Как собрать характеристики о кандидате на трудоустройство с прошлых мест работы?

Найти лучшего кандидата для работы – это задача, которая волнует всех работодателей. Ведь от правильного выбора зависит успешность компании и достижение поставленных целей. Одним из инструментов при оценке потенциального сотрудника являются характеристики, полученные о нем с прошлых мест работы. В этой статье разбираем, как это сделать правильно.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Получение характеристик/рекомендаций/отзывов с прошлых мест работы для оценки кандида на трудоустройство, я, как некоторые мои коллеги, считаю методом противоречивым, однако имеющим право на существование и применение. Так, зная мнение бывших коллег и работодателя о сотруднике, можно легче подготовиться к интервью и задать дополнительные вопросы, чтобы выяснить, почему такое мнение о нем сформировалось. Еще более полезной информацией может стать его поведение и результаты на предыдущих рабочих местах. Метод дает возможность уточнить определенные факты из трудовой биографии кандидата, если возникают сомнения в ходе собеседования. В конечном счете это может быть еще одним важным кусочком пазла в оценке кандидата.

Характеристиками метода, делающими его противоречивым, я бы назвал:

1.     Определенный субъективизм из-за особенностей межличностных отношений и их восприятия, но его нельзя игнорировать. 

2.     Низкая надежность в сравнении с методами, основанными на непосредственном взаимодействии с кандидатом (собеседование, тестирование, ассессмент и т.д.). Причина этого, как уже отмечалось, заключается в субъективизме оценок лиц, дающих характеристику/рекомендацию.

Хочу также отметить, что мнение о том, что люди остаются неизменными, часто является заблуждением. Важно осознавать, что человек может эволюционировать и улучшать свои слабые стороны с течением времени, даже если это время измеряется всего лишь месяцами. Следовательно, когда мы рассматриваем отзывы о кандидате от бывших работодателей, мы должны учитывать потенциальные изменения и развитие этого человека.

Вывод: при оценке кандидатов, отзывы и рекомендации должны рассматриваться не как окончательная истина, а скорее как один из многих элементов, предоставляющих информацию о них. Спешные суждения на основании только лишь характеристик могут оказаться неверными.

Как же правильно собрать характеристики с прошлого места работы?

· Необходимо активно использовать все доступные методы для получения информации о кандидате. Только одна формальная рекомендация от прошлого работодателя может быть недостаточной. Для получения лучших результатов, желательно использовать комбинированный подход, который включает проверку рекомендаций, а также беседу с предыдущими коллегами и руководителями. Конечно же, использование этого самого комбинированного подхода задача непростая, которая требует совместных усилий не только HRа, но и службы безопасности компании (при наличии последней), а также подключения связей, личных знакомств и т.п.

·   Важно учитывать, что сбор характеристик о кандидатах должен быть проведен в соответствии с законодательством и этическими принципами. Нужно получить на сбор рекомендаций письменное разрешение у кандидата (согласие на обработку персональных данных). Использование личных связей или запрос информации без согласия кандидата может вызвать правовые последствия, например за незаконный сбор сведений о частной жизни или незаконное разглашение персональных данных. 

·   Необходимо составить список конкретных вопросов перед тем, как связаться с прошлыми работодателями или коллегами. Это поможет вам избежать «случайного» разговора и даст возможность более точно оценить кандидата. Существуют определенные правила этического поведения при запросе характеристик. Например, считается не желательным спрашивать о личных данных кандидата. Вопросы о «личном» кандидата могут смутить человека, дающего рекомендацию. Вместо этого, сконцентрируйтесь на конкретных профессиональных навыках и качествах.

·     При первом контакте с работодателем/коллегами необходимо четко представиться и рассказать о вашей компании, чтобы работодатель имел представление о том, кому и зачем он предоставляет информацию. Ведь некоторые компании могут быть сдерживающими в предоставлении характеристик по законным или корпоративным причинам.

Теперь, когда мы разобрались с основными правилами, перечислению несколько основных способов получения информации:

Способ 1. Самый классический и банальный вариант. Просто звоним на предыдущее место работы кандидата, предпочтительно людям с таким же должностным статусом, как и у нас. Лучше обратиться к сотрудникам службы безопасности компании или HR-менеджерам и получить от них рекомендации. Эти работники часто собирают информацию о предыдущих местах работы, поэтому они скорее всего помогут вам, если вы попросите их о схожей просьбе. Это может будет «услуга за услугу» - ведь им самим, возможно, в будущем придется обратиться к вам с подобной просьбой.

Способ 2. Ищем общего знакомого из круга общения кандидата, и используем его как источник информации. Самое главное, чтобы этот знакомый не был «близким» кандидата или не имел с ним сильных связей. Иначе имеется риск не получить объективное мнение. 

Искать общих знакомых проще всего используя соцсети. Особенно удобно в тех соцсетях, в которых есть отображение общих «друзей». Но для этого, придется «добавиться в друзья» к кандидату на странице. В общем-то, если кандидат согласился на сбор рекомендаций, он не должен возражать против этого, но желательно прямо уведомить его, что собираетесь добавиться к нему в друзья для целей проверки. Иначе придётся листать всю его ленту друзей вручную. 

Если при приеме на работу кандидат еще и заполняет автобиографию – то она Вам в помощь. Смотрим места обучения, проживания – вспоминаем общих знакомых. Но если честно, описанный способ довольно сложный, трудозатратный и актуален для небольшого города. Хотя, на моей практике было несколько случаев «идеального совпадения», когда находись общие с кандидатом знакомые, но это вероятнее при большом потоке соискателей. 

Способ 3.  Обращаемся к человеку, указанному в анкете кандидата как лица, которые могут его рекомендовать или просто запрашиваем у кандидата контакты этих лиц. 

Общаемся с этим лицом, получаем характеристику. После, просим его порекомендовать других сотрудников компании, которые могут дать свою оценку кандидата. Затем связываемся с этими сотрудниками и получаем сведения от них. Желательно делать все быстро, во избежание «сговора»

Путем сравнения полученных характеристик мы можем сделать выводы о достоверности информации.

Чтобы получить объективную характеристику от лица, к которому вы обращаетесь, а не быть, грубо говоря, «посланным куда подальше», необходимо следовать нескольким правилам. 

1.  Во-первых, правильно представиться, о чем уже было сказано выше.

2.  Во-вторых (и это очень важно) – правильно донести цель звонка. При озвучивании цели звонка лучше не говорить прямо - «Предоставите нам характеристику на вашего бывшего сотрудника». Лучше сообщить что-то вроде «Помогите нам составить мнение о кандидате?». Слово характеристика, в данном случае, может немного «отпугнуть», поскольку несет в себе более протокольный, профессиональный стиль. 

3.  В-третьих (и это еще важнее) – важно правильно донести цель получения самой характеристики. Не говорите, что «решаете вопрос о трудоустройстве Пупкина». Это как бы перекладывает ответственность за принятое решение на лицо, дающее характеристику, чему это лицо может противиться. Лучше сообщите - «Мы хотим больше узнать о профессиональных качествах Пупкина»

4. Обязательно сообщите о том, что кандидат не против, чтобы о нем собирали рекомендации, и дал на это свое согласие. Отметьте, что вас интересует информация о кандидате, которая связана только с его профессиональной деятельностью. Это еще больше настроит лицо, дающее характеристику, на разговор с Вами. 

5.  Если чувствуете сомнения или нежелание лица делиться информацией, попробуйте донести мысль, что хуже плохой рекомендации может быть только ее отсутствие, и что даже негативные характеристики не мешают, а, напротив, помогают человеку устроиться, а при полном отсутствии рекомендаций шансы устроиться на работу снижаются.  

Примерный список вопросов, которые можно задавать при получении рекомендации.

Обратите внимание, что в вопросах не желательно использовать слова с негативным оттенком – «увольнение», «недостатки» и т.п.

1.  В чем, по вашему мнению, заключались причины, что кандидат (называем имя) выбрал вас для дачи рекомендации?

2. Почему вы приняли на работу именно этого человека? Оставались ли вы удовлетворены своим решением впоследствии?

3.  Могли бы вы назвать профессиональные качества кандидат (называем имя)? 

4.  Можете назвать сильные и слабые стороны кандидата (называем имя)?

5.  Какие возможности для карьерного роста вы видели для этого специалиста?

6.  Что послужило причинами для того, что кандидат покинул вашу организацию?

7.  Есть ли еще какие-либо замечания или дополнения, которые вы бы хотели сделать?

В заключении хочу еще раз отметить, что дополнительная информация о работнике с предыдущего места относится к его персональным данным (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Получение персональных данных от работника работодатель вправе произвести только с согласия (письменного) работника и только в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Помните об этом, осуществляя сбор рекомендаций!