Как выбрать информационную систему управления персоналом - HRMS

Тренд на глобальную диджитализацию бизнес-процессов затронул и HR. Специалисты по персоналу компаний сектора МСБ на определенном этапе задумываются о приобретении информационной системы управления персоналом — Human resources management system (HRMS). Спрос рождает предложение и на рынке представлено множество систем — от многофункциональных, до узкоспециализированных, например, рекрутинговых.

Что делают специалисты по персоналу, сталкиваясь с необходимостью непростого выбора? Чаще всего идут с запросом типа “самая хорошая система” в поисковик или популярное экспертное сообщество. Но ни первая страница в поисковой выдаче, ни самая популярная ветка ответов в стиле “Мы пользовались системой Х, нам нравилось/не нравилось, перешли на Y”, не поможет. Выбор HRMS зависит от множества нюансов, важных для конкретного бизнеса, и даже для конкретного HR-специалиста. То, что подошло вашим коллегам, не обязательно подойдет и вам. 

Поэтому, первое, что необходимо сделать перед выбором HMIS — подумать, зачем она вам нужна? “У пацанов есть и нам надо” — не лучшее обоснование.

Шаг 1. Зафиксируйте свои цели

Актуализируйте HR-стратегию и планы на ближайшие годы — вы собираетесь интенсивно расти, ожидается интенсивный массовый подбор и нужна оптимизация учета кандидатов или автоматизация массовой оценки? Найм выстроен, но нужно диджитализировать адаптацию? Просто хотите где-то учитывать данные кандидатов и нужны удобные формы?

Если у вас небольшая численность персонала и нет амбициозных планов по увеличению штата, вам, скорее всего, хватит бесплатных ресурсов, предоставляемых, например, Google (таблицы, формы).

Сформулированные цели, как обоснование необходимости HRMS, помогут вам в дальнейшем аргументировать ваш выбор руководству компании, которые часто рассматривают такие системы как «необязательную роскошь». 

Шаг 2. Определите параметры выбора

Подумайте, какие параметры для вас наиболее важны, исходя из целей и особенностей вашего бизнеса. По ним вы будете производить дальнейшую оценку. Например, это может быть:

Стоимость внедрения и доступа — для малого и среднего бизнеса это может быть очень важным пунктом. Продвинутые системы дороги, и могут содержать много лишних для вас пунктов, поэтому, смотрим пункт 2.
Функционал — системы могут быть комплексными и обслуживать весь HR-цикл, но нужно ли это вашей компании в данный момент? Как правило, это достаточно дорогие продукты. С другой стороны — если вы выберете решение, поддерживающие одно направление, например, рекрутинг, а через год-другой захотите внедрить поддержку адаптации или обучения, идеально это делать в рамках одной HRIS, потому что интеграция разных систем — сложно, дорого и не всегда возможно.
“Облако” или “коробка” — этот пункт однозначно лучше обсуждать с вашим ИТ-специалистом, так как некоторые компании в принципе не любят облачные решения из-за дополнительных требований к безопасности данных, при этом, размещение программного обеспечения на внутренних серверах компании может потребовать дополнительных мощностей сервера.
Интеграция — раз зашла речь об интеграции, подумайте, нужна ли вам “склейка” HRIS с какими-то еще системами, использующимися в вашей компании, например, 1-С ЗУП или какая-то CRM.
Гибкость доработки — исходит из ваших ожиданий от функционала. Достаточно ли вам будет стандартной схемы работы, или вы хотите адаптировать систему под свои бизнес-процессы. Нужны ли вам сложные отчеты, или хватит стандартной “Воронки подбора”. Есть ли у вас возможность проводить доработку своими силами (штатные ИТ-специалисты) или нужна будет помощь провайдера? Сколько это будет стоить? Допускает ли система возможность самостоятельной доработки в принципе?
Поддержка после внедрения — есть ли у вас собственный ресурс на сопровождение системы своими силами, ведь сбои в первые периоды работы системы могут возникать достаточно часто или нужна поддержка специалистов компании-провайдера. Сколько будет стоить поддержка, есть ли бесплатный период.
Репутация провайдера — вот здесь вам могут помочь отзывы. Соответствие заявленных и реальных времени и стоимости внедрения, оперативность ответов на вопросы, общая клиенториентированность должны быть положительно оценены большинством пользователей.
Юзабилити — важный параметр и максимально, на мой взгляд, индивидуальный. Если вы понимаете, что с этой системой вам придется работать большую часть рабочего времени, вам должно быть с ней комфортно, вплоть до приятного вам цветового решения.
Список вы можете продолжить самостоятельно.

Шаг 3. Сбор открытых данных и предварительный анализ

Оформите параметры в виде чек-листа или матрицы вида:

 
Внесите в таблицу названия тех HRIS, информацию о которых вы нашли в интернете, или которые вам порекомендовали коллеги в профильных группах.

Дальше ваша задача — найти на сайтах их провайдеров доступную информацию по вашим запросам. Как минимум, вы можете найти описание функционала и стоимость, беседы в группах помогут промониторить репутацию (но мы помним, как формируются отзывы — негативом делятся охотнее, не отказывайтесь от системы только из-за них).

Как правило, на этом шаге вы уже можете отсеять несколько систем, неподходящих вам по функционалу и/или или ценовой политике.

Шаг 4. Запрос презентации

Остальная информация на сайтах обычно завуалирована или доступна “индивидуально, по запросу”. Задача компании-провайдера — побудить вас пообщаться с менеджером по продажам. Обязательно воспользуйтесь этой возможностью, но обязательно инициируйте видеовстречу с демонстрацией возможностей системы.

Важно! Демонстрация должна быть в режиме реального времени — менеджер открывает вам доступ к своему экрану и показывает поэтапно все шаги работы с системой. Ваша задача — заполнить недостающую информацию в своей матрице. Не бойтесь быть максимально въедливыми: просите повторить шаг или проделать одну и ту же операцию несколькими разными способами. 

Особое внимание уделите системам, предлагающим автоматизировать оценку персонала встроенными тестами — запросите детальную информацию о “зашитых” методиках, изучите их валидность.

По итогам встречи проанализируйте вновь полученную информацию. Позволяет ли она отсеять еще какие-то системы? Например, я однозначно отсеиваю варианты с недостаточно гибкой системой отчетности или очень ресурсозатратной их доработкой, потому что ни одна встроенная система отчётов меня не устраивает, я люблю перестраивать их сама.

Шаг 5. Тест-драйв

У “самого сильного звена” (как правило, остаются 2-3 системы) запросите максимально возможный бесплатный демо-период. Облачные решения обычно дают такую возможность. В течение предоставленного периода попробуйте максимально возможные варианты использования системы в ваших реальных рабочих ситуациях. Если реальных кейсов не случилось — создавайте тестовые. У вас пауза в подборе, “затишье перед бурей” — создайте несколько тестовых вакансий и прогоняйте все возможные варианты работы с кандидатом (начальник согласовал кандидата, начальник отказал кандидату, начальник отказал, а потом передумал, а как теперь согласовать). 

Работайте в формате фокус-группы — по возможности тестово подключите к системе всех участников процесса работы с персоналом, ИТ-специалиста, собирайте от них обратную связь тоже.

Получаемую информацию фиксируйте в таблице.

Шаг 6. Выбор 

По окончании тестового периода проанализируйте полученную информацию о системах. Если однозначный лидер не определился, примените любой из удобных вам методов сравнения, например, совместно с участниками вашей фокус-группы оцените в баллах каждый параметр, если параметров много — ранжируйте и перемножьте баллы с рангом параметра. 

Описанная логика кажется долгой и затратной по времени, но надо помнить, что HRIS — система, которую выбираете не на год-два, а в идеале — на весь период функционирования вашей компании. “Переезд” накопленных данных и отлаженных бизнес-процессов в другую систему даже через год уже становится масштабным и еще более затратным мероприятием, поэтому, тут как нельзя кстати подходит поговорка “Семь раз примерь, один раз отрежь”.