Автоматизация HR-процессов: инструменты и технологии

Время, когда отделы кадров работали с бумажной документацией и вручную обрабатывали информацию, постепенно уходит в прошлое. В 21 веке автоматизация это неотъемлемая часть всех бизнес-процессов, которая позволяет оптимизировать время, увеличить эффективность и повысить качество работы. Если вы все еще не начали погружаться в мир автоматизации, сейчас самое время это сделать! Давайте разберёмся, какие инструменты и технологии можно использовать для этого.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

В одной из прошлых статей я затрагивал тему оптимизации бизнес-процессов, в том числе упомянул некоторые примеры возможных инструментов, новых технологий для этого. В данной статье мы подробнее обсудим вопрос автоматизации и разберем конкретные инструменты именно для HR-процессов.

1. Системы отслеживания кандидатов (ATS)

Обычно, HR-специалист сам заходит на площадку с вакансиями, самостоятельно просматривает отклики соискателей, читает резюме, и только потом выносит решение о приглашении кандидата на собеседование. Такое ознакомление вручную может занимать очень много времени, у сотрудника может также просто не хватать времени ни на какую другую работу. Именно в таком случае на помощь придет система отслеживания кандидатов.

ATS (Applicant tracking system) — ПО, помогающее работодателям и рекрутерам искать и отбирать кандидатов на первом этапе. 

Как оно работает: на вакансию приходит n-ое количество откликов. Программа оценивает, насколько каждый соискатель соответствует требованиям позиции, после чего отсеивает неподходящие резюме, а на основе "прошедших" анализ составляет шорт-лист с самыми перспективными кандидатами. После этого HR-специалист просматривает собранные данные и приступает к собеседованиям.

Плюсы программы в том, что она значительно сокращает время сотрудника, освобождая его от такой операционки, а также ни одна из вакансий не окажется непросмотренной - все данные будут у специалиста на руках, никто не потеряется и не забудется. При этом, данных будет не слишком много, человек их сможет обработать далее самостоятельно, ведь ATS, по статистике StandOut CV за 2023 год, отклоняет на первом этапе 75% резюме.

Если вас заинтересовал данный продукт, то вот примеры программ, с которыми вы можете поработать:

• Хантфлоу
• Potok
• FriendWork
• Talantix

2.  Платформы для управления корпоративным обучением (LMS)

LMS-платформы поддерживают такие полезные функции, как:

• создание контента
• сбор обратной связи
• создание форумов для обсуждения
• управление учебными группами
• формирование отчётов
• и т. д.

Такие платформы могут сильно улучшить и упростить процесс корпоративного обучения внутри компании. Далее мы подробнее рассмотрим одну из площадок, которой я пользовался когда-то:

iSpring

Данная система подойдет, если в вашей компании большая численность сотрудников, а также  есть множество линейного персонала и распределённая филиальная сеть.

Сервис поможет:

• адаптировать новичков
• обучить персонал
• проводить аттестацию сотрудников

Помимо прочего, приложением можно пользоваться не только на ПК, но и на мобильных устройствах. Оно позволяет руководителям отслеживать важные количественные и качественные показатели обучаемости сотрудников внутри компании и корректировать важные аспекты в случае чего.

В работе я использовал LMS для заказчиков. Так было намного удобнее внедрять новые системы, например, грейдинг должностей. Сотрудники сразу же внутри компании могли освоить необходимые для них компетенции для дальнейшего повышения грейда, а компании не было необходимо тратить большую часть бюджета на обучение от сторонних исполнителей.

В любом случае, вы можете воспользоваться также и другими сервисами LMS, коих на рынке достаточно много.

Далее будет небольшая сводка рекомендаций других сервисов автоматизации процессов в вашем бизнесе

1. AppRaise -  HR-платформа для обмена обратной связью, проведения опросов и развития сотрудников. Позволяет хранить историю обратной связи и получать аналитику и рекомендации по отделам и сотрудникам. Вам больше не будет нужно пользоваться Google-опросами для таких целей - собирайте данные через специализированное приложение, чтобы вся информация за каждые отчетные кварталы/года были у вас на руках, и в дальнейшем было бы, с чем сравнивать новые результаты.

2. КЭДО (кадровый электронный документооборот) - больше не нужно будет печатать и отправлять бумажной корреспонденцией приказы о найме на работу, пакеты документов на увольнение и прочее. С этим инструментом вы сможете собирать все данные в электронном формате - так точно ничего не потеряется. Главное - наличие ЭЦП (электронной цифровой подписи), чтобы завершать документооборот.

3. Sostaff.io – это платформа для оценки и управления талантами по международным стандартам. Система помогает принимать обоснованные кадровые решения на всех циклах жизни сотрудника. Платформа поможет вам оценивать кандидатов, собирать по ним данные (опросники, тестирования, обучения и т.п.). Инстументы сервиса помогут качественнее формировать кадровый резерв, создавать эффективные команды в отделах и проектах, а также строить для каждого отдельного сотрудника собственные карьерные треки и планы развития.

А какими инструментами пользуетесь вы? Пишите в комментариях, будет интересно узнать, что именно вам помогает в работе!