Как повысить операционную эффективность организации

Экономический кризис и его последствия одинаково негативно действуют на все организации. Снижается прибыль, уходит клиент и прочие негативные вещи. Часть компаний банкротится, другая часть компаний находит способы «выжить» в этих условиях, а некоторые даже укрепляют свои позиции. Каждая из них выбирает свой путь развития, каждая самостоятельно определяет, КАК ей действовать в сложившихся экономических условиях.

При этом, у всех успешных компаний есть одна отличительная черта – их прибыль больше, чем, не успешных. Это аксиома, известная каждому. Поэтому каждая организация пытается увеличить свою прибыль разными способами: либо увеличивая стоимость продукта, либо сокращая операционные затраты.
Увеличение стоимости продукта приводит к тому, что клиент уходит к конкуренту. Значит, остается сокращение операционных затрат. Или, другими словами, повышение операционной эффективности. Об одном из вариантов повышения операционной эффективности компании ниже.

Чтобы получить необходимый результат «здесь и сейчас», некоторые компании просто сокращают свои затраты: на персонал, на ремонты, на обслуживание оборудования, на канцелярию и т.д. Такие действия негативно скажутся на результате в будущем. И таким компаниям снова придется искать пути выхода из нового кризиса.

И есть еще один путь – выявлять затраты, не добавляющие ценности продукту, т.е. потери, и устранять их. Устранение потерь ведет к сокращению общих издержек. И тогда у компании появляется пространство для маневра – можно предлагать клиенту продукт по рыночной цене, но с издержками меньше чем у конкурентов, а можно снизить стоимость продукта и привлечь больше клиентов.

Любая организация вправе определять свой самостоятельный путь развития. Но, как Вы думаете, кто окажется в выигрыше? Тот кто будет сокращать затраты по принципу – надо сократить, или тот, кто будет действовать по принципу – надо выявить и устранить потери в затратах? Вопрос риторический. 

Так что же такое – потери?

Все слышали про них. Многие знают, что потери, это любое действие, которое потребляет ресурсы, но не добавляет ценности продукту. Все слышали, но не все видели. А между тем, задумайтесь, если действие не добавляет ценности для клиента, значит, он не хочет за него платить. А ведь клиент голосует рублем за фирму, у которой приобретает продукт. Иными словами, он сделает покупку у той организации, у которой аналогичный продукт (в том числе и по качеству) дешевле. И выбор может быть не в пользу Вашей организации.

Вывод – значит с потерями надо бороться. Бороться, это значит выявлять их и устранять.

Но как можно быстро и недорого понять, есть ли в Вашей фирме потери? Ниже приведены признаки, по которым Вы сами, без привлечения консультантов, можете это определить. 

Признаки потерь в организации.

1. У Вас растут издержки без изменения, или при сокращении объемов производства.
2. Клиент предпочитает приобретать продукт у Ваших конкурентов, а не у Вас, хотя продукты по качеству сопоставимы.
3. Состояние служебных санитарно-гигиенических помещений Вас удручает.
4. Грязь, недостаточное освещение, пыль, повышенная или пониженная влажность и температура, неудобные рабочие места в производственных цехах ни у кого не вызывает раздражение.
5. Грязное простаивающее оборудование – норма, и для каждой единицы оборудования есть логическое объяснение простоя.
6. Ремонты неисправной техники затягиваются надолго.
7. Персонал не участвует в диагностике и обслуживании оборудования, на котором работает.
8. Работа выполняется без использования технологических карт.
9. Сырья, оборудования и материалов, даже «на глаз», явно в избыточном количестве.
10. Запасы хранятся в местах, не оборудованных для их хранения, трудно понять, где что лежит, и где, на самом деле, должно лежать.
11. Нет возможности быстро оценить объем запасов и их востребованность.
12. Повышенная текучка кадров.
13. Никто не хочет брать на себя ответственность.
14. На вопрос о производственных проблемах на рабочих местах, персонал отвечает, что проблем нет.
15. Нет предложений, направленных на улучшения.
16. Персонал работает в неопрятной спецодежде.
17. Отсутствует, или чересчур много, производственной информации на рабочих местах.
18. На информационных стендах размещены явно устаревшие данные, которые никому не интересны.

Если Вы можете отметить хотя бы один из вышеперечисленных признаков, значит, потери в организации присутствуют. Вслед за потерями придут проблемы. 

Что делать?

Надо понимать, что наличие потерь это не приговор. Потери есть в любой организации. Даже самой успешной. Вопрос в отношении к потерям. Успешные организации устраняют их и становятся еще успешнее. Кроме того, важно понимать, что потери и проблемы, это возможности. Возможности для улучшений, которые наступают в результате устранения этих самых потерь и проблем. 

Что же нужно, чтобы начать работу с потерями, а значит использовать возможность стать успешнее?

Как это не странно звучит, но именно Вы должны, сами для себя, принять решение о начале такой работы. Твердое и непоколебимое, с уверенностью, что в этой борьбе победа будет за Вами. Потери – это Ваш личный враг, и Вы не остановитесь ни перед чем, чтобы одержать свою победу. В конце концов, бизнес начинался для того, чтобы приносить прибыль, а не для того, чтобы просто попробовать свои силы на этом поприще.

Но принять решение легче, чем найти ответы на вопросы, которые возникают после этого:

- с чего начать?

- где и как искать потери?

- как создать систему улучшений на постоянной основе? 

Давайте по порядку. 

Итак, с чего начать?

Прежде всего, необходимо принять решение, и закрепить его организационно-распорядительным документом, о том, что борьба с потерями – одно из приоритетных направлений деятельности. Принять, и донести эту мысль до каждого сотрудника компании, настроить их, что результат будет зависеть от каждого, подчеркну – от каждого, сотрудника компании. Начиная с первого лица и заканчивая уборщицей. Каждому необходимо будет внести свой посильный вклад в борьбу с потерями, повышение операционной эффективности. Настроится самому, и настроить всех, что это работа не на день, не на месяц, и даже не на год. Отныне эта деятельность становится постоянной для всех и каждого сотрудника в организации. 

Где искать потери?

Не открою Америку, если скажу, что потери скрываются в процессах и процедурах, выполняемых на рабочих местах. А значит, внимание менеджмента компании должно быть сосредоточено именно в этом направлении: выявлению и устранению потерь на рабочих местах и процедурах, выполняемых на них. 

Как искать потери?

Необходимо определиться с инструментом, который будем использовать для поиска и устранения потерь.

Рациональная организация рабочих мест на основании методологии 5С как нельзя лучше подходит для этих целей. Тем более, что она служит основой для создания системы непрерывных улучшений.

Очень часто данный инструмент бережливого производства незаслуженно забывают или воспринимают не совсем правильно – как наведение порядка. На самом деле этот мощный инструмент, который служит для:

- повышения культуры производства;

- повышения качества продукта или услуги;

- снижения брака;

- снижения травматизма;

- повышения дисциплины;

- создания норм;

- улучшения производственной деятельности.

Единственное условие для того, чтобы этого можно было достичь – системное и вдумчивое внедрение методологии 5С.   

Методология 5С.

В основу методологии заложены пять последовательных этапов, шагов:

1. Сортировка.
2. Соблюдение порядка.
3. Содержание в чистоте.
4. Стандартизация.
5. Совершенствование. 

Предлагаю рассмотреть эти этапы поподробнее:

Этап 1 «Сортировка»

Цель – освободить рабочее пространство от всего лишнего.

Как – все предметы разделить на три зоны: нужные, не нужные и не определено.

Нужные остаются данном месте. Не нужные утилизируются или передаются на другие рабочие места. За неопределенными ведется наблюдение до принятия решения, куда это определить: в нужное или не нужное.

Результат– освобождается рабочее пространство; повышается безопасность 

Этап 2 «Соблюдение порядка»

Цель - устранить любые проявления беспорядка на рабочих местах при хранении материалов, деталей, инструмента и т.д.

Как – каждому предмету определить его постоянное место хранения с использованием визуального менеджмента.

