Слово «совещание» у каждого человека вызывает разные чувства и образы. Кто-то видит совещание как время отдыха от основной работы. Для кого-то это важная часть бизнес-процесса, необходимая для успешного функционирования всей компании. А кто-то считает совещания пустой тратой личного и рабочего времени.
Мнения расходятся. Всевозможные совещания – это, можно сказать, «бич» сколько-нибудь крупных компаний. Чем компания крупнее, чем больше у нее подразделений – тем сложнее ситуация с совещаниями: их бывает слишком много, они отнимают слишком много времени и нервов тоже…
Совещания не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас пятница, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Предлагаем чек-лист подготовки и построения структуры эффективного совещания:
- Четко сформулировать цель встречи (что конкретно нужно решить/обсудить)
- Составить список вопросов для обсуждения (так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач)
- Определить приоритетность каждого вопроса (важные и приоритетные задачи ставьте на первый план)
- Назначить ответственного за каждый пункт повестки
- Убедиться, что повестка соответствует цели и не содержит ненужных пунктов.
- Составить список сотрудников, чье участие необходимо для решения поставленных задач (здесь все зависит от тематики и поставленных задач; если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, кадровика звать не нужно)
- Исключит тех, чье присутствие не требуется (каждый лишний участник снижает эффективность)
- Определить оптимальное время проведения (учесть рабочий ритм, желательно избегать понедельников и пятниц)
- Заранее (минимум за 1-2 дня) предупредить сотрудников, которых планируете позвать, отправив повестку совещания.
- Забронировать переговорную комнату или определить место проведения совещания
- Если необходимо оборудования (проектор, экран и т.д.) - проверить его исправность
- Подготовить необходимые материалы и документы
- Подготовить доску или флипчарт для записей
- Обеспечить наличие ручек, бумаги/блокнотов (90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А "что написано пером - не вырубишь топором")
- Проверить комфортность в переговорной (температура, вода для участников, при длительных совещаниях - перекус).
- Определить общий тайминг совещания (оптимальным считается время совещания - от 30 минут до часа). Если общаться меньше - вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А затянете больше чем на час - сотрудники начнут зевать и терять нить разговора. Если 1 часа мало - разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом - 5-7 минут.
- Установите время для обсуждения каждого пункта повестки (в зависимости от важности и объемности пункта); соблюдайте регламент
- Назначьте модератора/ведущего
- Назначьте секретаря для ведения протокола, который фиксирует решения по каждому пункту повестки.
Самое главное - закрепить результаты совещания. Если все останется на словах - будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. Итогом собрания должен стать протокол совещания.
- Протокол оформить в течение 24 часов после совещания
- Указать дату, время, место, список участников и повестку дня
- Зафиксировать принятые решения по каждому пункту, четко прописав задачи: кто что должен сделать и в какие сроки
- Отправить протокол участникам и ответственным.
- Проанализировать, все ли цели достигнуты, насколько эффективно прошло совещание
- Оценить соблюдение тайминга и регламента
- Вести историю совещаний
- Внести корректировки план подготовки следующих совещаний
- Оптимизировать формат и структуру на основе анализа
Совещание - это инструмент достижения результата, а не самоцель. Нет плана - нет четкой структуры; будете плавать, перескакивать с одной темы на другую - запутаете коллектив и потеряете время.
Рабочее совещание - очень эффективный инструмент, если им правильно пользоваться.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение