Как правильно сообщить кандидату об отказе?

В Германии давно устали от этого вопроса (было действительно много судов, учитывая то, что права человека - даже, так сказать, не совсем или не всем понятные - там свято чтут).

В отказах пишут чаще всего нечто вроде:
"Уважаемый..
Мы очень благодарны за проявленный Вами интерес к нашей компании (или "за желание соотрудничать с нами").
При таком большом количестве достойных кандидатов иногда решают мелочи и мы очень сожалеем, что не можем учесть Ваше резюме в следующем этапе отбора и просим Вас о понимании.
Мы желаем Вам все же всего наилучшего в Вашем профессиональном будущем.
С уважением,
..."

Перевожу не идеально, убрав типично немецкую гиппер-вежливость. Пример не выдуман.

Важно в самом начале объявить кандидату о том, что должность замещается на конкурсной основе, взяв с него подпись, например, на стандартной анкете. Заодно кандидат подписывается и под тем, что он не против хранения своих личных данных у вас. И по мере развития законодательства в анкету можно вставлять соответствующие пункты, замаскировав их каким-нибудь ненужным информационным шумом, перекликающимся с его резюме.

Думаю в первую очередь нужно руководствоваться критериями этики. Т.е. главной заботой должно быть "не навреди". Поэтому, нужно доносить негативную для кандидата информацию так, чтобы он не обиделся, а вдохновился на дальнейший поиск.

Коллеги, внятный кандидат понимает, что угрозой суда он вряд ли повысит вероятность приёма на работу.
Сутяг ни кто не любит, о чём и стоит намекнуть кандидату, если будет настаивать.
Я лично судов не боюсь. Во-первых, ещё нет устоявшейся практики применения этого закона. Во-вторых, если кандидат и подаст в суд, до заседания пройдёт месяц и более. За это время можно подготовить очень убедительную для суда аргументацию о том, почему принятый на работу человек более соответствует вашим требованиям (квалификация, опыт), чем отвергнутый.

Ведь кандидат хочет в отказе понять свои "слабые" места, чтобы учесть их в последующем поиске.
Одно дело - изменить поведение на собеседовании, справиться со своей неуверенностью...
А если причина отказа в возрасте. Ведь не секрет, что данная причина очень часто встречается на рынке труда. И к сожалению, не каждый рекрутер в состоянии убедить заказчика отступиться от этого требования.

Уважаемые сообщники, одно дело дать обратную связь кандидату - это элементарное уважение. Но вопрос стоит в том - что сказать правду (Вы не подходите по возрасту, цвету глаз и т.п.) и просто формально сообщить об отказе.
Ведь Вы сводите разговор к формальному отказу. А кандидат хотел бы знать правду)

Однако, возможно именно мудреные законы поспособствуют некоторые компании давать обратную связь соискателям. Это довольно важно с точки зрения сохранения имиджа компании и лояльных к ней кандидатов.

Добрый день. Возможно, стоит четче обозначать кандидату период принятия решения по вакансии (например, 1 мес), и пояснить, что с ним свяжутся в случае, если его кандидатура пройдет отбор. Часто кандидат на самом деле не заинтересован в "развивающей" обратной связи, а хочет знать только ответ+обоснование. Но рекрутер, иногда не замечая этого, сам привлекает внимание именно к негативным сторонам кандидата, чем провоцирует защитно-оборонительные реакции - соискатель определенного склада личности начинает "докапываться до истинных причин отказа" и требовать "бумагу"... Обосновать можно через негативную оценку соискателя:"К сожалению, ваш уровень квалификации недостаточен, и нет опыта работы в профильных компаниях". Подобные варианты обратной связи как раз нередко и вызывают у соискателя сопротивление и несогласие. А можно и так: "Спасибо, что позвонили и интересуетесь результатами. По итогам собеседований принято решение в пользу другого кандидата, хотя ваша кандидатура тоже была интересна и активно обсуждалась. Спасибо вам за отклик, я, уверена, что в ближайшее время вы найдете интересную для вас позицию". Любой кандидат заслуживает уважения к себе со стороны представителя организации, независимо от принятого решения, и это помимо формальных бумажных отписок, действительно уменьшает вероятность обращения в суд.

Анастасия мотив моего сообщения был не в том, что мнение кандидата и сотрудника закрывающего позиции, о требованиях вакансии, различаются. А о том, что после собеседование хочется получать развивающую обратную связь.

Егор, благодарю Вас за комментарий. Безусловно - мнение кандидата важно.
Боюсь, что не всегда Ваше мнение,что Вы точно подходите по требованиям, которые указаны в конкретной вакансии - совпадают с требованиями работодателя. как показывает практика - из 100% присланных резюме примерно 90-95% не подходят! Говорю,как специалист, который работает в подборе более 10 лет.
Например, у меня сейчас на hh размещено более 5 -ти вакансий, по которым есть отклики соискателей. А при детальном изучении резюме я понимаю, что никто не подходит, и это по визуальному изучению резюме. Так как 99 % кандидатов не читают требования. и что получается - я должна каждому кандидату посоветовать внимательно прочитать требования по моей вакансии...

