Google Forms - онлайн-сервис для создания форм обратной связи, тестирования и опросов, можно успешно применять в работе HR подразделений. Я твердо убеждена в том, чтобы адаптационный период был эффективным как для организации, так для работников, необходимо использовать современные инструменты, позволяющие сделать процессы легкими, информативными и удобными для всех участников.
Описание ситуацииВ компании Заказчика возникла потребность внести изменения в опрос новых сотрудников, когда были открыты два структурных подразделения, находящихся в разных точках Москвы. Оценка мотивации молодых специалистов, в процессе адаптации в компании, проводилась следующим образом: - менеджер по персоналу распечатывала шаблон анкеты, затем приглашала нового сотрудника, который заполнял анкету в ее присутствии, далее результаты анкетирования вносились в таблицу Excel и обрабатывались. Весь процесс занимал большое количество времени и был неудобен всем участникам.
В результате обсуждения, было выработано решение оптимизировать процесс анкетирования новых сотрудников и перевести его в дистанционный формат. Основным инструментом работы стал Google Forms.
Как был оптимизирован процесс анкетирования новых сотрудников
Новая анкета должны была быть не только информативной, а также привлекать внимание новых сотрудников и побуждать их ответить на вопросы в установленное время.
Для этого использовались следующие функции Google Forms:
1. Ссылка на анкету для размещения в теле электронного письма.
Сформировать короткую ссылку можно следующим образом. В верхнем правом углу формы, зайти во вкладку «Отправить». Выбрать значок гиперссылки и отметить чек-бокс «короткий URL».
Эту ссылку вы включаете в текст письма при отправке приглашения пройти опрос.
2. Темы для оформления. Мы хотели сделать форму опроса более привлекательной и обязательно в корпоративом стиле. Для этого выбрали готовый стиль в Google Forms и загрузили собственное изображение. Вы можете поступить также: настроить корпоративные цвета, а также разместить любое изображение и логотип компании.
3. Размещение видео-обращения к новым сотрудникам. Google Forms поддерживает возможность встройки видео или изображений. Такие возможности позволяют «оживить» вашу анкету для сотрудников и сделать ее более привлекательной и интересной. Мы решили, что текстовое сообщение не вызывает положительного отклика у новых сотрудников, чаще всего они не обращают внимание на инструкцию, размещенную в начале анкеты. Поэтому записали короткий ролик от лица Директора по персоналу, разместили на канале youtube и включили этот ролик в начале анкеты.
4. Настройка разных типов вопросов. Все вопросы по умолчанию были обязательными. Для этого существует удобная функция «обязательный вопрос». Достаточно просто перевести ползунок в право и такой режим будет активирован для каждого пункта. Типы вопросов, которые использовались в анкете:
Примеры оформления вопросов при анкетировании с помощью Google Forms :
- выбор вариантов ответов
- шкала оценки
- развернутый ответ в свободной форме
5. Настроена отправка уведомлений по факту заполнения анкеты сотруднику HR службы за счет дополнения "Email notifications for Forms". Эта простая функция сэкономит вашим сотрудникам время, а также во время проинформирует их об ответах респондентов.
5.1. Для установки расширения, в правом верхнем углу формы кликните на три точки. Вы увидите выпадающий список. Выберите пункт «Дополнения». Откроется окно установки расширений. В строке поиска напечатайте фразу «Email notifications for Forms» и установите расширение.
5.2. Далее, в правом углу формы появится значок «пазл». Вам осталось настроить уведомления следующим образом:
- выберите команду Create Email Notification - откроется окно для настройки правил (Configure Form Rule)
5.3. После выбора Create Email Notification откроется окно настройки правил (Configure Form Rule)
5.4. Оформите текст письма для сотрудника (Email Template). Вы можете выбрать формат html оформления и разместить в нем свой html-код или выбрать Visual – окно текстового редактора похожего на MS Word. Обязательно настройте поля: Sender"s Full Name и Email Subject. В нашем проекте эти поля названы «Анкета для нового сотрудника» и «Вы получили новый ответ».
В теле письма сформулируйте текст. Например, «Уважаемый коллега! Форма анкеты была заполнена новым сотрудником. Посмотрите его ответы». В тело письма включите переменные {{Response Date}}, а также {{Form Name}}, тогда вы будете знать дату заполнения формы и ее название.
Рекомендую также отметить в PDF Attachment чек-бокс Yes, attach a PDF copy, в этом случае, вы будете получать вложение с ответами нового сотрудника.
Несколько важных рекомендаций по настройке Google Forms.
В результате после всех настроек мы получили удобный способ анкетирования сотрудников при помощи Google Forms :
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение