В чем проблема с управлением временем?

"Они жалуются, что ничего не успевают, потом говорят что выгорели и уходят из компании."  
"Мы внедрили планеры, таск-менеджеры, пользуемся общими календарями, но кажется, коллеги так и не научились расставлять приоритеты".
"Руководитель попросил провести тренинг по тайм-менеджменту, но мне кажется, что дело совсем не в этом..."
"Мне кажется, что открыв календарь для встреч моим временем управляет кто угодно, только не я!"

Так выглядят актуальные запросы моих клиентов, а для вас тема управления временем актуальна? 

В этой статье делюсь своими соображениями по теме — кажется, она набирает актуальность.

Состояние “Я ничего не успеваю” часто толкает нас на изучение бесконечных техник для планирования и организации дня, но редко помогает на самом деле, потому что помогает лишь нестись еще быстрее к “обрыву”, где ждет выгорание и катастрофическая усталость. Почему так? Потому что “ВСЕ” успеть невозможно, а задачи и просьбы коллег валятся как из рога изобилия с пометками “Срочно и Важно” и чем быстрее вы учитесь справляться с этими запросами, тем больше их будет падать.

“Я ничего не успеваю” на самом деле —  запрос на изменение жизни, и начать работу над этим запросом стоит с ответа на вопрос “Что именно вы хотите успевать?”. Понять, что важно успевать, чтобы чувствовать глубокое удовлетворение, находить баланс между личной жизнью и работой и при этом успешно продвигаться по карьерной лестнице.

Мы хотим управлять временем, но опять сталкиваемся с тем, что нужно управлять собой во времени, определять приоритеты и сталкиваться со сложной задачей по формулированию своих долгосрочных целей, определять приоритеты и отвечать на вопрос "А чего я вообще хочу?".

И в этом месте важно понять, что на самом деле перед вами 2 задачи:

1.  нарастить скорость, чтобы успевать за 8 часов делать больше;
2.  управлять приоритетами, чтобы понять где те 20% задач, которые приносят 80% результата. 

Причем, если посмотреть внимательно, то начать надо со второй задачи — решить куда ехать, а уже только потом решать задачу — как добраться туда быстрее. Согласившись с этой идеей вы делаете первый шаг к реальному решению проблемы "как успевать ВСЕ".

Настоящее управление временем начинается там, где есть ответ на вопрос — на что его должно хватать,  что нужно делать в первую очередь?  

Посмотрите на свой календарь. Если вами управляют дедлайны по задачам, поставленные кем-то, но не вами, придется признать очевидное: вас планируют другие, ваше время вам не принадлежит.

Что делать, чтобы вернуть контроль в свои руки?

• Сформулировать свою долгосрочную мотивирующую цель
• Если я хочу этого — сколько времени на это нужно уделять?
• В какое время дня я лучше всего справляюсь со сложными задачами?
• Какие задачи из моего списка наилучшим образом помогают в достижении моих целей?
• Что тогда лучше сделать первым?
• Кто из коллег поможет помочь в решении этих задач?
• А что — вообще не мое и надо от этого избавиться?

Таким образом, вместо того чтобы просто гоняться за техникой управления временем, стоит сфокусироваться на том, чтобы сформировать ясное видение своей жизни и осознанно идти к своим настоящим целям. Книги по жизненной стратегии — это ключ к пониманию себя и своему пути, а уже потом — к умению эффективно использовать каждую минуту. Поэтому давайте начинать сначала, чтобы в итоге почувствовать как:

1. Растет продуктивность и снижается стресс
2. Список дел становится управляемым и появляется явный прогресс
3. Повышается самооценка и ощущение контроля над собственной жизнью
4. Появляется время на хобби, спорт и личную жизнь
5. Развивается самодисциплина
6. Укрепляется внутренняя мотивация.

Вот список книг, выполняя рекомендации которых, можно сформировать личную стратегию, увидеть свой карьерный трек и, наконец, ощутить полное удовлетворение.

Для ответа на вопрос  “Что я хочу успевать на самом деле?”