Результат – сокращение временных затрат на поиск необходимого.

Этап 3 «Содержание в чистоте»

Цель – устранить грязь на рабочих местах, которая может служить источником проблем, или скрывает существующие проблемы.

Как – разработать правила наведения порядка, выявления и контроля устранения неполадок.

Результат – неполадки и их причины выявлены и устранены.

Этап 4 «Стандартизация»

Цель - разработать стандарты контроля и поддержания рабочих мест в нормативном состоянии.

Как – создать рабочие инструкции (стандарты), содержащие пошаговые действия для получения нормативного состояния рабочих мест.

Результат – устранение потерь на рабочих местах, недопущение отката системы к изначальному состоянию.

Этап 5 «Совершенствование»

Цель – повысить эффективность рабочих мест и производственных операций; сформировать процесс непрерывного совершенствования.

Как – рассмотрим ниже.

Результат – стабилизация процедур, выполняемых на рабочих местах (получение предсказуемого по количеству и качеству продукта); дальнейшее улучшение этих процедур, и, как следствие, повышение операционной эффективности.

Самым важным, и вместе с тем самым сложным шагом в методологии, является этап 5 «Совершенствование». Именно он дает регулярный результат по сокращению операционных издержек и создает основу для развития системы постоянных улучшений.        

Что происходит на этом этапе:

1. Создаются и улучшаются стандарты выполнения процедур (технологические карты).
2. Нормируются операционные показатели.
3. Внедряется система подачи идей, направленных на улучшения.
4. Создается информационная система.
5. Появляются рабочие участки, работающие по принципам «производственная система».

То есть полноценная система постоянных улучшений. 

Ошибки при внедрении и минимизация их последствий.

Однако, при любой новой деятельности существует риск допущения ошибок. Ниже я опишу самые общие и распространённые из них.

Ошибка № 1.Ошибочная простота.

Прочитав данный материал и/или интернет-ресурсы, Вам кажется, что внедрить данную методологию достаточно просто. На практике все гораздо сложнее. Мало внедрить, необходимо, чтобы система работала и обеспечивала результат, ради которого Вы эту работу начали. В противном случае методология 5С превратится просто в генеральную уборку и, кроме раздражения, не вызовет у персонала ничего.

Ошибка № 2.Не правильные действия на этапе 5 «Совершенствование».

Поскольку никто не дает точных пояснений, что делать на этом шаге, все, как правило, сводится к тому, что проводятся аудиты рабочих мест, и делаются попытки совершенствования стандартов. Но нет ни правил, ни процедур, которые позволяли бы это сделать, поэтому каждый делает это так, как понимает. Между тем от правильности действий на этом этапе зависит работоспособность и эффективность системы.

Ошибка № 3.Формальное отношение к пересмотру стандартов.

5С намного проще применять в условиях стабильной загрузки и однообразных операциях. Однако, очень не много компаний трудятся в условиях стабильного потока заказов. Поэтому, то, что было идеальным способом организации рабочих мест вчера, завтра может оказаться не удобным и морально устаревшим. Лучшего решения на все случаи жизни просто нет. Поэтому стандарты необходимо пересматривать регулярно и вдумчиво. 

Существуют еще ряд ошибок, с которыми организации сталкиваются при внедрении методологии 5С. Но они, как правило, уже зависят от специфики самой организации, и их устранять необходимо непосредственно при внедрении методологии.

Каким образом можно, если не полностью избежать ошибок, то хотя бы минимизировать их негативные последствия? Для этого необходимо, чтобы сотрудники Вашей организации, которые будут внедрять методологию, понимали ее и знали, как это делать правильно. Правильные навыки придут вместе с практическим опытом. Но, первым шагом в постижении этой науки, должно быть обучение. После того, как появится понимание, что и как необходимо делать, наступает этап внедрения, на котором от ошибок никто не застрахован. Повести обучение и минимизировать появление и влияние ошибок может внешний специалист, который будет сопровождать построение системы непрерывных улучшений на Вашем предприятии.