудников или сумме вложенного капитала твоя чистая прибыль незначительно выше, чем у конкурента.
Эффективность = результат / затраты
Результативность — это итоги деятельности, выраженные в абсолютных значениях. Эффективность — это соотношение результатов к ресурсам, затраченным на их достижение.
Когда бизнес растет с сохранением исходного уровня эффективности, это экстенсивный рост. Увеличивается масштаб бизнеса, но не его качество. Развития здесь нет. Если эффективность повышается — это рост интенсивный, качественный.
Процессный подход
Так выглядит компания с точки зрения большинства собственников бизнеса:
Но вот в чём нюанс — процессы компании, как правило, выполняются не по вертикали, а по горизонтали. Эта схема статична и не объясняет сотрудникам, как работать эффективнее. К тому же основные проблемы происходят на стыках отделов и должностей. Стандартный подход не решает этих проблем, а сквозные процессы позволяют отладить взаимодействие.
В основе процессного подхода лежит матричная структура управления. Сотрудник одновременно работает в своём отделе, но при этом также участвует в выполнении бизнес-процесса. Основным отличием является двойное подчинение сотрудников.
Сотрудник подчиняется руководителю своего отдела и руководителю процесса, в котором он принимает участие. Для себя мы выявили базовое преимущество такого подхода — повышенная вовлечённость сотрудника в процесс и как следствие рост его эффективности.
Современный подход к управлению компанией
Так сотрудники лучше понимают процессы компании и своё место в них. Как нам кажется, это возвращает сотрудникам ощущение осмысленности и ценности выполняемой работы.
Борьба со страхами
Первый страх: «У нас ничего не получится — мы не знаем, как правильно»
Самое правильное — обратиться к консультантам, к тем, кто на этой проблеме «съел стаю собак». Есть одно но: они не будут работать с вами, если в коллективе менее 50 человек — масштаб проблемы не тот. Выход один — изучить соответствующую литературу и методом проб и ошибок, стиснув зубы, шагнуть в светлое будущее, где собственник бизнеса не принимает участие в операционной деятельности, а компания — это живой саморазвивающийся организм. Мы выбрали этот путь.
Второй страх: «Изменения не приживутся и команда их отторгнет»
Мы подумали: а почему бы нам с партнёром не закрыться в кабинете на несколько дней и самим не решить, как нам всем работать. Но всё-таки пришли к мнению, что в этой работе должны принимать участие сотрудники, которые каждый день вступают в неравный бой с костылями неидеальной системы.
Да, это игра вдолгую, но на совсем другом качественном уровне. Так как есть большой риск того, что изменения не приживутся и будут отторгнуты командой. Как и любым другим живым организмом. Вывод один — команда должна сама стать катализатором этих изменений.
Третий страх: «Ни один сотрудник в команде не будет принимать участие в работе над бизнес-процессами бесплатно»
Если вы изначально выбрали авторитарный или так называемый директивный стиль управления, то у меня для вас плохие новости — вы добьётесь лишь формального описания процессов без их осознания и принятия.
Важное правило — нельзя платить людям за участие в рабочей группе, в рамках которой вы описываете и внедряете процессы. Это убивает их внутреннюю мотивацию реализовывать свой творческий потенциал и расти профессионально. Кроме того, если человек что-то делает ради денег, он никогда не будет вкладываться в это душой.
Четвёртый страх: «Мы всё опишем, а потом любой из сотрудников с этими документами уйдёт и откроет аналогичный бизнес»
Этот миф у меня всегда вызывал улыбку. Во-первых, это всего лишь документ. Он не заберёт с собой корпоративную культуру, которую вы воспитывали годами. Ведь успех любой компании — это люди, которые вместе готовили тот самый документ.
Пятый страх: «Всё это бесполезно — мы только потратим время»
Это то, с чем вы будете бороться на каждом собрании рабочей группы до первых результатов. В производственной компании собирайте каждую неделю на короткое время, распишите для себя выгоды, которые получат все от четко работающих процессов.
Выглядеть это может так.
Собственники бизнеса
Чем быстрее и лучше мы наладим процессы, тем скорее сможем уйти от операционной деятельности без ущерба качеству. Появится возможность уделять больше времени стратегическому планированию и развитию. Улучшится атмосфера в компании, её корпоративная культура. Увеличится результативность бизнеса, в том числе прибыль и стоимость. Бизнес станет более конкурентоспособным и устойчивым к кризисам.
Руководители разных уровней
Перестанут вязнуть в текучке — работа подчинённых будет хорошо выполняться без жёсткого контроля и ручного управления. Смогут контролировать показатели и обосновывать управленческие решения. Будут тратить меньше времени на ввод нового сотрудника. Придёт осознание общего вектора развития и процессов компании в целом.
Рядовые сотрудники
Процессный подход позволит выстроить эффективную работу в компании по горизонтали — между сотрудниками и отделами. Появится возможность реализовывать свой творческий потенциал и расти профессионально, активно участвуя в развитии компании. Новички, только пришедшие в компанию, смогут быстрее разобраться в процессах. Сотрудники начнут понимать, в каком направлении развивается компания и как устроены её процессы.
Клиенты и партнёры
Всегда приятно работать с бизнесом, в котором все процессы отработаны, понятны и прозрачны. Клиент получает совершенно другой уровень сервиса и качества конечного продукта.
План описания и внедрения бизнес-процессов
Ключевые шаги,необходимые учесть в плане:
Вовлечение команды.Описание и доработка бизнес-процесса.Обкатка и корректировка пилотного проекта.Внедрение и стабилизация.Совершенствование.А дальше необходимо терпение и системная работа всей команды бизнеса.
P.S. Конечно описание процессов не панацея от всех бед в компании, но это первый серьезный и необходимый шаг к выстриванию системного бизнеса. Бизнеса, который приносит результат в результате правильно принятых управленческих решений , а не серии «случайностей».
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение