В чем проблема с управлением временем?

"Они жалуются, что ничего не успевают, потом говорят что выгорели и уходят из компании."  
"Мы внедрили планеры, таск-менеджеры, пользуемся общими календарями, но кажется, коллеги так и не научились расставлять приоритеты".
"Руководитель попросил провести тренинг по тайм-менеджменту, но мне кажется, что дело совсем не в этом..."
"Мне кажется, что открыв календарь для встреч моим временем управляет кто угодно, только не я!"

Так выглядят актуальные запросы моих клиентов, а для вас тема управления временем актуальна? 

В этой статье делюсь своими соображениями по теме — кажется, она набирает актуальность.

Настоящее управление временем начинается там, где есть ответ на вопрос — на что его должно хватать, что нужно делать в первую очередь?

Состояние “Я ничего не успеваю” часто толкает нас на изучение бесконечных техник для планирования и организации дня, но редко помогает на самом деле, потому что помогает лишь нестись еще быстрее к “обрыву”, где ждет выгорание и катастрофическая усталость. Почему так? Потому что “ВСЕ” успеть невозможно, а задачи и просьбы коллег валятся как из рога изобилия с пометками “Срочно и Важно” и чем быстрее вы учитесь справляться с этими запросами, тем больше их будет падать.

“Я ничего не успеваю” на самом деле —  запрос на изменение жизни, и начать работу над этим запросом стоит с ответа на вопрос “Что именно вы хотите успевать?”. Понять, что важно успевать, чтобы чувствовать глубокое удовлетворение, находить баланс между личной жизнью и работой и при этом успешно продвигаться по карьерной лестнице.

Мы хотим управлять временем, но опять сталкиваемся с тем, что нужно управлять собой во времени, определять приоритеты и сталкиваться со сложной задачей по формулированию своих долгосрочных целей, определять приоритеты и отвечать на вопрос "А чего я вообще хочу?".

И в этом месте важно понять, что на самом деле перед вами 2 задачи:

  1.  нарастить скорость, чтобы успевать за 8 часов делать больше;
  2.  управлять приоритетами, чтобы понять где те 20% задач, которые приносят 80% результата. 

Причем, если посмотреть внимательно, то начать надо со второй задачи — решить куда ехать, а уже только потом решать задачу — как добраться туда быстрее. Согласившись с этой идеей вы делаете первый шаг к реальному решению проблемы "как успевать ВСЕ".

Настоящее управление временем начинается там, где есть ответ на вопрос — на что его должно хватать,  что нужно делать в первую очередь?  

Посмотрите на свой календарь. Если вами управляют дедлайны по задачам, поставленные кем-то, но не вами, придется признать очевидное: вас планируют другие, ваше время вам не принадлежит.

Что делать, чтобы вернуть контроль в свои руки?

  • Сформулировать свою долгосрочную мотивирующую цель
  • Если я хочу этого — сколько времени на это нужно уделять?
  • В какое время дня я лучше всего справляюсь со сложными задачами?
  • Какие задачи из моего списка наилучшим образом помогают в достижении моих целей?
  • Что тогда лучше сделать первым?
  • Кто из коллег поможет помочь в решении этих задач?
  • А что — вообще не мое и надо от этого избавиться?

Таким образом, вместо того чтобы просто гоняться за техникой управления временем, стоит сфокусироваться на том, чтобы сформировать ясное видение своей жизни и осознанно идти к своим настоящим целям. Книги по жизненной стратегии — это ключ к пониманию себя и своему пути, а уже потом — к умению эффективно использовать каждую минуту. Поэтому давайте начинать сначала, чтобы в итоге почувствовать как:

  1. Растет продуктивность и снижается стресс
  2. Список дел становится управляемым и появляется явный прогресс
  3. Повышается самооценка и ощущение контроля над собственной жизнью
  4. Появляется время на хобби, спорт и личную жизнь
  5. Развивается самодисциплина
  6. Укрепляется внутренняя мотивация.

Вот список книг, выполняя рекомендации которых, можно сформировать личную стратегию, увидеть свой карьерный трек и, наконец, ощутить полное удовлетворение.

Для ответа на вопрос  “Что я хочу успевать на самом деле?”

  • Стивен Кови — «7 навыков высокоэффективных людей». Классика по саморазвитию с глубоким взглядом на приоритеты и личную эффективность. Написано по-американски, много повторений и лишних примеров, но суть можно ухватить за выходные чтения точно.
  • Брайан Трейси — «Продуктивность: как добиться максимальных результатов». Советы по постановке целей и определению личных приоритетов. Жестко и железно, прямо по голове, но эффективно даже, если внять одному его совету.
  • Роб Мур — «Принцип рычага». Любимое, про то, как выделять те самые 20%  задач, реально меняющих вашу жизнь. Особенно полезно для живущих в парадигме “Терпение и труд”. Расширяет понимание о том, как и правда можно было.
  • Нэйп Джей — «Магия утра». Как утренние привычки могут повысить общую продуктивность. Подойдет тем, кто мечтает начинать утро с зарядки или пробежки. На мой вкус, аффирмации сродни эзотерике, но это лично мой взгляд - вопрос работает для вас или нет.
  • Джим Лоулесс — «Иди туда где страшно, именно там ты обретаешь силу». Очень сильная книга про то, что можно сделать, если захотеть. Читать — откладывать книгу, чтобы идти и делать и снова читать. Запастись подгузниками, приготовиться умирать от страха, а потом обнаружить, что и подгузник чистый и ты не умер.

Для ответа на вопрос  “Как успевать больше?”

  • Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Практическое руководство по системе GTD (Getting Things Done). Тут автор еще немного поспрашивает про ваши цели.
  • Брайан Моран, Майкл Леннингтон  — «12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев». Пожалуй, надо смириться с тем, что 3 месяца это единственный горизонт, в котором мы видим четко. Для тех, кто в январе дает обещание ходить в зал или худеть, а в феврале снова видит бургер в зубах и привес на весах.
  • Деймон Захариадис — «Хватит быть удобным. Как научиться говорить "НЕТ" без угрызений совести». Вовремя не сказанное слово «Нет» — в 80% случаев причина захламленности вашего календаря и нехватки времени. Если у вас в голове часто несется фраза “Зачем только я согласился? или Что я тут делаю?” - читать сегодня.
  • Люси Джо Палладино — «Максимальная концентрация». В этой книге сложно не узнать себя: 10+ открытых вкладок в браузере, 100-500 рабочих чатов, письма с пометкой Важно!.... все том, чем можно заниматься целый день и так и не сделать ничего важного в итоге. Концентрация на задачах - то, чему вы научитесь в результате прочтения.
  • Яна Франк — «Муза и чудовище». Вы планируете или вас планируют? 99 процентов поводов, по которым к вам обращаются на работе, на самом деле срочными не являются вообще. Говорить нет вы уже умеете, осталось выбрать 99 поводов, чтобы сказать.

Ну а ниже — список рекомендаций для всех, кому актуальна задача по управлению временем, мой личный опыт,  который  может быть полезен и вам.

Список рекомендаций.

  • Фокус на главном  и отсечение лишнего. Перед началом дня задавайтесь вопросом — какие 20%  дел должны быть сделаны, чтобы получилось 80% результатов?
  • Определение приоритетов. Не все задачи одинаково важны, а еще у них разные дедлайны. Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы разделить дела на важные и срочные.
  • Делегирование и отказ от необязательного. Кто и как будет использовать результат этой задачи? Работа для галочки или в стол — не мой вариант.  Если можно кому-то поручить задачу — сделайте это, а ненужные дела — смело исключайте.
  • Планирование и использование календаря. Заранее составляйте план на день или неделю. Я использую блоки времени - помогает держать концентрацию и делать вовремя перерывы для сохранения эффективности.
  • Минимизация отвлекающих факторов. Отключайте уведомления, планируйте время для проверки почты и социальных сетей. Если вы не работаете в пожарной бригаде или скорой помощи - никто не умрет от ответа через час.
  • Рефлексия и анализ. В конце дня или недели анализируйте, что получилось, а что нет и корректируйте подход. У каждого найдется свой способ — нет подхода, работающего для всех.

Практические советы и лайфхаки.

  • Определите свой пик продуктивности — кто-то лучше всего работает в начале дня, кто-то максимально продуктивен до его начала, а кому-то надо проснуться и пообедать, чтобы взлететь над задачами как ракета.
  • Самые важные задачи должны открывать день или стоять на часы вашей максимальной продуктивности.
  • Используйте цифровые или бумажные планеры. Даже сама визуализация дает представление о том, как выглядит день.
  • Планируйте однотипные задачи блоками - переключение меньше, усталости — тоже.
  • Учитесь говорить «нет» и защищайте своё время.
  • Не бойтесь пропустить что-то важное — важное всегда вас настигнет само. Смело отказывайтесь от участия в чужих встречах и просите ее протокол для ознакомления.
  • Держите фокус - одна ключевая задача дня даст вам больше удовлетворения, чем миллион мелких.
  • Не позволяйте другим планировать ваше время — в календаре под встречи доступны только выделенные под это слоты
  • Ваши коллеги тоже знают пункт про делегирование — ваше время им не так дорого как их. Не берите в работу чужое.

С любовью к вашим делам и уверенностью в вашей победе:)

Поделиться статьей
Есть задача по hr-консалтингу?
Ответьте на несколько вопросов и я пришлю вам расчет бесплатно
Роман Ашаев
Коллеги, добрый день!

В этой статье для меня выделяются два очень важных вывода.

Первый – управление временем начинается с управления собой. Вспоминаю пример из моего опыта. Когда-то я участвовал в тренинге по тайм-менеджменту, и в конце тренинга один коллега сказал: «Тренинг был классный, все понравилось, обязательно буду использовать все инструменты тайм-менеджмента, как только найду время!» Это ярко иллюстрирует мысль, что эффективный тайм-менеджмент начинается с ответственности за себя. Если другие люди или обстоятельства управляют нашим временем, то никакие инструменты не помогут. Тайм-менеджмент – это не только о планах, но и о нашей личной ответственности.

Второй важный момент касается дедлайнов, поставленных не вами. Если вами управляют чужие задачи, а не ваши собственные цели, то ваше время перестает вам принадлежать. Вспоминаю случай, когда я был в командировке в другом городе, и мы с коллегой в 14:00 ждали на собрание с директором филиала. Время шло, а собрание не начиналось. Мы стояли в коридоре, и только спустя час нам сообщили, что оно отменяется. Этот случай показал мне, как важно уважение ко времени не только своего, но и других людей. Тайм-менеджмент должен быть культивирован не только у вас, но и во всей компании. Важно, чтобы в организации уважали время друг друга и соблюдали принципы продуктивности и планирования.

Таким образом, ключевым моментом для меня является создание культуры, где всем известно, как важно уважать свое и чужое время, и где каждый осознает свою ответственность за эффективное управление этим временем.
2026-04-10 14:02 0
Анастасия Лапенко
Коллеги, спасибо, что так активно включились - здорово.
Согласна со всем, но с одной пометкой - другими людьми в процессе и процессами мы управляем только, если управляем собой :)
Ведь мы всегда с вами точно в силах обозначить комфортные сроки и вернуть ответственность тому, кто их нарушает.
Поэтому все сводится в конченом итоге именно к твоему календарю и количества "воздуха" в нем для реагирование на неожиданности и возможное несоблюдение дедлайнов другими людьми.
2026-04-01 11:50 1
Ольга Азарова
Анастасия, спасибо, интересная статья. Бывает, что закапываешься в мелочах, неважных вещах и откладываешь что-то важное на потом. Если не имеешь ясности в приоритетах, просто торопишься всё успеть, это ведёт к выгоранию. Прежде всего, нужно управлять собой, своими целями. Очень полезный список литературы.
2026-03-26 22:42 1
Aлла Алфёрова
Анастасия, спасибо за пользу!

Тема: управления временем и расстановки приоритетов очень важна!
И для фрилансеров, и для людей в найме, и для владельцев бизнеса.
Отдельное спасибо за список литературы, примерно половину книг знаю, а вторую пока нет.
Лайфхаки классные, простые. И примерно год назад мне одна эксперт-наставник внедрила эту мысль, что больше успеваешь и зарабатываешь, когда отсекаешь, оставляя главное. Продукты, не нужно иметь 20 услуг, а лучше фокус направить на 5. И да 20 % дел дают 80% результата.
2026-03-25 16:30 3
RewardsConsult - мотивация и оргдизайн для бизнеса
Здравствуйте, Анастасия!
Очень верно при приоритеты, мы управляем именно ими, не временем.
Немного доьавлю.
Развитие технологий сделало нас невероятно доступными. Это приводит к высокой частотности общения, к расфокусу, к снижению поодуетивности. И никакие планеры не помогают, только усугбляют ситуацию - все же плюс задача и директория. Поэтому как раз отказ от них и роскошь не отвечать, когда занят, как раз возвращают рабосий процесс в нормальное состояние. И люди не выгорают.
И поддержу Дарью. Часто не все зависит только от человека, в процессе есть еще люди. И поэтому важнее становится общая дисциплина и договоренности о ней. Похоже, умение договориться важнее техник тайм-менеджмента.

