Как организовать процесс подбора персонала

Эта статья предназначена скорее для руководителей подразделений и компаний, чем для hr-менеджеров. 
Переодически слышу от своих заказчиков фразу: "У меня работает целый отдел персонала, а вакансии месяцами не закрываются". При ближайшем рассмотрении проблемы выясняется, что "система подбора персонала" в компании - штука неведомая. А зачем? Есть рекрутер, вот пусть он и закрывает все вопросы.
В данной статье я предлагаю рассмотреть основные моменты, которые помогут систематизировать процесс подбора и правильно возложить ответственность.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Каждая компания время от времени сталкивается с трудностями подбора: нет потока кандидатов; или поток есть, но вакансия не закрывается, отдел персонала показывает неподходящих кандидатов и т.д. Предлагаем вам несколько подсказок, которые помогут упорядочить процесс подбора персонала в вашей компании.

1. Не жалейте времени на заявку. 

Как часто вы составляете заявку для отдела персонала? Считаете ли вы ее чем-то необходимым? В большинстве своем - нет. Есть компании, где руководители отдают устные распоряжения отделу персонала и даже отказываются отвечать на заданные рекрутером вопросы. Стоит ли удивляться после этого, что вакансия не закрывается месяцами, а кандидаты все не подходят? А всего-то и нужно - грамотно составить заявку.

Заявка на подбор сотрудника – это если не пол дела, то его треть.

1.1  Задача отдела персонала – грамотно составить шаблон заявки, которая будем максимально отражать портрет идеального кандидата.

1.2  Задача заказчика вакансии – максимально полно заполнить шаблон. От полноты и достоверности сведений в заявке будет зависеть качество кандидатов. Пропишите подробно личностные характеристики будущего сотрудника. Отдельной графой выделите время, которое будущий руководитель готов посвящать собеседованиям с кандидатами.

1.3  Лучше всего начинать подбор с составления должностной инструкции. В ней можно прописать не только обязанности и ответственность будущего сотрудника, но и необходимые знания для выполнения работы, вписать сотрудника в структуру компании, описать его взаимодействие с коллегами.

2. Правильно возлагайте ответственность.

Ответственность за закрытие вакансии несёт ее заказчик. То есть, если руководитель отдела продаж приносит рекрутеру заявку на подбор менеджера, то данный руководитель и несёт ответственность за результат. Ответственность рекрутера:

2.1.  Грамотно скорректировать вакансию;

2.2. Сказать, насколько заявка соответствует рыночным требованиям;

2.3. При отборе кандидатов учитывать характер руководителя и сотрудников отдела.

2.4. Грамотно проводить собеседования для выявления наиболее подходящих кандидатов.

 При этом ответственность за закрытие вакансии ложится на инициатора. Только инициатор может принять окончательное решение о выходе кандидата на работу.

3. Проводите собеседования.

Страшный сон рекрутера: Есть отличный кандидат, а заказчик вакансии говорит: "Мне некогда на этой недели проводить собеседования, давай потом". А потом этот кандидат нашел другую работу (Что делать? Грамотные сотрудники нужны всем!), а заказчик строчит жалобы на отдел персонала, мол, долго вакансию закрыть не могут. И так по кругу.

Проводить собеседования - дело не только рекрутера. Прежде, чем отдавать заявку в отдел персонала, проанализируйте свой график. Поймите, сколько времени в день/неделю вы готовы общаться с кандидатами. Напишите этот график в заявке.

Попросите отдел персонала организовать групповые собеседования. Не те, где много кандидатов. А те, где один кандидат и несколько заинтересованных сотрудников. В подобных командах собеседования проходят гораздо эффективнее: кандидату психологически сложнее притворяться; не нужно его приглашать несколько раз на встречу с каждым из этой группы; подобные мероприятия сплачивают коллектив перед единой целью (что важно для корпоративной культуры). Помните, чем больше сотрудников увидят кандидата, тем правильнее будет решение по нему. Если речь идёт о работнике в составе отдела, устройте кандидату встречу с сотрудниками этого отдела. Они имею право на свою мнение, ведь им с этим человеком работать.

4. Помните о репутации своей компании.

Репутация компании - это не только качество ее продукции и услуг. Любая компания состоит из людей. А значит их мнение может как помочь корпоративной привлекательности, так и навредить ей. Соискатель - это та самая сила, которая сформирует ваш репутационный рейтинг в интернете. Опоздания, пренебрежительное отношение, крики между коллегами, нежелание отвечать на вопросы соискателей - все это аукнется вам в будущем. Кандидаты часто читают отзывы о компании, прежде, чем туда идти. Наступит время, и поток кандидатов остановиться. И виноват в этом будет не отдел персонала. 

Резюмируя:

1. От того, как вы – заказчик вакансии – заполните заявку, будет зависеть скорость закрытия и качество кандидатов.
2. Если собеседования будет проводить только отдел персонала, вакансия не закроется или закроется некачественно. Все заинтересованные лица должны пообщаться с кандидатом и сложить о нем объективное мнение.
3. Если руководство возлагает ответственность за подбор только на отдел персонала, скорее всего, с подбором в этой компании дела идут не очень хорошо. Ответственность должна быть разделена между всеми заинтересованными лицами.
4. Пренебрежительное и неуважительное отношение кандидатам приведет к самым печальным последствиям. Рассматривайте кандидатов, в том числе, как общественное мнение. От этого мнения будет зависеть ваш рейтинг в интернете (а ведь именно там мы размещаем свои вакансии).