Как с помощью адаптации сократить расходы на подбор?

Большой пласт сотрудников принимают решение об увольнении в первые неделю-две со дня выхода на работу.

Причины разные. Есть одна общая —  чувства покинутости и ненужности. Новичок, предоставленный сам себе, испытывает трудности с общением в уже устоявшемся коллективе. Новые задачи и обязанности вызывают вопросы, тревогу, волнения. Если работодатель не обеспечивает в компании системный процесс адаптации, то новенькие оказываются предоставленными сами себе. Когда они не в силах справиться с напряжением, то принимают решение об уходе. В таких случаях именно работодатель теряет деньги, потраченные на поиск, подбор, привлечение соискателя.

Неужели после долгого выбора кандидата, одного из нескольких сот претендентов, так легко от него отказаться?

Адаптация — это процесс приспособления сотрудника к организации, изучения ее политики. Сотрудник оценивает компанию и наоборот. Когда выстроена система с прописанными этапами и распределенными ролями, то срок интеграции новенького заметно сокращается, работник эффективно выполняет свои обязанности в короткие сроки.

Какие основные цели адаптации?

• как можно быстрее интегрировать нового сотрудника в компанию;
• в скором времени увидеть результаты работы;
• снизить текучку кадров;
• сэкономить расходы на подбор;
• повысить мотивацию к труду;
• сохранить сотрудника, которого долго искали и чье привлечение стоило немало средств и сил;
• повысить лояльность работника к незнакомой компании.

 Чем выгодна адаптация для сотрудников?

Во-первых, это уменьшает тревожность и снижает уровень стресса нового работника в коллективе. Ему уделяют внимание, знакомят с коллегами, пространством офиса, снабжают необходимой информацией, помогают сориентироваться с обязанностями. Человек чувствует, что его принимают. Исчезает страх ошибиться. В результате он концентрируется не на своих страхах, а на эффективности новых действий.

Во-вторых, при налаженной  адаптационной системе человек может максимально быстро влиться в коллектив и использовать его ресурсы для деятельности. Социальные связи помогают делать работу лучше. У новенького появляется возможность пользоваться советами более опытных коллег.

В-третьих, сотрудник полностью включается в работу и выполняет свои обязанности наиболее полно. Как правило, соискатели боятся следующего: не понравиться руководителю, не справиться с обязанностями, показаться глупым, совершить ошибку. Страхи блокируют эффективную деятельность, так как энергия идет не на действие, а на обдумывание страха. Грамотная адаптация убирает большинство страхов работника, тем самым стимулируя его активность. 

Кто проводит адаптацию?

Роли могут быть распределены в разном процентном соотношении между различными лицами. Руководитель может провести экскурсию по офису, приветствовать сотрудника и кратко поинтересоваться об успехах освоения места. Коллеги снабжают информацией, делятся советами, приглашают на совместный обед. Наставники контролируют процесс выполнения задач и следят за отчетностью. Сюда также можно отнести координаторов, buddy, HR-специалистов. Роли субъектов адаптации зависят от конкретной компании, ее численности и структуры.

Виды адаптации

С точки зрения формы:

• производственная (ознакомление с правилами, нормами, обязанностями, системой субординации);
• неформальная (установление дружеских отношений в коллективе).

В зависимости от предмета:

• психологическая (снятие тревожности, получение психологического комфорта от новой деятельности);
• профессиональная (освоение обязанностей);
• экономическая (достижение ясности в отношении зарплаты, понимание “сколько, когда и как можно увеличить”, когда день выплаты);
• ценностная (усвоение глубинных ценностей компании, может занять более 3-х месяцев).

В зависимости от срока:

• первичная (от 10 дней до месяца). В нее входят самые базовые адаптационные мероприятия.
• вторичная (до 6 месяцев). Это более глубокое знакомство с ценностями и ритмом организации. Если компания создает сложный продукт, то адаптация будет дольше. Чем сложнее продукт и структура организации, тем больше времени требуется для знакомства с ними.

Из каких структурных элементов состоит процесс?

Первое — это оценка уровня подготовленности сотрудника. Она начинается еще на этапе изучения резюме, собеседований, тестового задания. Также в начале работы к новенькому присматриваются, прежде чем поручить ответственное задание.

Второе —  проведение ориентации нового сотрудника в компании. Среди мероприятий можно выделить знакомство с коллегами, территорией офиса, различных подразделений.

Третье — мероприятия, направленные на освоение нового сотрудника в организации. Например, приглашение принять участие в тренинге, снабжение документами, видео гайдами для работы.

Четвертое — переход к стабильной деятельности, когда сотрудник выполняет свои непосредственные обязанности, задает вопросы по мере их выполнения.

Этапы адаптации:

1.Введение нового сотрудника в организацию. Ему предоставляют информацию о компании, ее структуре, политике, правилах, корпоративных ценностях. На данном этапе важно оценить степень подготовки сотрудника и скорость усвоения новых сведений.

2. Ориентация. Сотрудника знакомят с порядком работы, вводят в конкретное подразделение, знакомят с коллективом. Включенность в социальные контакты помогает справиться с чувством исключенности и покинутости. 

3. Действенная адаптация. На этой стадии работника включают в деятельность, помогают справиться с обязанностями, вводят в должность. Цель состоит в усвоении обязанностей.

4. В течение завершающего этапа преодолевают трудности, отвечают на вопросы, развенчивают сомнения. Сотрудник принимает решение остаться или нет в компании, соответственно, члены организации после периода присматривания принимают решение продолжать или нет сотрудничество с адаптированным.

Какие шаги предпринять, чтобы сотрудник работал долго и эффективно?

1)Социально создать благоприятную обстановку, то есть лично познакомить новенького с самыми значимыми членами коллектива. Руководитель может сделать это лично (если компания небольшая) либо назначить проводника или наставника. В качестве альтернативы руководитель может записать видеообращение или отправить  письмо. Если компания достаточно большая, то имеет смысл провести входной тренинг.

2)Объяснить, что ошибаться нормально. Каждому принадлежит право на ошибку. Сотрудник, боящийся наказания за неверный шаг, не создаст ничего нового. 

3) Рассказать  е о правилах и корпоративных нормах. Каких принципов придерживаются в компании? Какие ценности? К кому обратиться по разным вопросам? Какие есть ритуалы в организации? Какие особенности у руководителя и как с ним общаться?

4)Давать обратную связь. Хвалите человека за то, что он уже хорошо сделал, стимулируйте к большему, давайте критику, но без оценочных суждений. Критика помогает изменить траекторию пути, но оценка убивает мотивацию.

Для того, чтобы адаптация проходила в компании системно и поэтапно, важно создать документальную базу. Необходимо сначала описать процессы и назначить ответственных. Сюда относятся: описание планов вхождения в должность (если должностей много, то для каждой нужен план), положение о новом сотруднике, лист оценки введения в должность, основные правила коммуникации во время адаптации, положение о наставничестве. Документы помогают систематизировать процессы, распределить роли, соотнести их со структурой компании.

Как я могу помочь в создании системы адаптации:

1. Организую welcome-тренинги;
2. Создаю документальную базу для адаптации;
3. Анализирую структуру компании;
4. Составляю должностные инструкции;
5. Прописываю систему адаптации от и до.

Если у вас перманентная текучка кадров, вы тратите большие суммы на подбор, не получается удержать работника, то вам необходимо выстраивать систему адаптации. 

Готова проанализировать ваш случай и выработать алгоритмы решения проблемы.

Наше сотрудничество заканчивается только тогда, когда Вы достигаете своей цели. Обращайтесь, буду рада помочь!