• Стивен Кови — «7 навыков высокоэффективных людей». Классика по саморазвитию с глубоким взглядом на приоритеты и личную эффективность. Написано по-американски, много повторений и лишних примеров, но суть можно ухватить за выходные чтения точно.
• Брайан Трейси — «Продуктивность: как добиться максимальных результатов». Советы по постановке целей и определению личных приоритетов. Жестко и железно, прямо по голове, но эффективно даже, если внять одному его совету.
• Роб Мур — «Принцип рычага». Любимое, про то, как выделять те самые 20%  задач, реально меняющих вашу жизнь. Особенно полезно для живущих в парадигме “Терпение и труд”. Расширяет понимание о том, как и правда можно было.
• Нэйп Джей — «Магия утра». Как утренние привычки могут повысить общую продуктивность. Подойдет тем, кто мечтает начинать утро с зарядки или пробежки. На мой вкус, аффирмации сродни эзотерике, но это лично мой взгляд - вопрос работает для вас или нет.
• Джим Лоулесс — «Иди туда где страшно, именно там ты обретаешь силу». Очень сильная книга про то, что можно сделать, если захотеть. Читать — откладывать книгу, чтобы идти и делать и снова читать. Запастись подгузниками, приготовиться умирать от страха, а потом обнаружить, что и подгузник чистый и ты не умер.

Для ответа на вопрос  “Как успевать больше?”

• Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Практическое руководство по системе GTD (Getting Things Done). Тут автор еще немного поспрашивает про ваши цели.
• Брайан Моран, Майкл Леннингтон  — «12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев». Пожалуй, надо смириться с тем, что 3 месяца это единственный горизонт, в котором мы видим четко. Для тех, кто в январе дает обещание ходить в зал или худеть, а в феврале снова видит бургер в зубах и привес на весах.
• Деймон Захариадис — «Хватит быть удобным. Как научиться говорить "НЕТ" без угрызений совести». Вовремя не сказанное слово «Нет» — в 80% случаев причина захламленности вашего календаря и нехватки времени. Если у вас в голове часто несется фраза “Зачем только я согласился? или Что я тут делаю?” - читать сегодня.
• Люси Джо Палладино — «Максимальная концентрация». В этой книге сложно не узнать себя: 10+ открытых вкладок в браузере, 100-500 рабочих чатов, письма с пометкой Важно!.... все том, чем можно заниматься целый день и так и не сделать ничего важного в итоге. Концентрация на задачах - то, чему вы научитесь в результате прочтения.
• Яна Франк — «Муза и чудовище». Вы планируете или вас планируют? 99 процентов поводов, по которым к вам обращаются на работе, на самом деле срочными не являются вообще. Говорить нет вы уже умеете, осталось выбрать 99 поводов, чтобы сказать.

Ну а ниже — список рекомендаций для всех, кому актуальна задача по управлению временем, мой личный опыт,  который  может быть полезен и вам.

Список рекомендаций.

• Фокус на главном  и отсечение лишнего. Перед началом дня задавайтесь вопросом — какие 20%  дел должны быть сделаны, чтобы получилось 80% результатов?
• Определение приоритетов. Не все задачи одинаково важны, а еще у них разные дедлайны. Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы разделить дела на важные и срочные.
• Делегирование и отказ от необязательного. Кто и как будет использовать результат этой задачи? Работа для галочки или в стол — не мой вариант.  Если можно кому-то поручить задачу — сделайте это, а ненужные дела — смело исключайте.
• Планирование и использование календаря. Заранее составляйте план на день или неделю. Я использую блоки времени - помогает держать концентрацию и делать вовремя перерывы для сохранения эффективности.
• Минимизация отвлекающих факторов. Отключайте уведомления, планируйте время для проверки почты и социальных сетей. Если вы не работаете в пожарной бригаде или скорой помощи - никто не умрет от ответа через час.
• Рефлексия и анализ. В конце дня или недели анализируйте, что получилось, а что нет и корректируйте подход. У каждого найдется свой способ — нет подхода, работающего для всех.

Практические советы и лайфхаки.

• Определите свой пик продуктивности — кто-то лучше всего работает в начале дня, кто-то максимально продуктивен до его начала, а кому-то надо проснуться и пообедать, чтобы взлететь над задачами как ракета.
• Самые важные задачи должны открывать день или стоять на часы вашей максимальной продуктивности.
• Используйте цифровые или бумажные планеры. Даже сама визуализация дает представление о том, как выглядит день.
• Планируйте однотипные задачи блоками - переключение меньше, усталости — тоже.
• Учитесь говорить «нет» и защищайте своё время.
• Не бойтесь пропустить что-то важное — важное всегда вас настигнет само. Смело отказывайтесь от участия в чужих встречах и просите ее протокол для ознакомления.
• Держите фокус - одна ключевая задача дня даст вам больше удовлетворения, чем миллион мелких.
• Не позволяйте другим планировать ваше время — в календаре под встречи доступны только выделенные под это слоты
• Ваши коллеги тоже знают пункт про делегирование — ваше время им не так дорого как их. Не берите в работу чужое.

С любовью к вашим делам и уверенностью в вашей победе:)