Мне как соискатель важно, чтобы ответ был обоснован. Так как откликаясь на вакансию, я отдаю себе отчет, что требованиям работодателя я соответствую. При этом понимаю, что я, как и все, не идеальны. Для меня отказ - это возможность собственного роста и развития, по этому хочется конкретики.
Не готов к отказам только "идеальный" кандидат, парадокс в том, что уже своей не готовностью он перестает быть идеальным.
Но за всем этим есть еще более важный момент, чтобы ответ сам по себе был. Сейчас компании берут за правило, что-ли, просто "пропадать" либо не брать трубку, либо говорить, что кто-то третий ни как не дает ответ и под это растворяться.
И вдвойне обидно, что я пишу про крупные компании, которые на рынке уже давно

Думаю, что сейчас играет свою роль кризис и ситуация на рынке труда. Работодатель стал разборчивее и не всегда адекватно, а соискатели озлобились что ли... В любом случае, сейчас кандидаты стали грубее. Понимаю, что время и рынок диктует условия...

За 10 лет работы именно в письменной форме никто не просил аргументировать. Но в устной форме не раз обращались.
Мне кажется, что любой нормальный человек понимает, что ему могут отказать. Но вот, к сожалению, иногда встречаются действительно необъективные причины. И тут кроме, как смекалкой не обойдешься.

В Беларуси давно существует такая практика, что кандидат может обратится за письменным отказом, чтоб потом попробовать засудить работодателя. Но, к счастью, такая практика встречается крайне редко. У меня был случай, когда на позицию секретаря претендовала женщина 45 лет, а коллектив компании был молодой, и у руководства было стойкое видение, что секретарем была девушка 20 - 25 лет.

В итоге пришлось выкручиваться, внезапно "урезать" зп на позицию, потом писала, что вы не подходите, тк не ориентируетесь в рекламном бизнесе, не обладаете компетенциями, которые просто необходимы на данной позиции. Кандидат спрашивала - из-за возраста? а я отвечала, что конечно же нет, у нас нет ограничений по возрасту для данной позиции, нам важнее, чтоб кандидат обладал всеми необходимыми навыками, а также личностными качествами, которые закреплены в профиле должности.

Ну и всегда помнить принцип отказа 2 хороших качества +1 отрицательное. И чаще всего у кандидата не возникает обиды-обидной.

Добрый день, печально, что из-за "умных законов" HR менеджеру приходится превращаться порой в очень не искреннего человека....
Ну а я делаю так, для каждой вакансии выделяю какую-то не стандартную компетенцию, которая, вероятнее всего будет отсутствовать у большинства кандидатов. Эта компетенция, возможно, и не нужна для эффективной работы в должности... но на основании отсутствия ее у кандидата можно сделать отказ соискателю.
Например, рассматриваем секретарей в металлоторгующую компанию, и помимо необходимых компетенций для работы в должности, для себя выделяю знание определенной номенклатуры металлопроката (я об этом не пишу в вакансии и не обозначаю во время интервью), но вот если кандидат не подходит, спрашиваю: "Знаете ли вы номенклатуру нержавеющих марок стали? Если да, то перечислите марки стали, с которыми работали". Очень мало вероятно, что кто-то из секретарей сможет ответить утвердительно, на основании чего отклоняем нежелательных кандидатов ("Для нас принципиально, чтобы кандидат уверенно знал номенклатуру").
Или другой пример, для польской компании ищем брокера, и помимо необходимых компетенций выделяем знание польского языка, многие из приходящих кандидатов отлично владеют английским, но польский мало кто знает. И можно отклонить нежелательного соискателя, сославшись на то, что он не владеет польским языком.
Конечно, тема интересная, так что очень жду примеров из опыта других участников обсуждения.

Ну исходя из моего опыта, лучше уже на собеседовании подготовить почву и предупредить кандидата, что у него есть ряд слабых мест, которым заказчик уделяет пристальное внимание.
Таким образом и кандидату это не будет неприятным сюрпризом и ваша собственная голова не будет болеть на тему как ему отказать, если заказчик вдруг ответит "Ну вот чё-то не зацепил".
Были и такие варианты, когда заказчик вдруг решил отозвать оффер, а расхлебывать приходится HR-менеджеру. В этом случае нужно стараться очень аккуратно сглаживать углы, когда отказываешь.
Всегда можно опять же сказать, что увы урезали внезапно бюджет, и вы делаете все возможное чтобы его утвердить. А потом набрать и опять же сказать, что увы ничего не вышло. Здесь опять же важно, чтобы кандидат чувствовал ваше неравнодушие и искреннее стремление ему помочь.
Счастлив от этого он конечно не будет, но и вероятность суда все же будет меньше.