Сколько стоит бухгалтер в кризис: честная инструкция по переходу в режим экономии.

Почти месяц многие компании не могут полноценно работать: оказывать услуги, продавать товары, выполнять работы. Экономический кризис уже на пороге, и чтобы сохранить бизнес, предприниматели начинают задумываться над сокращением расходов.
 
Наши клиенты-руководители часто просят нас помочь разобраться в вопросах своей бухгалтерии, задавая примерно такие вопросы: «Не понимаю, чем бухгалтеры загружены, да еще и главбух просит взять дополнительного сотрудника. И что они все там делают?!»

По опыту работы с компаниями могу сказать, что если функционал сотрудников бухгалтерии непрозрачен для руководителя, то велика вероятность, что оптимальным образом изменить численность бухгалтерской службы и перераспределить обязанности, не удастся. В бухгалтериях, где главный бухгалтер выполняет только часть функций по учету или, что скорее всего, является специалистом по финансам и управленческому учету, то свалить на него весь бухгалтерский и налоговый учет, чтобы сэкономить, тоже вряд ли получится.

Объясню подробно, по порядку и в цифрах. Допустим, ваш бизнес – небольшое предприятие: количество сотрудников 50 человек, и вы продаете товары. У вас 3 бухгалтера:

• один из них занимается оформлением первичных документов, прежде всего, товарных накладных, и обрабатывает документы от поставщиков;
• другой ведет банк и считает заработную плату;
• третий, фактически главный бухгалтер, сводит все данные, составляет отчетность и налоговые декларации.

К сожалению, в настоящее время, объемы продаж у вас начали снижаться. Понятно, что уже не нужно оформлять столько документов, как раньше. Да и часть сотрудников вы отправили в отпуск за свой счет, то есть, сейчас нет необходимости в расчете заработной платы на всех 50 работников.

Вот теперь считаем!

Предположим, заработная плата двух бухгалтеров у вас составляет по 50 000 рублей на каждого, главный бухгалтер имеет оклад 90000 рублей (цифры условные). Таким образом, в год на бухгалтерскую службу вы тратите (50 000 *2 + 90 000)*12 = 2 280 000 рублей, добавим еще 43% на НДФЛ и страховые взносы и получим 3 260 000 рублей.

Грамотный руководитель, конечно, уже подсчитал эти затраты и приступил к принятию антикризисных мер. Что он будет делать в первую очередь? Скорее всего, сократит бухгалтера на первичке, потому что, как и многие другие руководители, решит, что раз количество документов сократилось, оставшиеся документы можно передать главному бухгалтеру, доплачивая ему тысяч пять в месяц.

Руководитель, действительно, начнет экономить на заработной плате: (50 000 – 5 000)*12 = 540 000 рублей. Соответственно, сократятся и расходы на НДФЛ, и на социальные взносы. В целом получится 772 000 рублей экономии в год.

Окрыленный первым успехом на пути к экономии, руководитель решит, что теперь можно сократить заработную плату и второго бухгалтера. Передать расчеты по заработной плате в полном объеме главбуху не всегда возможно, да и платежами по банку нужно будет кому-то заниматься.

Тогда руководитель решает оставить второго бухгалтера, но сократить его заработную плату до 30 000 рублей. Считаем: в компании сейчас главный бухгалтер и второй бухгалтер с затратами на них в сумме ((90 000 + 5 000) + 30 000) *12 + 43% на налог и соцвзносы = 2 145 000 рублей. Экономия налицо!

Однако радоваться рано, потому что в этой системе сокращения затрат есть довольно опасные подводные камни, которые могут серьезно повредить бизнесу. Итак, в чем ошибка руководителя? Прежде всего, в том, что главный бухгалтер может недостаточно разбираться в отчетности по заработной плате и фондам (а в большинстве случаев именно так и происходит), и не знать всех нюансов расчета заработной платы. Кроме этого, оформление первичных документов – функция, конечно же, несложная, «операторская». Но именно поэтому, возлагать ее на дорогостоящего специалиста принципиально неправильно.

Как можно сделать по-другому, безопасно и выгодно?

Оставить в штате бухгалтера по первичной документации, возложив на него дополнительно функции по ведению банка.

Допустим, этот функционал будет обходиться компании в 40 000 рублей. Передать расчет заработной платы на аутсорсинг вместе с подготовкой всей соответствующей отчетности в ФНС и фонды (а отчетности этой становится только больше в настоящее время, как бы парадоксально это не звучало).

Так же на аутсорсинг передать функции и главного бухгалтера. Понимаю, что сейчас многие из тех, кто читают статью, разочарованно вздохнут: «Ну понятно, очередная реклама аутсорсинга…»

Однако перед тем, как вы решите, что и сами справитесь, давайте вместе проведем расчет. Аутсорсинг услуг по расчету заработной платы на компанию из 40 человек (да, кем-то руководителю пришлось пожертвовать) будет стоить 18 000 рублей в месяц. За аутсорсинг функций главного бухгалтера по вашей предполагаемой компании вы заплатите еще 50 000 рублей. Итого ваши расходы в год (40 000 *12 +43% на НДФЛ и взносы) + (18 000 + 50 000)*12 = 1 502 000 рублей.

Экономия, по отношению к предыдущей схеме оптимизации затрат, составит 643 000 рублей.

И это еще не все. Дополнительно к этой сумме вы получите экономию на обслуживании 1С, правовой программы, обучении главного бухгалтера – это около 100 000 в год, а также обретете независимость от отпусков и больничных бухгалтера, сократите расходы на аренду офисных помещений (рабочих мест бухгалтеров).

Огромный, на мой взгляд, плюс – это возможность быстрого и качественного получения консультационных услуг по всем аспектам бизнеса. Ну и последнее: самый главный аргумент руководителя: «Свой бухгалтер всегда рядом», в сложившейся ситуации уже просто не работает. Думаю, многие сейчас поняли, что даже с главбухом вполне можно работать дистанционно.

Алла Морозова , руководитель направления «Бухгалтерское обслуживание» Объединенной Консалтинговой Группы