6 шагов, как выйти из операционки с персоналом за 3 месяца

Для кого этот гайд? Если вы узнаете себя хотя в 3 из 5 пунктов, то этот гайд - для вас:

• Собственники компаний от 10 до 50 человек
• Те, у кого по-прежнему много времени занимает операционка с сотрудниками: люди не ладят между собой, кто-то выполняет задачи так, что “проще самому", есть сложности с подбором подходящих людей, надо придумывать и согласовывать премии и т.д. и т.п.
• По-прежнему временами приходится доделывать задачи за сотрудниками, либо регулярно их “подпинывать”, а хочется больше заниматься стратегическими задачами
• Хочется больше времени отдыхать, а приходится вникать в кучу деталей и бороться с хаосом, который устраивают сотрудники
• Как итог, бизнес растет медленнее, чем хотелось бы,  мечты не реализуются.

Сейчас я поделюсь своим опытом работы в роли HR Бизнес Партнера с собственниками бизнеса, которые приходили с такими же запросами.

Расскажу, в каком порядке мы действовали, чтобы Собственник мог в итоге делегировать все задачи команде и освободить несколько часов времени в день.

Я понимаю, что вы уже много всего перепробовали, как и я во времена управления своим бизнесом, как и все мои клиенты. И теперь я вижу, что часто единственное, что отделяет от успеха - это всего лишь:

1. правильная последовательность действий
2. системность и регулярность в действиях по выходу из операционных процессов

Этап 1

Нарисуйте оргструктуру компании

Это поможет понять навести порядок в функциях, зонах ответственности. Понять, кто кому подчиняется, за какими процессами никто не следит, где есть "задвоение" функций. 

Где наоборот нужно что-то делать, но никто не делает. И еще очень много важного.

Например, мне нравится такая классификация функций компании:

• Маркетинг и продажи - распространение и продажа продукта
• Производство - создание продукта
• Финансы - учет и планирование денег
• Контроль качества
• Пиар - привлечение клиентов и партнеров за счет работы над имиджем компании
• HR - подбор, коммуникации, обучение
• Стратегическое управление - стратегия, цели, координация действий по реализации планов (собственник, СЕО)

После этого этапа у вас будет ясное понимание, где не хватает людей, где надо перераспределить функции, где надо пересобрать отделы

Этап 2

Проверьте, что в компании есть актуальная стратегия

Если нет и пока не подходили к этому вопросу основательно, то очень рекомендую ее разработать:

1. Сформулируйте для себя, чего хотите от бизнеса. Проверьте, что эти цели не противоречат друг другу. Например, нет ли у вас одновременно фокуса и на сокращении издержек, и на том, чтобы позиционировать себя как премиальный по качеству бренд
2. Проведите встречи со своими подчиненными - с руководителями отделов, с директорами, с ключевыми сотрудниками. Послушайте, как они видят стратегию своего отдела/направления/компании
3. Создайте документ, который отражает реальность бизнеса и вызывает отклик и у вас, и у ключевых исполнителей

Этап 3

Оцифруйте деятельность ваших сотрудников

Это рекомендация для бизнеса любого размеры, где есть сотрудники. Честно говоря, даже если вы в этом бизнесе один :)

1. Каскадируйте вместе с руководителями отделов/подразделений цели компании до целей отделов
2. Далее - до целей каждого сотрудника, деятельность которого вам важно регулярно отслеживать, не вникая каждый раз в массу деталей
3. Определитесь с метриками и целевыми показателями по каждой цели
4. Подумайте, как будете собирать информацию и как будете считать показатели

Этап 4

Этот этап может состоять из нескольких частей. Все зависит от сложностей, которые вы выявили на предыдущем этапе и от вашей стратегии

Где у вас самые критичные проблемы, которые отнимают больше всего времени на решение? Которые не дают бизнесу развиваться? После анализа на этапах 1-3 вам будет это понятно

• Возможно, вам надо поработать над бизнес-моделью вашего проекта в целом

• Возможно, срочно заняться финансовым блоком

• Возможно, усилить маркетинг

• Возможно, поработать над продуктом, который вы предлагаете

Этап 5

Подбор людей

Скорее всего для выхода из операционки вам нужно будет нанимать дополнительных людей,  либо менять текущих

Проверьте, как в компании работает подбор персонала

Чтобы подбирать людей быстро и с минимумом ошибок, у вас должны быть готовы:

1. Список функциональных (профессиональных) компетенций для должностей - “мягкие” и “твердые” компетенции. Нужно для понимания, кого ищете и для точной оценки
2. Список общих для компании компетенций - культурный код компании
3. Описание функций сотрудника
4. Список целей сотрудника
5. Вопросы для оценки каждой компетенции, включая кейсы и тестовые задания. Нужно быть уверенной, что оцениваете именно то, что хотите оценить, а не что-то смежное
6. Понимание  ценностного предложения для каждой должности конкретно в вашей компании. Тут тот же самый оффер, как мы учимся писать на обучении Антона, только наш клиент - кандидат
7. Понимание возможной мотивации для каждой должности (именно под особенности и возможности вашей компании). Понимание, как это проверить
8. Плюс на этом этапе у вас уже должна быть разработана стратегия, цели каждого сотрудника в компании и продуманы показатели для оценки

Следующие этапы:

1. Описать процессы компании, которые можно будет передавать новым сотрудникам: регламенты, обучающие материалы
2. Выстроить регулярную систему управления в компании
3. Автоматизировать процессы
4. Проработать систему оценки, развития и обучения сотрудников

Про каждый из этих пунктов можно написать несколько гайдов, но лучше по возможности обратиться к обучающим курсам, либо к тому, у кого уже есть опыт.

Кто проходил этот путь? Шли в таком же порядке?)