На каждом предприятии поиск и подбор персонала является одной из важнейших частей бизнеса. Вся ответственность ложится на сотрудника, отвечающего за направление, но не всегда такое решение является верным. Зачастую не понимание и не знание руководителей подразделений основных критериев при подборе, отсутствие видения задач, стоящих перед подразделением, в частности перед каждым сотрудником, в результате дорого обходится предприятию в целом.
Работающая система подбора персонала важна для любой компании, не имеет значения направление деятельности и ее численность. Система включает в себя определенные этапы, на каждом из них назначаются ответственные лица и сроки исполнения задач. Ответственными являются не только сотрудники отдела подбора персонала или менеджер по персоналу (в случае, если компания с небольшой численностью), но и руководители подразделений (направлений).
Для начала необходимо определить бизнес-процесс подбора, т.е описать последовательность действий от заказчика до исполнителя, здесь важно изобразить процесс графически, т.к. при создании документа именно в таком формате хорошо видны все этапы подбора, ответственные лица, последовательность прохождения документов. Далее провести анализ и оптимизацию последовательности действий, упростить процесс, сократив процедуры, если это необходимо.
Коротко остановимся на этапах процесса подбора:
1. Определение потребности в персонале.
2. Инициация процесса поиска и подбора.
3. Выбор метода поиска
4. Формирование базы кандидатов
5. Отбор резюме и первичное интервью
6. Оценка кандидата
7. Принятие решения.
Определение потребности.
Обозначенную функцию в разных организациях может выполнять ответственное подразделение: отдел труда и заработной платы, или руководитель управления персоналом или финансовый директор. Так, например, на нашем предприятии расчетом численности и определением потребности тех или иных категорий персонала занимается отдел труда и заработной платы, значит, ответственным будет начальник данного подразделения, его задача ежемесячно составлять план потребности в персонале и утверждать у руководителя организации.
Инициация процесса поиска и подбора.
Решение о необходимости поиска и подбора персонала принимается руководителем подразделения совместно с руководителем управления персоналом. Руководитель подразделения заполняет заявку на подбор, согласовывает с вышестоящим руководителем по направлению, руководителем управления персоналом, финансовым директором.
Отдельного внимания заслуживает создание заявки на подбор персонала.
Грамотно оформленный документ увеличивает скорость и точность подбора. Сложности при заполнении документа зачастую возникают у руководителей подразделений, из-за отсутствия понимания какими профессиональными знаниями, уровнем квалификации должен обладать кандидат или не способность кратко сформулировать и изложить задачи, стоящие перед новым сотрудником организации.
Образец заявки в каждой компании разрабатывается самостоятельно, с учетом специфики деятельности организации.
Обычно в документе содержится следующая информация:
- название должности;
- требования к должности (образование, уровень квалификации):
- опыт работы;
- график работы;
- уровень дохода (напр. при окладно-премиальной оплате труда указать в процентном соотношении оклад и премию, при наличии, бонусной системы также указать в каком, размере и в какие сроки производится выплата бонусов);
- личные качества.
После разработки документа с руководителями подразделений было проведено обучение, по заполнению документа, особое внимание уделено определению профессиональных навыков и компетенций, а также задачам и функциональным обязанностям будущего сотрудника организации. Одним из примеров может послужить ситуация, когда руководитель подразделения подал заявку на подбор кандидата на вакансию Бухгалтер материального стола, обозначив только владение и знание программы 1С, не придав значения важности задачам, функционалу и ответственности специалиста.
После проведения обучения, руководителю стало понятно, что задачи, решаемые специалистом, влекут за собой ответственность самого руководителя за их исполнение.
Выбор метода поиска.
При поступлении заявки в управление персоналом стоит обратить внимание на внутренних кандидатов, в случае отсутствия по предъявляемым требованиям привлекаем кандидатов из внешнего рынка, задействовав специализированные сайты в интернете, социальные сети, учебные заведения и т.д.
Формирование базы.
Формирование базы - это постоянный процесс, включающий в себя поток отобранных кандидатов из внутренних и внешних источников. В нее попадают кандидаты, привлеченные с помощью рекламы, объявлений, узнавшие о вакансии от друзей и знакомых, и т.д., но по каким-то причинам не подошедшие в определенный период времени. Сформированный пул кандидатов позволяет быстро и качественно закрыть вакансию в короткие сроки.