В современной структуре рабочего времени каа раз
2026-03-25 14:46 1
Дарья Левина
Анастасия, тема знакомая, но я бы не сводила все к личному тайм-менеджменту. В подборе это хорошо видно: рекрутер может идеально планировать день, но если заказчик меняет требования на ходу и дает фидбэк раз в неделю, никакие планеры не спасут. Был кейс, где «ничего не успеваем» лечилось не техникой GTD, а одной простой вещью - зафиксировали профиль кандидата и сроки обратной связи. Внезапно и времени стало хватать, и стресс снизился. Так что да, управлять собой важно, но без управляемых процессов это превращается в красивую имитацию порядка.
2026-03-25 14:32 1
Александр Тимошин
Анастасия, здравствуйте!
Ценная статья для тех, кто хочет изменить себя для более продуктивной деятельности.
Ключевая проблема тайм-менеджмента заключается в том, что для изменения ситуации нужно начать управлять собой. То есть изменить себя!
То, о чем Вы написали в начале своей статьи.

В этом главное препятствие! Один из ключевых советов на тему тайм-менеджмента я прочитал давно (не помню где). Возможно, что у Стивена Кови в одной из его книг.

Суть: Ты можешь сказать НЕТ, если у тебя есть то, чему ты говоришь - ДА!
С этого начинается дорога изменений в управлении собой во времени.
2026-03-25 08:28 3
Ольга Разживина
Анастасия, добрый день!
Спасибо за материал - отличные и полезные советы.

Я для себя решила делать утром объемную задачу - утром, как правило, все только раскачиваются и не отвлекают, а потом занимаюсь более мелкими задачами, и между ними как раз можно решать оставшиеся вопросы. Главное - во время объемной задачи не отвлекаться на уведомления. Час без них ничего не решит, зато разгружает на весь день, и потом не думаешь и не коришь себя за то, что утром не сделал что-то важное.

Сложные задачи "на подумать" делаю с 12, так как уже разработалась, но часто еще делаю и в 8 вечера, когда никто 100% не отвлекает (вообще по вечерам очень люблю работать).

Веду так же календарь. Планирую с воскресенья: на каждый день одну объемную и важную задачу, мелкие дела вокруг. Потом галочками отмечаю, что сделано. Каждый день смотрю, что не сделано за предыдущий день, и уже на основе этого корректирую расписание.

У меня, конечно, бывает проблема: не могу сосредоточиться на одной задаче. Как правило, это то, что больше всего не хочу делать, хотя понимаю - на нее уйдет всего минут 40. В таких случаях использую практику "поработай над задачей 10 минут" - начинаешь делать, и это затягивает.

Бывает и прокрастинация: ловлю себя на мысли, что то и дело переключаюсь на мелкие задачи, которые вообще не стоят внимания. Когда чувствую, что работа не идет, я: занимаюсь домашними делами минут 30, делаю зарядку, выхожу в магазин. В общем, если не идет работа - занимаюсь другими делами, а потом возвращаюсь с новыми силами. Но тут мне легче, я на фрилансе и из дома.
2026-03-24 23:02 2
Показать все комментарии
avatar-default-icon
Стратегические и командные сессии. Стратегия и управление продажами
PRO Автор статей
Стаж работы 5 лет
Отзывов от клиентов 11
Публикаций 15
Рейтинг в профразделах
Консалтинг 29 место
Обучение 37 место
Оценка 48 место
Вас также может заинтересовать
HRTime_faces
215 специалистов сейчас на сайте Опишите задачу. Исполнители откликнутся сами.
Мы используем файлы cookie и рекомендательные технологии. Это позволяет нам анализировать взаимодействие посетителей с сайтом и делать его лучше. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie (подробнее), а также с пользовательским соглашением.
Согласен
X
Файлы cookie представляют собой файлы или фрагменты информации, которые могут быть сохранены на Вашем компьютере или других интернет-совместимых устройствах конечного пользователя (например, смартфонах и планшетах) при посещении Вами наших веб-сайтов или использовании наших веб-сервисов. Эта информация в большинстве случаев представлена в виде алфавитно-цифровых строк, которые однозначно идентифицируют Ваш компьютер или конечное пользовательское устройство, однако может содержать и иные сведения. На наших веб-сайтах или веб-сервисах мы используем различные типы «cookies» (небольшие текстовые файлы, которые размещаются на Вашем устройстве). Перечень используемых нами файлов cookie, описание целей их использования и дополнительная информация о соответствующих файлах cookie представлена в Инструменте управления файлами cookie, размещенных на соответствующих веб-сайтах и в веб-сервисах нашей компании либо в представленных в них текстах согласий или договоров.