Регламент подбора кандидатов на должность

Почему они не работают, как надо? Мы (работодатель) - хорошие! Мы всё делаем правильно. Есть разумные, выполнимые правила. А они - нарушают, не соблюдают, саботируют. Мы им объясняем, а они не понимают, забывают, игнорируют.

Знаете, в своё время, мы с коллегами поняли, что, чтобы регулярно не решать одну и ту же проблему, надо привести в систему подбор персонала.
Так появился Регламент. Надеюсь, этот текст будет вам полезен.
 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

РЕГЛАМЕНТ подбора кандидатов на вакантные должности. 

Настоящий Регламент устанавливает правила подбора кандидатов на замещение вакантных должностей. Регламент обязателен к исполнению всеми должностными лицами. Отклонение от Регламента допускается в исключительных случаях и по согласованию с руководителем. 
 
1. Конкурс
 
Мы отбираем сотрудников только на условиях конкурса. На каждую вакантную должность рассматриваем не менее трёх кандидатов. Исключение допускается для узких специалистов, единично представленных на рынке труда.
 
2. Планирование
 
Подбор персонала необходимо планировать заблаговременно. Причины: - новый сотрудник не появляется на рабочем месте немедленно, на подбор может потребоваться от одной-двух недель до нескольких месяцев; - если подбирать нового сотрудника в спешке – велик риск найма специалиста, не отвечающего требованиям; - многие соискатели ищут работу, не увольняясь, поэтому, чтобы выйти на новое место, им может потребоваться от двух недель до месяца (норма трудового кодекса; необходимость передачи дел, подбора замены); - конкурс может не состояться из-за неявки кандидатов или их несоответствия требованиям и потребуется время на повторный конкурс; - новому сотруднику может потребоваться время на стажировку, прежде чем он сможет полноценно исполнять обязанности. Соответственно, по возможности, требуется принимать решение о дате открытия вакансии с учётом запаса времени на подбор и стажировку. 
 
3. Выбираем лучших
 
Мы выбираем лучших кандидатов из тех, кто соответствует требованиям, а не лучших из тех, кто явился на собеседование. Если конкурс не состоялся потому что никто в полной мере не соответствует основным требованиям – первичный отбор начинается заново.
 
4. Внутренние кандидаты
 
Внутренний кандидат – это наш сотрудник, соответствующий требованиям вновь открывшейся вакансии и хорошо зарекомендовавший себя как специалист и член коллектива. Продвижение внутренних кандидатов, особенно, на более сложные участки работы, снижает риск неуспешного назначения и связанных с ним потерь. Внутренние кандидаты, с их согласия, участвуют в конкурсе.
 
5. Кандидаты по рекомендации
 
Рекомендация кандидата на вакантную должность со стороны кого-либо из сотрудников – нормальная практика. Рекомендованные кандидаты участвуют в конкурсе на общих основаниях и не имеют преимуществ - их деловые и человеческие качества, профессиональный уровень и репутация, рассматриваются в общем порядке.
 
6. Документирование
 
Все кандидаты должны предоставить резюме или заполнить анкету. Документ необходим для сохранения и передачи данных о кандидате. Резюме должно быть получено до собеседования, используется для оценки кандидата и принятия решения о собеседовании, а также для подготовки вопросов для интервью. Если резюме не предоставлено – кандидат заполняет анкету, явившись на собеседование, до его начала.
 
7. Два интервью
 
С кандидатом проводится не менее двух интервью. Кандидатура должна быть рассмотрена всесторонне, для исключения непродуманных кадровых решений.
 
8. Виды и назначение интервью
 
Первичное интервью предназначено для знакомства и получения наиболее важной информации. Это непродолжительный разговор, результатом которого должно быть решение о дальнейшем диалоге с кандидатом. Конечный результат первичных интервью – отсев кандидатов, которые явно не соответствуют требованиям.
 
Повторное интервью – интервью по компетенциям. Более продолжительный разговор, предназначенный для выяснения навыков, знаний, опыта, мотивации и других личностных качеств кандидата.
 
9. Структурированное интервью
 
Наиболее эффективен организованный диалог, беседа с предопределенной организацией. Для любого интервью должен быть составлен список вопросов, тестов, требующихся для получения результата. 
 
10. Рекомендации предыдущих работодателей
 
У кандидата на вакантную должность необходимо выяснить, кто может дать ему рекомендацию, номера телефонов этих лиц. Оптимально, чтобы рекомендателями были непосредственные руководители кандидата с последних двух мест работы. Далее, необходимо связаться с рекомендателями и попросить их дать характеристику кандидата с точки зрения профессиональных и личностных качеств, отношений сотрудника в коллективе; также, требуется уточнить, не былоли нарушений трудовой дисциплины, других нарушений или проступков. Из этических соображений недопустимо контактировать с руководителем или другим представителем организации, в которой кандидат еще работает, если последний не объявлял о поиске другого места работы.    11. Коллегиальность
 
Решение о приёме на работу принимается только коллегиально. В процессе подбора, в собеседованиях участвуют минимум два человека. Если для выяснения профессиональных компетенций требуется участие эксперта – он должен быть включен в состав группы.
 
12. Планирование времени и этика
 
При проведении интервью, в особенности нескольких подряд, необходимо внимательно планировать время – делать интервалы на каждого кандидата с запасом – возможны опоздания и задержки, связанные с заполнением анкеты.  Интервью должно быть начато ровно в назначенное время. Непунктуальность сотрудника, проводящего интервью, вредит репутации компании. В процессе интервью не допускаются разговоры по телефону, решение текущих вопросов. Собеседование – это деловая встреча и на неё распространяются все нормы бизнесэтики. Все участники разговора должны быть представлены друг другу, включая должности лиц, проводящих интервью.

 Для многих людей собеседование – это стрессовое событие, поэтому, в начале интервью необходимо установить позитивную атмосферу, предложить кандидату чай/кофе/воду.
 
13. Информация об условиях 
 
В процессе интервью необходимо выяснить у кандидата, какие условия трудовых отношений его устраивают, в особенности условия, являющиеся критичными, какие-либо ограничения. Ожидания и ограничения кандидата не должны противоречить предлагаемым условиям. В предложение о работе обязательно включается информирование кандидата о всех существенных условиях, в том числе, но не ограничиваясь: - график работы, продолжительность рабочего дня, работа в выходные и праздничные дни, отпуска; - условия оплаты труда, включая премии и вычеты; - юридическая форма трудоустройства; - продолжительность испытательного срока и порядок прекращения трудовых отношений до его истечения; - действующие требования к данной категории сотрудников; - нарушение каких требований может повлечь за собой замечания, выговоры, увольнение.
 
14. Испытательный срок, стажировка и адаптация
 
 Сотрудник, принятый на работу, находится на испытательном сроке. Продолжительность испытательного срока устанавливается руководителем и сообщается кандидату до его приёма на работу вместе с остальными условиями.  Любой сотрудник должен пройти стажировку на рабочем месте, которую проводит опытный сотрудник. Продолжительность и характер стажировки определяет непосредственный руководитель, исходя из уровня подготовки сотрудника.  Адаптация сотрудника проходит при поддержке работодателя. Для этого руководитель назначает сотрудника, который помогает новичку освоиться на рабочем месте и в коллективе: знакомит с наиболее общими правилами, традициями и нормами; знакомит с коллегами; помогает в решении организационных и бытовых вопросов. 
 
15. Этапы подбора, ответственные лица
 
1. Составление квалификационных и иных требований к кандидату: образование, практические навыки, опыт работы, наличие профессиональных сертификатов, личностные характеристики; другие,
важные для вакансии факторы. Требования составляет будущий непосредственный руководитель сотрудника и согласовывает их со всеми участниками процесса. 

2. Составление условий найма сотрудника. Условия формулирует будущий непосредственный руководитель сотрудника и согласовывает их со всеми участниками процесса. 

3. Отбор кандидатов по резюме. Отбор проводит будущий непосредственный руководитель сотрудника, либо другой сотрудник, по поручению руководителя. Отсев резюме ведётся, исходя из набора требований к кандидату (этап 1).