Как снизить затраты на бухгалтерию, но при этом повысить ее эффективность

Очень часто компании нанимают внешних консультантов для оказания бухгалтерских услуг внутри фирмы. К сожалению, данный способ не всегда является эффективным.
 
Данный пример о такой ситуации, когда компания, которая наняла одну из лучших фирм в стране для оказания бухгалтерских услуг и эффективной деятельности компании, в реальности не имела представления о финансовом результате деятельности фирмы. Компания тратила огромные деньги на сожержание внешних консультантов, но при этом собственник не имел четкого и ясного представления о финансовом результате своей компании, не мог спрогнозировать бюджеты ежемесячный, ежеквартальный, и не мог спрогнозировать требуемые инвестиции. 
 
Какие выводы были сделаны и, какие шаги предприняты. 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Проблема. 

В компании существовала проблема недостаточной отработки первичной документации. Кроме этого,  были очень высокие затраты на бухгалтерию в общей сложности.  Существовала консалтинговая компания, которая работала, в качестве главного бухгалтера и вела налоговый учет. Также  был человек, который частично исполнял функции проводок, частично проведение оплат, частично занимался  первичной документацией. Весь объем,  который составляет около 1000 документов в месяц, был распределен среди  других отделов: закупка, логистика, продажи. 

Фактически первичной бухгалтерской документацией занимались все и по всей компании, коммуникация между ними происходила неэффективно, время тратилось на те функции, которые не являлись их прямой и основной задачей.  У  продаж терялся фокус с продаж, у закупок и логистики происходила перезагрузка по времени, потому что постоянно нужно было заниматься отгрузкой, логистикой и документами, которые из-за перезагрузки  заполнялись с большим количеством ошибок. 

В итоге получилось, что сумма, которая тратилась на бухгалтерский, финансовый и налоговый учет не соответствовала потребностям и рынку. Она была очень завышенной, не смотря на то, что компания наняла ведущую консалтинговую компанию в городе, и даже в стране по бухгалтерскому и налоговому учету.  Кроме этого в компании существовала задача по внедрению управленческого учета. 

Существовала проблема -  не было понимания четких финансовых результатов, по году и по месяцу, были расхождения в цифрах, которые осложняли задачу прогнозирования инвестиций на будущие периоды, прогнозирования и планирования  бюджетов ежемесячных, квартальных, годовых и вообще понимание собственником финансового результата компании.

В этом смысле было предпринято несколько шагов. Собственник прглашал внешних консультантов для построения управленческого и финансового учета, которые с треском провалились, в связи с тем, что данные специалисты не желали, погружаться в специфику компании, а представляли шаблонные решения, оставляя специалистов компании фактически один на один с практическим применением этих шаблонов. 

Решение. Что сделали мы:

1. Погрузились в специфику бизнеса с целью выявления конкретных узких мест бизнеса, требующих безотлагательных действий и решений для повышения эффективности компании. Первым из них оказались бухгалтерия: бухгалтерский и финансовый учеты.

2. Оценили и разграничили функции, которые необходимо реализовывать в плане финансового, бухгалтерского, финансового, налогового,  управленческого и кадрового учета. До этого не было четкого понимания данных функций, не было ясности, каким образом все это распределить и выстроить взаимодействие этих функций так, чтобы повысить эффективность работы.

3. Выделили  три блока, под которые был начат поиск отдельных специалистов: работа с первичной документацией, бухгалтерский и финансовый учет, налоговая отчетность, кадровый учет.

4. Фактически выделили три функциональных направления, и было принято решение оптимизировать затраты. Те затраты, которые тратились на консалтинговую компанию, было решено минимизировать и перевести внутрь компании путем найма главного бухгалтера и помощника бухгалтера по первичной документации. 

Возникали проблемы с переходом на новую систему 1С. Искали специалиста, у которого есть опыт работы с той программой 1С, на которую переходит компания. Плюс было принято решение жесткого  прописания регламента, инструкций, алгоритмов движения документов, связанных с бухгалтерским, финансовым, налоговым, управленческим и кадровым учетом. Данная задача была дана, как проектная задача и как один из kpi главного бухгалтера, нанятого по итогу данной услуги.