В случае отсутствия внутренних кандидатов, стоит обратиться к внешним источникам (отбор резюме через сайты, соц. сети и т.д.).
Отбор резюме и первичное интервью
На нашем предприятии база кандидатов собирается из резюме и анкет. Для вакансий ИТР, линейных руководителей запрашиваем резюме, что помогает отобрать кандидатов по наиболее значимым параметрам. Соискателям рабочих профессий предлагаем заполнить анкету.
В анкету включено тестирование или кейсы, это позволяет отсеивать не подходящих кандидатов и сэкономить время. Управление персоналом привлекло к разработке тестов и составлению кейсов руководителей подразделений. После изучение резюме и анкет ответственный сотрудник управления персоналом делит кандидатов на три категории:
1. Полностью соответствуют заявленным требованиям, даны верные ответы на тесты или кейсы.
2. Не подходят частично заявленным требованиям (меньше опыт работы, не высокое знание программного продукта и т.п.).
3. Не соответствуют полностью заявленным требованиям (отсутствие необходимого опыта работы, не профильное образование и т.п.).
В первую очередь проводим интервью с кандидатами из первой группы, если достаточное количество не набирается, обращаемся ко второй группе.
В ходе интервью уточняем информацию, изложенную в резюме или анкете, а также составляем представление о личностных качествах и мотивации кандидата:
- проясняем ожидания кандидата в отношении новой работы;
- уточняем детали по уровню квалификации, опыту работы;
- выясняем мотивацию, заинтересованность в работе, личные качества характера (конфликтность, умение решать поставленные перед ним задачи и т.п.).
По результатам разговора руководитель управления персоналом принимает решение о проведении встречи с кандидатом.
Оценка кандидата.
Для того чтобы снизить риски ошибок при выборе кандидата, необходимо оценивать не только его профессиональные навыки и компетенции, но и личные качества, поэтому оценка должна быть комплексной.
Кроме того, на оценку влияет объективность, устойчивый эмоциональный фон самих оценивающих, открытость (критерии оценки должны быть доступны всем участникам), достоверность.
В нашей компании для всех сотрудников, принимающих участие в оценке кандидатов, проводилось обучение методам оценки, выбирались наиболее подходящие варианты для разных категорий кандидатов.
Принятие решения.
После отбора кандидатов решение о соответствии принимается коллегиально, окончательно утверждается генеральным директором. Директор имеет право отказать в приеме на работу, если на то имеются веские причины.
Основной проблемой при принятии коллегиального решения было отсутствие понимания о критериях оценки кандидатов. Для решения этой задачи управление персоналом разработало бланк «Результаты проведения интервью», в котором отображены критерии соответствия и оценка. Так, например, профессиональные знания оцениваются по трехбалльной шкале, где каждому баллу соответствует описание критериев.
Профессиональные знания
Критерии оценки
балл
Знания на высоком уровне, легко решает задачи профессионального характера
5
Обладает системными знаниями, задачи профессионального характера решает удовлетворительно, нуждается в поддержке
4
Знания поверхностны, задачи профессионального характера вызывают затруднения
3
После принятия окончательного решения сотрудник, отвечающий за подбор персонала дает кандидату обратную связь. Сроки предоставления обратной связи кандидату зависят от количества претендентов на данную вакансию и от важности самой вакансии. Как правило, сроки согласовываются индивидуально с каждым кандидатом по завершении собеседования.
В заключении, резюмируя разработку процесса подбора персонала, можно сделать следующее заключение. На основании разработанного бизнес-процесса готовится Регламент или Положение по подбору персонала, в крупных компаниях возможно существование двух документов, обычно Регламент является приложением к Положению о подборе.
Создание и утверждение документов не всегда является руководством к действию. Для того чтобы система начала работать результативно необходимо провести обучающие мероприятия для руководителей, включающие в себя пояснения по бизнес-процессу, заполнению заявки на подбор, отмечая важность грамотно заполненного документа, одновременно назначая ответственные лица и сроки исполнения на каждом этапе процесса.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение