Чек-лист подготовки и построения структуры эффективного совещания

Слово «совещание» у каждого человека вызывает разные чувства и образы. Кто-то видит совещание как время отдыха от основной работы. Для кого-то это важная часть бизнес-процесса, необходимая для успешного функционирования всей компании. А кто-то считает совещания пустой тратой личного и рабочего времени.

Мнения расходятся. Всевозможные совещания – это, можно сказать, «бич» сколько-нибудь крупных компаний. Чем компания крупнее, чем больше у нее подразделений – тем сложнее ситуация с совещаниями: их бывает слишком много, они отнимают слишком много времени и нервов тоже…

Популярное по теме

Сила чек-листов: устраняем хаос и создаем систему!

5575

3

Посмотреть чек-лист

Совещания не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас пятница, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Предлагаем чек-лист подготовки и построения структуры эффективного совещания:

1. Определение цели совещания и повестки дня

- Четко сформулировать цель встречи (что конкретно нужно решить/обсудить)

- Составить список вопросов для обсуждения (так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач)

- Определить приоритетность каждого вопроса (важные и приоритетные задачи ставьте на первый план)

- Назначить ответственного за каждый пункт повестки

- Убедиться, что повестка соответствует цели и не содержит ненужных пунктов.

2. Определение времени проведения и количества участников

- Составить список сотрудников, чье участие необходимо для решения поставленных задач (здесь все зависит от тематики и поставленных задач; если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, кадровика звать не нужно)

- Исключит тех, чье присутствие не требуется (каждый лишний участник снижает эффективность)

- Определить оптимальное время проведения (учесть рабочий ритм, желательно избегать понедельников и пятниц)

- Заранее (минимум за 1-2 дня) предупредить сотрудников, которых планируете позвать, отправив повестку совещания.

3. Организация места проведения

- Забронировать переговорную комнату или определить место проведения совещания

- Если необходимо оборудования (проектор, экран и т.д.) - проверить его исправность

- Подготовить необходимые материалы и документы

- Подготовить доску или флипчарт для записей

- Обеспечить наличие ручек, бумаги/блокнотов (90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А "что написано пером - не вырубишь топором")

- Проверить комфортность в переговорной (температура, вода для участников, при длительных совещаниях - перекус).

4. Проведение совещания: продолжительность и регламент

- Определить общий тайминг совещания (оптимальным считается время совещания - от 30 минут до часа). Если общаться меньше - вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А затянете больше чем на час - сотрудники начнут зевать и терять нить разговора. Если 1 часа мало - разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом - 5-7 минут.

- Установите время для обсуждения каждого пункта повестки (в зависимости от важности и объемности пункта); соблюдайте регламент

- Назначьте модератора/ведущего

- Назначьте секретаря для ведения протокола, который фиксирует решения по каждому пункту повестки.

5. Подготовка протокола совещания

Самое главное - закрепить результаты совещания. Если все останется на словах - будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. Итогом собрания должен стать протокол совещания.

- Протокол оформить в течение 24 часов после совещания

- Указать дату, время, место, список участников и повестку дня

- Зафиксировать принятые решения по каждому пункту, четко прописав задачи: кто что должен сделать и в какие сроки

- Отправить протокол участникам и ответственным.

6. Анализ подготовки и проведения совещания

- Проанализировать, все ли цели достигнуты, насколько эффективно прошло совещание

- Оценить соблюдение тайминга и регламента

- Вести историю совещаний

- Внести корректировки план подготовки следующих совещаний

- Оптимизировать формат и структуру на основе анализа

Совещание - это инструмент достижения результата, а не самоцель. Нет плана - нет четкой структуры; будете плавать, перескакивать с одной темы на другую - запутаете коллектив и потеряете время.

Рабочее совещание - очень эффективный инструмент, если им правильно пользоваться.