Часто руководитель получает не тот результат не потому, что сотрудник слабый, а потому, что задача была поставлена слишком общо: без понятной цели, критериев качества, полномочий и контрольных точек.
Этот шаблон поможет быстро проверить, всё ли учтено при передаче задачи сотруднику. Его можно использовать в рабочем чате, письме, CRM или на встрече.
В шаблоне есть девять основных блоков:— контекст и цель задачи;— ожидаемый результат;— критерии качества;— сроки и промежуточные этапы;— полномочия сотрудника;— доступные ресурсы;— контрольные точки;— риски и условия обращения к руководителю;— проверка понимания задачи.
Главное правило: не спрашивать сотрудника «Всё понятно?», а попросить его своими словами повторить, какой результат он должен получить и с чего начнёт работу.
Сохраните шаблон и используйте его для задач, которые раньше приходилось долго объяснять, постоянно контролировать или переделывать самостоятельно.
Сотруднику важно понимать, зачем нужна задача и на какой результат она влияет.
Без контекста человек выполняет только отдельное действие. Понимая цель, он может принимать более качественные решения и замечать риски.
Вопросы руководителю:
— Почему возникла эта задача?— Какую проблему она должна решить?— На какой результат подразделения, клиента или компании она влияет?
Пример:
Нужно сократить количество ошибок при передаче заказов на склад, потому что сейчас из-за неполных данных увеличиваются сроки сборки и возникают претензии клиентов.
Формулировка задачи должна описывать не процесс, а конкретный итог.
Не «поработать над регламентом», а «подготовить регламент, согласовать его с двумя подразделениями и разместить в базе знаний».
Сотрудник должен понимать, что именно должно появиться после завершения работы.
— Что должно быть сделано?— В каком виде нужен результат?— Кто будет его использовать?
Слова «хорошо», «подробно», «красиво» и «качественно» каждый человек понимает по-своему.
Поэтому важно заранее определить признаки, по которым задача будет принята.
Критериями могут быть:
— полнота информации;— отсутствие ошибок;— соответствие шаблону;— понятность для пользователя;— соблюдение бюджета;— согласование с заинтересованными сторонами;— конкретный измеримый показатель.
Документ должен занимать не более двух страниц, содержать все обязательные этапы процесса и быть понятным новому сотруднику без дополнительных объяснений.
Недостаточно указать только финальную дату.
Если задача новая, сложная или рискованная, нужно установить промежуточные контрольные точки. Это позволяет обнаружить ошибку раньше, чем сотрудник потратит несколько дней на неверное решение.
— черновая структура — до среды;— первый вариант — до пятницы;— согласование — в понедельник;— итоговый результат — во вторник до 15:00.
Человек должен понимать, какие решения он может принимать самостоятельно, а что необходимо согласовывать.
Если полномочия не определены, сотрудник либо будет обращаться к руководителю по каждому вопросу, либо примет решение, которое руководитель не готов был ему передать.
Нужно обозначить:
— что сотрудник решает самостоятельно;— с кем может взаимодействовать;— какие ресурсы может использовать;— какие действия требуют согласования;— что менять нельзя.
Руководитель должен проверить, есть ли у сотрудника всё необходимое для выполнения задачи.
Это могут быть:
— документы и инструкции;— доступы к системам;— данные и отчёты;— бюджет;— помощь коллег;— примеры готовых решений;— контакт ответственного человека.
Нельзя передавать ответственность за результат, не предоставив необходимые ресурсы.
Контроль не должен превращаться в ежедневные вопросы: «Ну что там?»
Лучше заранее договориться, когда и в каком формате сотрудник покажет промежуточный результат.
Например:
— короткий статус в рабочем чате;— черновик документа;— таблица с собранными данными;— встреча на 15 минут;— демонстрация первого этапа.
Чем меньше опыта у сотрудника и чем выше риск задачи, тем чаще могут быть контрольные точки. Для опытного специалиста достаточно одной промежуточной проверки или итогового контроля.
Сотрудник должен знать, в каких ситуациях необходимо остановиться и обратиться к руководителю.
— возник риск срыва срока;— появились дополнительные расходы;— подразделения не могут договориться;— отсутствуют необходимые данные;— требуется изменить ранее согласованное решение;— ситуация может повлиять на клиента или репутацию компании.
Это помогает сохранить самостоятельность сотрудника, но не оставлять его одного в критической ситуации.
Фраза «Всё понятно?» редко помогает проверить качество постановки задачи. Чаще всего сотрудник отвечает «да», даже если понял поручение только частично.
Полезнее попросить:
Расскажи, пожалуйста, как ты поняла задачу, какой результат должен получиться и с чего ты начнёшь.
Так руководитель сразу увидит, одинаково ли стороны понимают результат, сроки и ответственность.
Необязательно каждый раз заполнять все блоки подробно.
Для простой и знакомой задачи достаточно кратко зафиксировать:
— результат;— срок;— критерии качества;— уровень самостоятельности.
Для новой, сложной или важной задачи лучше пройти по всем пунктам.
Шаблон можно использовать:
— в рабочем чате;— в письме;— в CRM или таск-менеджере;— на планёрке;— при передаче проекта новому сотруднику;— при постановке задач удалённой команде.
Контекст: необходимо снизить количество ошибок при передаче заказов на склад.
Результат: разработать единый чек-лист передачи заказа и протестировать его на пяти реальных заказах.
Критерии качества: документ не более одной страницы, содержит все обязательные данные и понятен сотрудникам без дополнительных объяснений.
Срок: черновик — до среды, тестирование — до пятницы, итоговая версия — в понедельник до 12:00.
Полномочия: можно самостоятельно общаться с отделом продаж и складом, менять структуру документа и выбирать формат. Изменение полей в CRM необходимо согласовать.
Контрольная точка: в среду руководитель проверяет структуру, после двух тестовых заказов сотрудник сообщает о результатах.
Риски: обратиться к руководителю, если подразделения не смогут согласовать обязательные данные или потребуется техническая доработка CRM.
Делегирование — это не передача задачи со словами «сделай как-нибудь».
Это передача ответственности вместе с понятным результатом, критериями качества, полномочиями и правилами контроля.
Чем яснее поставлена задача, тем меньше руководителю приходится вмешиваться, исправлять и переделывать работу самостоятельно.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение