Как генеральному директору наладить эффективное взаимодействие структурных подразделений

Самый распрастранненый фактор, влияющим на результаты компании, это взаимодействие сотрудников различных подразделений. По причине слабой коммуникации страдают не только клиенты компании, потому что ухудшается сервис, но и снижается прибыль компании за счет увеличения количества ошибок, количества согласований и общих сроков выполнения работы. 

В статье описаны основные моменты, на которые стоит обратить внимание. 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Сразу хочу отметить, что эффективное взаимодействие в компании возможно только, при условии распределения ролей в работе процессов, простроенных кросс-функциональных процессов взаимодействия, наличия понимания у сотрудников их зоны ответственности, понятной и доступной системой мотивации и наличию в компании стандартов работы в виде локальных регламентов или целой книги стандартов под названием «Бизнес-Бук», которая раскрывает корпоративные аспекты работы внутри компании. 

Если в компании вы еще не внедрели стандартизацию, то вот с чего стоит начать. 

Для построения эффективного взаимодействия в компании директору необходимо сначала понять, что в компании работает и не стоит изменять и какие моменты западают или не работают в целом. 

Для определения узких мест, можно провести ряд стратегических встреч с руководителями направлений и отдельно с сотрудниками отделов, чтобы каждый указал на важные и не корректно работающие элементы, подобная обратная связь позволит получить первичное понимание на каких задачах в работе по улучшению эффективности во взаимодействии директору или фокус-группу стоит обратить особое внимание. 

Важно!
Подобные опросы проводить в период сниженной активности на рынке, чтобы избежать появления роста конфликтных ситуаций по причинам загруженности сотрудников. Дополнительно, чтобы избежать предвзятых ответов, опросы можно проводить инкогнито, чтобы получить более достоверную информацию. 

На практике ключевыми проблемами во взаимодействии 
в компаниях являются:
1) Отсутствие единого понимания и виденья процесса работы компании в отделах 
2)  Перекладывания ответственности за полученный результат из-за отсутствия распределенных зон контроля руководителей и сотрудников
3) Сбои в работе или задержки по причинам не описанным стандартам работы в отделах
4) Частые обсуждения и попытки найти компромисс в работе по причинам отсутствия регламентов работы и управления 
5) Снижение эффективности работы сотрудниками или отдела в целом по причинам не выстроенной системы мотивации 
6) Потеря информации или длительное согласование из-за отсутствия систем автоматизации

Не стоит выделять большие объемы работы и ставить короткие сроки на решение подобных задач, поскольку отсутствие достаточного времени может сказаться на итоговых результатах, можно получить не достоверные показатели, что приведет к неправильным выводам по улучшению работы компании.

Распишите паспорт проекта определите этапы работ, группу людей, которые будут работать в рамках каждого этапа, выделите ответственных за каждый блок работы и показатели, по которым вы будете судить что задача выполнена в необходимом объеме. 

После составления паспорта проекта согласуйте комфортные графики, в рамках которых будут работать ваши сотрудники над поставленной дополнительной задачей и продумайте мотивацию, которую вы готовы предоставить за помощь в развитии вашей компании. 

Развитие эффективного взаимодействия, это важный аспект в работе любой компании, поскольку без этого невозможно построить полноценную систему управления и выводить компанию на новый уровень развития. 

Знания внутренних процессов и понимание аспектов работы подразделений позволяет компаниям внедрять в свою работу дополнительные инструменты контроля и мотивации, что улучшает результаты в сравнении с предыдущими этапами работы компании. Чем большей информацией обладает собственник, тем лучше он понимает, как можно трансформировать и улучшить работу компании, поэтому уделяйте этой задаче время и случае необходимости привлекайте профильный специалистов, которые позволят сократить время на проработку задач или поиска вариантов развития вашей компании. 

Такой подход позволит получить хороший результат самостоятельно без привлечения сторонних специалистов. 

В случае если вам необходима помощь, то можно выделить 2 варианта взаимодействия: 
1) Начать с консультаций для составления перечня и этапов работы. 
По окончанию консультацию появится план действий и варианты решения внутренних проблем компании. 
2) Делегировать сбор и разработку варинтов трансформации компании сторонним специалистам. 

В любом случае при решении внутренних проблем взаимодействия стоит учитывать 2 основных фактора финансовые возможности компании и временные сроки на устранение вопросов управления.