Что НЕ должен делать бизнес-ассистент?

Добрый день, Алина, коллеги!
Я бы определила бы не то, что НЕ должен делать бизнес-ассистент, а что он ДОЛЖЕН делать., четко определила бы его круг задач и прописала бы это в действующей (а не формальной) должностной инструкции.
Прежде всего, собственница компании сама должна понимать, что она хочет от бизнес- ассистентов и обсудить это с топ-менеджерами, после чего определить круг его задач и зафиксировать в ДИ.

Да, внутренний бизнес-ассистент действительно играет важную роль в поддержке руководителя и обеспечении эффективного выполнения задач. Чтобы защитить руководителя от ненужных действий и неправильного делегирования, можно установить несколько условных табу и рекомендаций, таких, как, например: 1) Не давать принимать решения без согласования 2) Как писали выше - Не разглашать конфиденциальную информацию. 3) Не позволять БА заниматься задачами, которые не соответствуют текущим приоритетам руководителя или компании 4) Создать для БА четкие инструкции по делегированию 5) Проводить с новым БА регулярные встречи для обсуждения текущих задач, приоритетов и возможных проблем 6) Регулярно поощрять открытость в общении и предоставлять обратную связь по выполненным задачам и принятым решениям 7) Обеспечить возможности для обучения ассистента, чтобы он мог лучше понимать бизнес-процессы и принимать более обоснованные решения.

Алина, добрый день
Не разглашать конфиденциальную информацию. Для этого подписывается спец. документ о неразглашении.
Остальное- в должностную инструкцию по пунктам.

Алина, добрый день.
Сколько руководителей, столько и взглядов на функционал бизнес-ассистента. Однозначно бизнес-ассистент является правой рукой руководителя. Может вести переговоры от его имени, заключать сделки по согласованию с ним, подписывать документы. В тоже время очень часто бизнес-ассистент ассоциируется и с личным помощником.
В вашем кейсе меня смутило, что собственница компании решила нанять всем руководителям ассистентов. Так и крутится в голове вопрос про эффективность данных ТОПов или в компании не правильно выстроена структура.

Добрый день, Алина! Очень интересную тему Вы подняли. Бизнес-ассистент довольно трудная в закрытии вакансия.
По моему опыту - обязанности и табу очень зависят от отрасли, размера компании и ее структуры в целом. Есть компании, где бизнес-ассистент, по сути, заместитель руководителя, ему делегируют часть функций самого руководителя. Есть компании, где БА - скорее высококвалифицированный секретарь, у которого расширен функционал с точки зрения вовлечения в сам бизнес. Есть предприниматели, которые нанимают БА для организационного менеджера не только для бизнес-задач, но личного пространства. Был у меня кейс, где у собственника компании был как личный ассистент, так и бизнес-ассистент, которые работали в паре.
Однако, читая Ваш кейс, у меня складывается впечатление, что у собственницы есть некоторый управленческий кризис, я бы поисследовала, для чего ей информация от БА, в виде "иногда могли рассказать что происходит." Ну и страх, что ТОП-ы используют БА не по назначению, тоже наводит на определенные мысли. Прежде чем нанимать ассистентов, я бы поработала с собственником, чтобы выяснить, что происходит на самом деле.

Здравствуйте, коллеги! Очень интересная тема, на которую хочется поразмышлять) Условным табу может быть, например, совершение финансовых операций только после получения документа с подписью руководителя) Без этого не совершать никаких финансовых операций. Также можно добавить невыполнение задач и поручений руководителя, которые могут навредить компании или ее культуре. Просто несколько раз нужно будет очень настойчиво переговорить с руководителем и убедить его в этом)

Добрый день, Алина.
В каждой компании могут быть свои корпоративные политики, которые определяют, что именно ассистенты могут или не могут делать. Обусловлен такой подход минимизацией операционных рисков. Вы привели один из самых часто встречающихся вариантов ограничений. Вопросы проведения оплат или финансовой отчетности, как правило, четко разграничены между ассистентами, их руководителями и специализированными департаментами (как, например, финансовый отдел). Я встречала разные подходы к функционалу бизнес-ассистента, и если не брать в качестве примера крупные корпорации с их целыми административными отделами, то в большинстве случаев бизнес-ассистент совмещает частично функционал личного ассистента руководителя.

Здравствуйте, Алина!

На наш взгляд, в деятельности БА существуют определенные табу, которые призваны защитить компанию от возможных негативных последствий, возникающих из-за неверных действий руководства или неэффективного распределения задач.

Одним из не мало важных является:
Соблюдение этических норм: БА никогда не должен участвовать в манипуляциях, таких как подделка документов, скрытие важной информации или нарушение законодательства, даже если такие указания поступают от вышестоящего руководства. Подобные поступки могут серьезно повредить репутации компании, и ассистент должен проявлять принципиальность и неподкупность.

Коллеги, прочитала ответы выше и поняла, что не все внимательно вчитались в суть вопроса.
Здесь не т размышления над тем, что в принципе должен делать ассистент или где заканчиваются его обязанности. Сама работала БА вице-президента крупной корпорации и понимаю про специфику этой позиции очень многое. Искренне считаю, что это действительно продолжение шефа/ шефини и не одобряю позицию некоторых соискателей, что это я не буду делать или вот то.

Но здесь вопрос в другом. Видимо, не все сталкивались, что например, в СИБУРе подошли к функционалу ассистента по другому. Там есть четкие регламенты и границы по функционалу для единообразия и унификации этой роли в рамках холдинга. То есть отдельное подразделение Административной поддержки руководителей выполняет достаточно широкий спектр работ, НО! имеет четкие табу (например, проведение некоторых оплат, запросов и тд не будет делать БА длят своего босса, тк есть внутренние регламенты в АПР).

То есть в рамках компании ассистент может быть контролирующим деятельность руководителя инструментом. Вот с этой стороны хотелось бы посмотреть на ситуацию)

Алина,
у нас бизнес ассистент это уверенно высокооплачиваемая должность с совершенно неопределённым кругом обязанностей.
Это своего рода дворецкий.
С одной стороны этот сотрудник может вести пайп-лайн нескольких проектов или даже брать на себя ответственность от имени шефа принимать решения по широкому кругу вопросов.
+ в багаже минимум 2 иностранных языка в активе на уровне С1+В2.
С другой стороны, б-ассистент без вопросов готов организовать корпоратив и проверить на месте готовность столов, шоу команды, это то же его вопросы.
Удачи!

Здравствуйте, Алина и коллеги!
Можно фантазировать сколько угодно на тему ...чего не должен делать.
Есть чёткий сформированный список задач и обязанностей по должности.
А всё что ЗА пределами этого списка и есть ТАБУ в работе бизнес-ассистента в интересах компании.
Если сотрудник на рабочем месте занимается не тем, что ему положено, значит он проявляет несоответствие своей должности. И через предупреждения и напоминания о его обязанностях ...вскоре кандидат на увольнение.

Алина, здравствуйте. Бизнес- ассистент - это правая рука одного руководителя. Это человек, который оказывает административную, организационную, коммуникационную, эмоциональную и пр. поддержку своему руководителю. Если для поддержки нужен кофе, значит и кофе входит в обязанности. Но, ключевая цель это - делегирование части операционки и коммуникационная функция. То есть бизнес- ассистент должен координировать действия руководителей подразделений, а не выполнять их "мелкие поручения", иначе действительно будет "девочка/мальчик на побегушках" А так, чтобы один человек был ассистентом для нескольких руководителей, то это сразу закладывает конфликтную ситуацию, поэтому гендир правильно беспокоится.

Алина, добрый день!
Предложу взглянуть на позицию бизнес-асистента (БА) с исторической точки зрения.
Рискну утверждать, что БА стал следующим уровнем развития позиции секретарь, адъютант, подмастерье.
Таким образом, это сотрудник, который погружен в ежедневный функционал руководителя с нюансами на бытовом уровне. В то же время, за счёт близости к руководителю БА начинает выполнять уже ряд функций от имени руководителя и частично "носит его маску" в глазах других подчинённых руководителя.
Таким образом, подавать чай и бегать в магазин по поручению руководителя становится не не стыдной обязанностью БА, а привилегией этой позиции.
Если позволите, то часть его функционала, свойственная только для низших сервисных позиций (секретарь, ассистент) становится залогом более доверительных отношений рук-БА.
Поддержу А.Крымова в его примере идеального БА и позиции.

Спасибо!

Алина, тема классная, спасибо!
Идеальный бизнес-ассистент представлен в романе "Дьявол носит Прада" Лорен Вайсбергер (2003 г.),, по которому был снят замечательный одноимённый фильм в 2011 году с неподражаемыми Мерил Стрип в роли Главной Злодейки - начальницы и Энн Хатауэй в роли Несчастной Ассистентки (реж. Д. Френкель).
Я этот фильм всегда использую в тренингах, и с удовольствием бы показал здесь пару эпизодов, если бы можно было.
Если разобраться, мораль такая: бизнес-ассистент - это в каком-то смысле продолжение своего Шефа (или Шефини). Это невозможно предугадать, можно только сжиться, если выйдет... Две героини сюжета сжились-таки в конце, но младшая решила, что ей такое партнёрство не подходит.
Всем HR, а также всем остальным заинтересованным, кто не видел, очень советую посмотреть. А кто видел - пересмотреть.
Роман читать не советую: занудство. Слишком сильный акцент на личных чувствах и переживаний по поводу еврейства. Не всем близко.

Алина, здравствуйте!
Подбираю бизнес-ассистентов регулярно.
В данном кейсе:
1. Владелица компании, вероятно, не очень высокого уровня о своих топах, раз сомневается в их способности использовать бизнес-ассистента по назначению. Это более серьезная проблема, чем та, которая заявлена в названии темы
2. Задача БА доносить информацию через голову ТОПов - говорит о том же - уровень доверия низкий.
Проблему нужно решать комплексно и начинать не с найма БА.

2.